時間：2023-02-27 11:12:38
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇聲像檔案管理，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
針對地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
關鍵詞：聲像檔案；缺陷；對策；開發利用
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的，以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。隨著科技的發展，越來越多的聲像檔案出現在日常工作當中，它們是現代社會檔案資源體系的重要組成部分。一張醫院外貌的照片、一段慶典的錄像所帶來的視覺感受，是文字形容無法媲美的，聲像檔案在再現歷史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在醫院，聲像檔案遠遠少于病案、病歷檔案，導致很多管理者不重視。現實工作中，由于對聲像檔案重要性的認識不足，管理措施沒有及時跟上，導致大量聲像檔案分散流失，或是被科室和個人據為己有，沒有發揮出聲像檔案的綜合效益。
1 醫院聲像檔案管理中存在的問題
1.1聲像檔案管理意識不強 聲像檔案未受到應有的重視，沒有真正視作檔案進行整理和歸檔，對于舊的照片沒有分類和沒有文字說明，對于今后的再利用造成一定的阻礙，不了解資料的人員很難找到想要照片，大多是靠當時活動的參與者的記憶去尋找。視頻資料的歸檔更令人擔憂，隨著科技的發展，儀器的更新換代，舊的帶子往往難以讀取，資料存儲需要大量的儲存設備，以前的設備有限，導致有資料無法讀取。有時一盤帶子反復用，原始資料沒有及時歸檔，導致資料流失。另外，由于聲像檔案的保管需要各種設施，成本相對較高，因此，聲像檔案的保管問題一直在探索當中。
1.2聲像檔案管理制度不科學 聲像檔案管理制度不夠落實，歸檔率不高。聲像檔案形成科室一般在醫院宣傳部門，重要日常活動資料的拍攝、錄像等由上述科室負責，每年一次將聲像檔案整理上交綜合檔案室。但醫院還有許多臨床科室，醫院宣傳部門不一定能將全院各個科室、部門的每一件重要的事件記錄下來，各科室自行拍攝活動資料已是較為普遍，對于特殊患者、新技術、新項目的開展，一些臨床科室都會自行拍照，但卻為自己科室使用。這些聲像資料其檔案價值不容忽視，由于科室并沒有上交檔案室的意識，便使檔案管理部門失去了較有重要價值的聲像檔案來源。
1.3檔案管理人員自身專業素質不足 個人素質受限或對聲像檔案管理專業知識掌握不夠，導致對聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數，管理方式落后，無法借助現代手段進行聲像檔案管理，多數停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。聲像檔案處理起來有一定的技術含量，然而很多醫院并沒有相應的設備和專業的管理人員。就我院而言，雖然有相應的設備，但管理人員沒有受過正規的檔案專業培訓，沒有對聲像檔案進行科學的管理。同時，隨著科技的進步，如今的聲像檔案已可以大量拍攝，后期再進行修剪，不可用的圖片、修剪前的圖片和修剪后的圖片都一并保持，且不做標記，僅僅是以事件的時間和名稱命名文件夾，以致再想利用上修剪過的圖片時，無從檢索，存儲混亂。
1.4聲像檔案利用開發意識不足 檔案管理者對聲像檔案開發利用意識不夠，甚至可以說從未對該類檔案正真利用起來，缺乏開發利用動力，只有在編輯畫冊、建院史館時利用了一些照片，視頻資料則常常拍完就放一邊。由于管理隊伍不穩定，對聲像檔案了解不足，專業素質不足無法對聲像檔案進行專題編研，很多非常有歷史價值的檔案只能封在柜子之中，無人知曉，發揮不了聲像檔案的應有作用。
2 聲像檔案管理研究與對策
2.1建立完善的聲像檔案管理制度 領導首先要重視，有的單位領導意識不強，甚至取消原有的檔案部門，導致檔案無人管理，醫院的發展歷史無從考證。強化規范管理，提升聲像檔案形成部門的意識，對產生的聲像資料從收集到歸檔都要定期移交聲像檔案管理部門統一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有[2]。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環節應有明確的規定。必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動。
2.2醫院聲像檔案收集和歸檔 一個醫院的聲像檔案工作，不是一個人或者一個部門就能做好的，形成聲像檔案的科室、部門的拍攝、錄像人員與醫院檔案管理員要增強檔案意識，經常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎。必須實行統一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時對收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機聯系、便于利用為原則進行整理，分類在全宗內，按年代--問題進行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對聲像檔案按規定的要求對內容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關工作[3]。
