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緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發(fā)表網(wǎng)為您精選了8篇電子檔案管理，愿這些內(nèi)容能夠啟迪您的思維，激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現(xiàn)自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統(tǒng)中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網(wǎng)絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡信息來構成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關的法律法規(guī)條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強，對于管理人員的經(jīng)驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網(wǎng)絡安全保障以及應用系統(tǒng)安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環(huán)境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴格的規(guī)則。
三、結束語
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
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關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理
現(xiàn)代科學技術水平得以提升，計算機技術與網(wǎng)絡通信技術應用到各個領域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現(xiàn)代技術實現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實現(xiàn)了紙質檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態(tài)，紙質檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現(xiàn)兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現(xiàn)代化科學技術，維護其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。
1電子檔案與紙質檔案
紙質檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產(chǎn)生后，會對其有效利用，紙質檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領導、管理人員需要認識到紙質檔案的重要性，以認真的態(tài)度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫進行保存的，與人們生活存在密切關系[1]。紙質檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質檔案中存在的缺陷，不僅能實現(xiàn)自由轉換，還能對各個信息介質進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發(fā)展。
2電子檔案與紙質檔案發(fā)揮的優(yōu)勢
在企業(yè)與事業(yè)單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數(shù)據(jù)完整性。促進原始內(nèi)容的完整性，保證其價值的充分發(fā)揮。當檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質檔案更方便閱讀。而且，紙質檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當單位、企業(yè)內(nèi)領導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。
3紙質檔案管理與電子檔案管理的融合策略
3.1檔案管理模式
在新時期發(fā)展趨勢下，檔案管理技術還比較低下，紙質檔案與電子檔案存在的特點和優(yōu)勢都處于獨立發(fā)展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發(fā)過程中，實現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點，與紙質檔案相比，促進較大優(yōu)勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質進行開發(fā)與備份保存。電子方式的實現(xiàn)是一個不斷發(fā)展的過程，在該階段，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的融合，能夠實現(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設與發(fā)展下，紙質檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質進行備份，還能實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉期間實現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發(fā)展[3]。
3.2檔案管理流程
在新時期不斷進步與發(fā)展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)，促進了紙質檔案與電子檔案的結合使用，達到優(yōu)勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關方法的推出，使紙質檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實現(xiàn)融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來的，其中，紙質檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。
3.3工作人員的能力
在新時期發(fā)展趨勢下，為了實現(xiàn)檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質檔案管理工作進行思考，保證能夠實現(xiàn)電子檔案的長期保存和使用。紙質檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術特點和系統(tǒng)特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關的基礎知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度與標準
在新時期發(fā)展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現(xiàn)與計算機技術的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現(xiàn)信息的規(guī)范性與標準化。檔案信息系統(tǒng)的使用質量與數(shù)據(jù)信息質量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設定相關標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業(yè)務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統(tǒng)計標準、規(guī)則標準等。還需要為計算機數(shù)據(jù)庫建立相關標準，促進新型檔案信息載體格式的轉化標準，保證計算機硬件設備、多媒體設備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。
結束語
電子檔案成為當今發(fā)展的主要趨勢，其含有的豐富內(nèi)容能夠為工作提供信息基礎。對電子檔案進行開發(fā)利用，實現(xiàn)長期的保存工作，需要在技術、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質，這樣才能實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的充分融合。
參考文獻
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1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡進行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：