2.3加強聲像檔案的監督和分類指導，注重業務培訓 針對聲像檔案管理現狀，檔案管理部門應提高各科室、各部門對聲像檔案的整理意識，加大監督指導力度，并對各部門的兼職檔案員進行培訓，力爭整體水平的提高，全面加強形成聲像檔案的科室、部門攝錄人員的相關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。有設備也有整理聲像檔案的習慣科室，常常由于水平不足，所形成的聲像檔案質量參差不齊，以至于需要使用時，看似多實則能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的聲像檔案利用價值更高；對有設備，但沒有整理意識的科室，要幫助其建立相關的管理制度，同時加強監督和指導，使其養成整理聲像檔案的良好習慣，同時加強技能培訓，抓住時機，形成高質量的聲像檔案。諸多問題都需要高素質檔案管理人員去完成，作為醫院領導者，要創造合適的培養人才的環境，多途徑提高檔案管理人員素質[4]。
2.4醫院聲像檔案的開發利用 充分利用其醫院聲像檔案不是僅靠檔案部門就能完成的，需多部門共同合作。檔案管理部門制度相關的管理制度，統一全院聲像檔案的歸檔要求，編制檢索工具，方便利用者查找；定期充分利用聲像檔案，舉辦圖片展或專題展覽，如有條件，可開設院史館，展現醫院發展軌跡的同時，發揮聲像檔案價值，使展覽形式更加生動、內容更加豐富、視覺更有刺激。無論何種檔案，不加以整理、利用，都無法體現其價值，而展示價值的最好途徑就是通過一定的編制，使檔案之間有機結合，合奏出一部美麗的史詩[5]。
醫院聲像檔案是醫院前進和發展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領導提供決策依據。我們要不斷地學習新知識，掌握新技術，探索醫院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫院的改革發展中發揮應有的作用。
參考文獻：
[1]連穎.試論聲像檔案價值鑒定[J].檔案學通訊，2012（01）：85-88.
[2]王進慶，夏禹波.醫療聲像檔案的開發和利用[J].科技致富向導，2008（12）：30.
[3]羅麗云.淺談我院檔案管理存在的問題及對策[J].醫學信息，2008（01）：50-51.
關鍵詞: 聲像檔案 特點 問題 措施
DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078
聲像檔案能夠將鮮活的現實場景原貌地保存下來,傳諸后世,再現于后人的視、聽覺的感官。因此,較之其他載體材料的檔案就顯示出自己的優勢。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案,現就目前聲像檔案的管理現狀及對策談談個人的粗淺之見,
1 聲像檔案在檔案中的特殊價值的和特點
聲像檔案是隨著科學技術的進步而產生的一種信息記錄。它是指國家機關、企事業單位和社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。是應用錄音、錄像、照相等手段對重要事件進行真實記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學技術性的特點,能生動形象地再現設計單位工程設計方面的工作及成果,客觀反映和記錄設計工作的真實面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現實的查證作用,對研究歷史具有參考使用價值。聲像檔案的作用和價值雖然眾所周知,有目共睹。但在現實檔案管理中聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理難度大、開發利用少等問題,直接影響了檔案的完整性。
2 聲像檔案管理現狀存在的問題
2.1 檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案管理工作起步較晚,認識與經驗不足,缺乏科學化、規范化管理,一些立檔的建筑單位處于無章可循的自由處理狀態。有些單位或個人意識薄弱,缺乏全局觀念,僅考慮個人或本部門的工作便利,致使部分聲像檔案資料長期留存在個人或科室內部保存,沒有及時向檔案室移交,隨著人員變動和機構調整,造成聲像檔案流失,嚴重影響設計單位聲像檔案的長期保存。問題主要體現在以下幾方面:
(1)拍攝內容不完整。導致拍攝內容不完整的主要原因有:一是對拍攝建筑的特性把握不準確,不清楚什么角度、多大規模設施的需要拍攝;二是拍攝人員技術水平不高或責任心不強;三是受經費限制,攝影攝響設備未能及時更新,無法拍出好的建筑形象,直接影響工作的開展。
(2)拍攝部門沒有及時整理。目前一些單位從工程項目開工到竣工驗收、拍攝形成了大量的聲像資料,小的工程項目則有幾十張照片,大的工程項目則有幾百張照片、幾十盒錄像帶,然而拍攝部門往往不分時間前后,沒有任何地點、拍攝人等備注說明,僅注上工程名稱就將幾年積累下來的聲像資料移交檔案部門,給檔案部門的整理工作帶來了較大的難度。檔案人員因不了解這些資料的重要程度,難以進行篩選,無法進行整理、登記、分類、編目。還有一部分工程聲像資料由于保管上的疏失,已經造成了較大的破壞和損失,在二次利用上留下的后遺癥,有的甚至無法再加以利用。
(3)收集渠道不暢通。由于一部分的拍攝工作由專業部門完成,另一部分由設計者或施工單位人員完成,因而檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不容易掌握,加上從活動籌備至結束沒有相應的控制措施,致使這些聲像檔案的收集工作處于被動狀態,這些聲像檔案即便移交檔案部門,也是零零散散,缺乏完整性
2.2 管理難度大,保管條件差,聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。像我單位只是將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
造成原因主要體現在保管的分散性和管理的不科學性。一是有的建筑單位在聲像檔案資料的形成和管理上各行其是,聲像檔案散存在各個科室,不能統一集中管理;二是一些建筑單位形成的聲像檔案不能及時歸檔,時間長久了,這些聲像檔案的原始信息模糊,造成整體上的不規范,也給日后查找帶來麻煩。
2.3 重大活動聲像檔案失控,流失嚴重
眾所周知,每次單位組織重大活動,或設計項目完工申報優秀設計時,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個設計所同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。
3 加強聲像檔案管理工作的措施
3.1 加強宣傳、提高意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
3.2 加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。檔案室將與有關部門配合出臺《聲像檔案管理辦法》;同時,各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
3.3 加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。
對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
3.4 結合實際,創造條件,力求妥善保管
1.1 企業檔案室聲像檔案管理工作不被相關部門重視，且起步較晚。水電廠檔案室成立于1983年，以工程檔案為主。聲像檔案長期以來沒有被重視并納入企業檔案工作的重點，聲像檔案工作在一些二級單位還未真正開展起來。
1.2 企業檔案室聲像管理制度不健全，沒有集中統一管理。企業檔案室沒有制定統一的聲像檔案管理制度和標準以及歸檔要求，聲像檔案管理制度還在逐步建立和完善階段。歸檔部門還沒有按歸檔要求全面執行起來。有的科室則一年一次移交檔案室，且移交內容不夠全面。
1.3 企業檔案室聲像檔案管理工作缺乏專業管理人員，且人員素質參差不齊。正規大學檔案管理專業人員寥寥無幾，管理人員缺乏專業知識素質，檔案人員流動性大，對聲像檔案整理水平參差不齊。
1.4 企業聲像檔案產生部門對聲像檔案工作本身及其重要性缺乏認識、理解和管理。沒有設立專人進行保管，檔案資料整理困難。誰攝錄誰保管，聲像檔案事件內容及文字說明整理起來難度較大。
1.5 企業聲像檔案產生部門聲像設備質量參差不齊。部門領導的重視程度和部門成本額度控制的大小，直接影響了聲像檔案產生部門采購不同檔次的攝錄設備，影響到聲像檔案本身的質量。
1.6 企業部分珍貴聲像檔案流落民間，收集歸檔困難。部分檔案雖然已收集，但對于其檔案人物、事件很難加以考究或根本無法考究。
1.7 企業檔案室聲像檔案保管條件不到位，影響檔案壽命。聲像檔案對檔案庫房的保管環境和條件有很高的要求。由于企業聲像檔案工作開展比較晚起步慢，再加上資金、設備因素等影響，使得聲像檔案保管環境不到位，易受各種有害因素的影響而改變質量，縮短其保管壽命，從而影響其利用。
2 加強聲像檔案管理的措施
2.1 領導重視，重點強調。近幾年，集團公司和勘探局檔案館對聲像檔案工作重視，多次下達文件對聲像檔案工作提出目標和要求，各二級單位的檔案部門主管領導也加強了對該項工作重視和管理，并對該單位檔案室聲像檔案工作提出高標準、嚴要求，切切實實地把聲像檔案工作落實好。
2.2 健全制度，統一管理。各企業檔案室已經制定了統一的聲像檔案管理制度和標準以及歸檔要求，并在進一步的規范和完善過程當中。如中石化的《中國石化聲像檔案管理細則》。制度規定了聲像檔案的管理標準、歸檔要求和周期，并對檔案生成部門提出嚴格要求，統一管理。
2.3 專業管理，強化素質。河南油田檔案館2009年7月專門組織全局各二級單位聲像檔案管理人員開設聲像檔案管理培訓班，對二級單位企業聲像檔案管理工作進行專項業務培訓和指導，提高管理水平。有了高素質的人才，才會有高質量的管理。
2.4 宣傳學習，從源頭抓起。企業檔案部門應對檔案產生部門主管領導及相關人員對聲像檔案制度及時宣傳并通過會議傳達，對聲像檔案制度和文件開展專題講座，并組織相關人員開展可行性討論。轉變誰攝錄誰保管的觀念，避免聲像檔案管理分散狀態，提高本部門聲像檔案的質量及利用率。