1.1 在時間上
電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡把文件發(fā)送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網(wǎng)絡上存儲，但計算機或者網(wǎng)絡易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。
2 電子檔案管理的優(yōu)點和缺點
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點
用計算機或網(wǎng)絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡進行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。
采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網(wǎng)絡的形式進行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費。
2.2 電子檔案管理的缺點
使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。
2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計算機易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計算機發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。
3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術儲備以及長期的工作經(jīng)驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。
3 可采取的措施
（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進行信息匯總處理，及時增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。
（3）保管時應注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。
關鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究
檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國信息化建設的快速發(fā)展和推進，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會的出現(xiàn)和發(fā)展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統(tǒng)一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：
學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數(shù)字設備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)挠袡n案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。
學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理電子化進程必然是個長期持續(xù)的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質檔案優(yōu)勢明顯，但在轉型過程中也會出現(xiàn)一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優(yōu)勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現(xiàn)狀。
2.1 電子檔案管理優(yōu)勢
電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質檔案管理優(yōu)勢主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。
與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數(shù)據(jù)保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問題
電子檔案既有優(yōu)勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。
2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄
檔案管理屬于我們所說的冷門專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對待工作，這是一個不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。
2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏
檔案工作者對檔案管理的專業(yè)性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰(zhàn)。
2.2.3相關法律法規(guī)不完善
互聯(lián)網(wǎng)知識產(chǎn)權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對法律較少。
3 電子檔案管理發(fā)展方向
當今社會，社會經(jīng)濟發(fā)展高速，時展日新月異，知識經(jīng)濟逐漸興起；大數(shù)據(jù)時代帶來了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術手段強勢來襲。利用現(xiàn)代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發(fā)展方向。
3.1 管理理念和管理意識向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展
隨著技術的不斷發(fā)展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環(huán)境的變化，促進電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢發(fā)展
電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應新形勢需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識，對從業(yè)人員計算機知識、互聯(lián)網(wǎng)技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機構、跨部門合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境
良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應的法律法規(guī)，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結
綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業(yè)的理論知識指導和與時俱進的現(xiàn)代化技術手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發(fā)展的產(chǎn)物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
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關鍵詞：電子檔案；電子檔案管理
隨著計算機技術及信息技術應用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。
1電子檔案的概念及產(chǎn)生
電子檔案是指單位或個人在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的、經(jīng)過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動化得到廣泛的應用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時，產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內(nèi)容。同時，隨著我國檔案數(shù)字化工作的不斷推進，大量紙質檔案經(jīng)過數(shù)字化處理得到的數(shù)字化成果也成了電子檔案的又一個重要來源。它越來越多地替代紙質檔案，其優(yōu)越性是顯而易見的，同時檔案真實性的特質也存在缺陷，需研究與克服。
2電子檔案的優(yōu)點
2．1存儲密度高
傳統(tǒng)的紙質檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質的存儲密度很高，小小的一張光盤就可以存儲成千上萬件電子檔案。相當于紙質檔案占用的若干套柜架。隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案存儲介質的存儲密度還將繼續(xù)增大，這樣大大節(jié)約了存儲的空間，可以更加充分地節(jié)省利用有限的空間資源。
2．2大大提高了檔案利用的效率
在傳統(tǒng)的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據(jù)目錄提供的線索要素，查找有關文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業(yè)務熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時，有時甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計算機文件的形式保存在存儲介質中。因此，通過計算機的檢索方式可以在數(shù)秒鐘十分準確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時隨著計算機網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展，用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務于公眾、服務于機關、服務于社會。
3電子檔案的特性及存在的問題
3．1設備依賴性
電子檔案是存儲在各類存儲載體上的數(shù)據(jù)代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進行編碼解碼操作，這個操作過程需要借助于一定的硬件設備、操作系統(tǒng)和應用軟件，相應的軟硬件平臺，否則不可能實現(xiàn)。就設備更新方面來看，就會使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現(xiàn)在計算機技術發(fā)展日新月異，更新?lián)Q代對于計算機硬件來說幾年就會更新?lián)Q代，而光盤等存儲載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設備。同時光盤也不如紙質材料，隨著時間的推移會自然消磁，會丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質來保存。
3．2電子檔案信息與載體的相分離性
紙質檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內(nèi)容與載體不可分離。而且是孤本，獨一無二，雖然有的紙質檔案可以復印，但很好辨別其原件與復印件。而電子檔案的內(nèi)容與載體是分離的，一臺計算機上形成的電子檔案可復制到另一臺計算機上，而且能夠在不同計算機上傳遞，能夠突破地點時間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復制傳遞方便了利用，另一方面很難識別其真?zhèn)闻c原件，很難保密，很難維護作者、責任者的產(chǎn)權。對檔案的原始性、真實性、完整性和有效性造成威脅。
3．3電子檔案的易更改性
紙質檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進行刪改、增補、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質上是通過編碼的數(shù)字序列，并且對電子文件進行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個難題。也給檔案管理與利用造成困難。
3．4電子檔案的多媒體集成性
由于電子計算機多媒體技術的應用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構成電子檔案的內(nèi)容，使得其信息量和結構要比紙質檔案復雜得多。甚至會造成同一份電子檔案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。
4如何做好電子檔案管理工作
4．1建立并嚴格執(zhí)行完善的檔案管理制度
為了安全高效地對電子檔案進行管理，首先要建立一套安全可信的權限管理機制，并且要求所有檔案管理人員嚴格執(zhí)行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應操作權限的人員進行，嚴禁不具備相應操作權限的人員對電子檔案進行操作。同時在日常工作中，檔案管理人員嚴格執(zhí)行電子檔案管理辦法，實行電子文件管理和電子檔案管理相統(tǒng)一，制定科學合理的電子文件歸檔制度。
4．2嚴格控制電子檔案的修改復制
由于電子檔案易更改和易復制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應嚴格控制電子檔案的修改及復制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發(fā)生。在實際工作中，可以將電子文檔設置為只讀、或對電子文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。
4．3加強電子檔案的安全管理
①對辦公自動化系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)進行物理隔離，嚴禁計算機接入互聯(lián)網(wǎng)，避免由于計算機病毒、黑客攻擊等情況的發(fā)生；②對使用者的權限進行嚴格審核，對使用權限進行系統(tǒng)認證鑒權，注冊登記，保證操作動作回溯可查，責任到人；③要定期對電子檔案進行備份操作，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。
4．4加強對檔案管理人員的業(yè)務學習和繼續(xù)教育工作
隨著檔案數(shù)字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質檔案逐漸向電子檔案轉變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業(yè)務水平，同時還應熟練地掌握計算機技術。為了更好地將新思想新技術運用到電子檔案管理工作中，加強檔案管理人員的業(yè)務學習和繼續(xù)教育工作勢在必行。
4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施
在電子檔案管理實踐工作中，要不斷研究總結，遵循電子文件和電子檔案產(chǎn)生發(fā)展的規(guī)律，勇于創(chuàng)新，不斷完善電子檔案管理的各項規(guī)章制度。同時要重視電子檔案管理經(jīng)驗的學習交流，吸取和借鑒其他單位企業(yè)先進的制度及方法。
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【關鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進措施
1引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術及數(shù)字化技術的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動化、智能化和機械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應用到各個行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計算機磁盤等信息化技術設備進行儲存的，將電子圖像等文件進行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計算時代的發(fā)展過程中，一些信息化技術水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡空間進行儲存。
2.1電子檔案的優(yōu)勢
電子檔案的應用具有以下幾點優(yōu)勢：第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費的時間，即節(jié)約了人力，同時又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術和計算機網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，云技術和數(shù)字化技術在企業(yè)中的應用越來越廣泛，計算機網(wǎng)絡有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。第三，信息與載體之間是互相獨立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術和數(shù)字化技術對檔案信息進行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨立的，電子檔案的儲存只是暫時性的借用云空間而已，企業(yè)隨時隨地都可以將電子檔案進行轉移，方便企業(yè)對檔案進行統(tǒng)籌管理。
2.2電子檔案管理工作的重要性