2.5 購置設備，嚴格要求。加大聲像檔案宣傳和管理力度，引起檔案產生部門重視；以標準文件規定和制度形式對各檔案生成部門購置的聲像設備提出要求，并對攝錄資料保存內容和保存格式提出嚴格要求，達到聲像檔案歸檔規定要求。
2.6 多措并舉，征收檔案。企業檔案人員應詳細了解本企業的發展歷史，了解企業合并、改制分流等改革原因和結果，并采取積極宣傳號召民間檔案捐贈、檔案人員到民間義務收集、爭取企業檔案資金支持有償收集等多種渠道和方式來收集珍貴聲像檔案資料及相關的人物、事件說明材料。
關鍵詞：聲像檔案管理；存在問題；對策；建議
中圖分類號：G251 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）08-0130-02
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治、經濟、科學、技術、文化等各項活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。
聲像檔案是企業檔案的重要組成部分，有強烈的時間感和空間感，依賴先進的科學技術和快速的傳送手段，把在工作中有重要意義的事件以最直觀的畫面記錄下來并予以再現，具有現實性和不可重復性。根據國家檔案管理的規定，歸檔的照片、錄音、錄像資料要集中統一管理。由于物質條件和技術條件所限，以前產生的聲像資料很少，企業檔案部門收集內容主要是紙質檔案，聲像檔案收集數量少，對聲像資料收集力度不夠，管理上不重視。隨著科技的發展和辦公現代化管理水平的提高，數碼相機、攝像機在辦公領域使用，隨著產生大量的聲像文件，但是聲像檔案管理中普遍存在著一些問題，影響了聲像檔案的齊全完整，以及保管和利用。因而，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理中存在的主要問題
1.聲像資料歸檔不齊全不完整
通過研究分析可將原因歸納為以下四個方面原因。
第一，企業各級領導對聲像檔案意識不強，重要性認識不足，沒有認識到聲像資料是對建設過程與面貌的形象記錄，是把動態的過程變成靜態的影像資料，對于今后追溯和回放意義重大。
第二，企業攝錄人員對聲像資料歸檔的意識淡薄，有些人根本就沒有聲像資料歸檔的概念。在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為完成任務了，就把影像資料放到自己的柜子里，作為自己的工作成果。或者在數碼相機、錄音和錄像帶的使用過程中，發現存儲空間不夠，就把原有的照片和錄音、錄像在沒有備份的情況下進行覆蓋刪除，造成聲像資料大量流失。
第三，檔案部門收集難，拍攝多為業務部門，檔案部門對其拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握，從活動籌備至結束沒有相應的控制措施和貫穿始終的檔案管理工作，使對這些聲像檔案的收集往往處于被動地位，而且不能全面反映當時業務活動的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。
第四，由于企業影像設備配置到各二級部門，因此形成多部門產生聲像資料，由于職責不清，部分聲像檔案長期在個人和部門存放，不移交檔案部門統一保存，也不做相應的記錄和說明，久而久之，面對大量的照片、磁帶或計算機內照片、錄音、錄像，沒有人能說清來龍去脈，給日后歸檔帶來麻煩。特別是隨著人員的變動和機構調整，聲像資料的失控和流失變得更加突出。
2.聲像檔案保管難
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，需要具備恒溫、恒濕和防磁、防光等條件的專業保管裝具。從目前情況來看，只是企業效益好的檔案部門設置了聲像檔案室或配置了聲像檔案防磁柜。所以在保管過程中，容易發生使照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等現象。保管條件差，聲像檔案難以長久保存聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。只有少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣。
3.聲像檔案開發利用少
聲像檔案開發利用少，一般僅處于利用次數較少的查閱，或者單位出版專刊畫冊的層次。收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
二、解決聲像檔案集中管理難的對策
通過研究上述出現的問題，其主要原因是各級領導和有關人員對聲像檔案的重要性和緊迫性缺乏認識，再加上檔案部門對聲像檔案管理制度執行不力，管理不到位。解決問題的具體途徑有如下幾點。
1.加強宣傳，強化聲像檔案管理意識
搞好檔案工作，不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一是要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。二是要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