通過對電子檔案的優(yōu)勢進行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應用價值，可以實現(xiàn)資源利用的最大化，同時，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比，還有著其他應用優(yōu)勢：首先，相對于紙質檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應用，是企業(yè)與時俱進的標志，企業(yè)在查詢檔案時，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時間，且通過計算機備份技術，若電子檔案因設備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進行找回，保證了檔案使用的安全性。
3企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式對企業(yè)信息進行管理的。隨著信息化時代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設，但是對與電子檔案的應用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號電腦進行共享，無法實現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2檔案管理的保密性與安全性不高
當前，在大數(shù)據(jù)時代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認為電子檔案不會被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結構復雜、儲存信息多樣的特點，若計算機或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟損失[2]。
3.3缺乏專業(yè)的技術人才
在企業(yè)電子檔案建設過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎。但是，在當前社會環(huán)境下，越來越多的人加大了對計算機網(wǎng)絡、通信技術的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4信息化時代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1進行動態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準確性和及時性，企業(yè)需要對電子檔案進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務部門員工的崗位責任，制定相應的管理制度，明確管理責任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進行分類管理，并及時歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2劃分多級權限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應做好安保工作，劃分多級權限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設定必要的查閱權限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應用權限。同時，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應嚴格界定瀏覽器應用權限，依照檔案信息保密程度確立可否進行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行高級別的加密處理，嚴禁外部人員瀏覽，進而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機密以及方便瀏覽應用[4,5]。
4.3提高管理人員技術水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術水平低，管理意識薄弱，導致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強對電子檔案管理人員的培訓力度，不斷提高其管理技術水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進先進的技術人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊伍的整體素質和技術水平。
5結語
總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時代腳步，不斷引進先進的技術人才，提高電子檔案管理隊伍水平，劃分多級權限，做好檔案的安保工作，并進行實時動態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。
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關鍵詞：電子檔案；電子文件；現(xiàn)狀；問題；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198(2009)14-0038-02
1 電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 對電子檔案的認識存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和商品經(jīng)濟的發(fā)展，人們的價值觀念發(fā)生變化，意識到檔案在經(jīng)濟發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經(jīng)濟效益。然而，社會中也確實存在少數(shù)人的極端看法，認為單位檔案是單位的私有財產(chǎn)，使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。
1.2 檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標準化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎。例如，國家檔案局頒發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向，然而，這項政策真正落實到各級機關實施過程中，就不容樂觀了。許多單位因實施現(xiàn)行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。
1.3 計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡在檔案管理中的作用。
2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問題
2.1 電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞
2.1.1 對電子文件原稿保存的忽視
目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.1.2 信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯(lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。
2.1.3 電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現(xiàn)困難。
2.2 電子檔案自身的缺陷
2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題
對于紙質文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的真實性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
在真實性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案。
電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。
2.2.2 電子檔案存儲栽體的特質與缺陷
(1)溫度。高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1―2倍。
(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
(3)光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。
(4)空氣污染。空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環(huán)境下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
(5)灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
(7)磁場和機械震動的影響。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。
2.2.3 電子檔案的長期可讀性問題
當人們使用技術和設備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術和設備，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術日新月異，計算機更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對
于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。
3 解決電子檔案管理中問題的對策
3.1 電子檔案管理的原則
3.1.1 規(guī)范性原則
規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
3.1.2 可靠性原則
人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
3.1.3 高效率原則
檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)。是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2 解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.2.1 加強電子文件全過程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。
3.2.2 采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.2.3 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)
在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。
【關鍵詞】電子檔案 保存 維護 維護 管理對策
信息化的時代，隨著計算機與網(wǎng)絡技術的普及,企業(yè)信息數(shù)字化、辦公自動化的快速發(fā)展,電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)檔案工作中必須要面臨的工作問題，并且在實際工作中產(chǎn)生的各種問題和難點也必須面對，需要在企業(yè)中得以合理運用。
根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗，在此著重探討分析企業(yè)電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問題以及一些處理方法，拋磚引玉，和檔案管理工作的同仁們共同探討。
一、企業(yè)電子檔案管理中出現(xiàn)的問題
（一）電子文件原始資料的保存
目前,在計算機上起草和制作文件,已是辦公常事。往往文件一旦定稿打印后,作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取保護措施,隨意對其進行刪改,不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。
（二）電子檔案的完整性難維護
電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。這些媒介材料的化學性質不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應,容易造成電子檔案信息丟失，使電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障,直接影響信息再現(xiàn)。
（三）信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性,造成電子檔案與載體的可分離,使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯(lián)網(wǎng)的開放性,使電腦病毒和蓄意破壞的電腦黑客對檔案存放載體形成威脅,載體一旦被電腦病毒感染或被黑客闖入,就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失,甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。
（四）電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內(nèi)普及,檔案文件在轉手移交過程中,會出現(xiàn)因兩部門存儲檔案方式不同,使用軟件不同,而使電子檔案在轉交過程中出現(xiàn)困難。
（五）電子檔案的長期可讀性難實現(xiàn)
電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字形式存儲于各種載體上的,但由于電子檔案形成單位的不同習慣,所應用軟件、媒體不同,對同一項目所形成的電子檔案格式都不盡相同。電子檔案在以后的利用中,必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。而互不兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,在電子檔案利用時對信息的交換、顯示會造成很大困難,導致電子檔案打不開或無法顯示而失去可讀性。即使是互相兼容的電子計算機和應用軟件生成的電子檔案,隨著科學技術的進步,電子計算機系統(tǒng)軟硬件技術的不斷升級,數(shù)字壓縮、解讀等技術的不斷更新?lián)Q代,電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的先進技術,在未來利用電子檔案時往往是時過境遷,新技術已經(jīng)不認識老技術了。所以,將最初形成的電子檔案原始軟盤、光盤等原件載體保存起來,也并不意味著載體實物上的電子信息能完整無損地、源遠流長地被利用下去。
二、企業(yè)電子檔案管理的對策
（一）電子檔案管理的原則
企業(yè)電子檔案管理要秉承規(guī)范性、可靠性、高效率的原則。規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則,也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術模式、文本格式和工作標準進行,并盡可能采用國際通用標準，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。可靠性問題，除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外,文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中,要嚴格制度、堵塞漏洞,不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效,還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程,建立必要的備份等,以防止信息的丟失和失真,維護電子檔案的可靠性。而高效率，應在充分研究的基礎上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設施。合理的技術方案的確定,是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng),是檔案信息電子化工程的助推器。
（二）規(guī)范電子文檔一體化管理模式
電子文件管理系統(tǒng)的文件管理功能是由電子文檔管理軟件預先內(nèi)設的元數(shù)據(jù)需求確定的,所以說電子文檔管理要落實到以軟件為核心的解決方案上,制定相關元數(shù)據(jù)規(guī)范,自覺創(chuàng)建對軟件功能進行規(guī)范的平臺。以此為指導,研制有利于電子文檔一體化管理的通用元數(shù)據(jù)標準,建立電子文檔一體化管理相關的配套標準體系,顯得非常必要。解決電子檔案管理的難題,涉及宏觀政策、信息管理、相關法規(guī)以及系統(tǒng)設計等問題。除考慮到電子公文歸檔的需求外,還必須顧及電子文件核心流程層和特定流程層流轉的諸多問題,這是一個復雜的管理系統(tǒng)。而標準又是與時俱進的,需要不斷更新和升級,不能永遠停滯在一個水平上。因而,僅局限于某一個行業(yè)、某一個學科或某一個部門研究遠遠不能適應需求。而無政府盲目競爭,自由創(chuàng)建信息孤島,重復設計、各自為政、五花八門、互不兼容也是不行的。要解決電子檔案管理難的問題,與世界電子文檔一體化接軌,就必須建立一個頂級一元化技術權威機制,統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)諸多相關機構聯(lián)合攻關,統(tǒng)一全國的電子文檔一體化管理模式,規(guī)范電子文檔一體化管理系統(tǒng)軟件開發(fā),以保障電子文檔一體化管理的需求,已成為解決電子檔案管理難的明顯發(fā)展趨勢。
（三）采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網(wǎng)絡??黑客的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
（四）電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理要加強
軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