2.完善相關法律法規
明確歸檔范圍、歸檔要求和保管移交程序等內容，在制度上規范聲像檔案的收集與整理，并嚴格執行，在各項業務活動中，對聲像資料進行有效控制，保證聲像檔案的齊全完整。各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失。杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
3.加大聲像檔案保管設備的投入，做好特殊載體檔案的保管
為保管好聲像檔案，延長使用壽命，可將現代管理手段和計算機技術應用于聲像檔案管理，通過專用設備進行數字化轉換，把重要照片和磁帶全部轉換為數字形式的聲像檔案。聲像檔案數字化度對實現檔案信息資源共享，實現網絡在線或運程查詢與利用。對聲像檔案的利用可以通過兩個途徑實現：
其一，刻錄聲像檔案光盤。聲像檔案的利用與保存是一對矛盾，較高的利用率會縮短聲像檔案的壽命，甚至有導致聲像檔案丟失報廢的危險。解決利用與保管的矛盾，可以刻制成圖像光盤或VCD光盤，減少重要聲像檔案的人為損害，并且方便查詢利用。
其二，在聲像檔案實現數字化的前提下，通過企業網絡平臺，開展網上照片、音像展覽，這種方式使聲像檔案宣傳范圍廣、成本低，查詢利用更加方便快捷，提高工作效率。
4.加大監督指導力度，注重業務知識和技能培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下工夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
5.檔案部門與各部門積極協調配合
聲像檔案的收集，前端控制很重要。檔案部門除加強平時收集聲像資料外，還應與形成聲像資料的各業務部門建立業務關系，加強溝通，向有關人員及時了解信息，查詢聲像資料的去向。在條件允許的情況下，可將設想崗位編制在檔案部門，承擔企業重要活動的攝制工作，這是聲像資料積累，保證聲像檔案齊全完整的最佳條件。其優越性在于：真正掌握企業重要活動的第一手資料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有深刻的印象；再者有利于檔案管理工作中“四同步”開展，檔案人員能夠掌握各種主要活動過程、目的等第一手材料，很好界定重要聲像資料的歸檔，做到心中有數，及時催收，保證聲像資料及時歸檔，確保聲像檔案系統性準確性。
6.嚴格遵循操作規則，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
綜上所述，隨著科學技術進步和信息化建設的發展，反映企業的影像資料將會越來越多，如不重視和解決聲像檔案在收集和管理利用上面臨的問題，勢必會影響企業的持續發展，同時，會影響新形勢下檔案工作的發展。因此，企業各級領導及有關部門，尤其從事檔案管理工作的部門，應重視聲像檔案的管理，當做一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案的流失和損失，以確保企業各項活動真實的歷史記錄。為企業發展留下寶貴的聲像檔案。
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1拍攝難。一方面，表現在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據了解，不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現在對正在建設中的工程項目拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準，什么位置的、多大規模設施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不了解，失掉了許多拍攝機會；五是由于經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建筑物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的設備反映出來，直接影響了此項工作的開展。
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
5部門配合共同管。
關鍵詞：聲像檔案；管理
中圖分類號：C93 文獻標識碼： A
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態出現在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在火電項目中屬于一個記錄節目內容的重要載體，同時也是工程專題和反映工程背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。
聲像檔案的管理狀態
1.1管理檔案的意識不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于項目整個過程記錄的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據調查數據顯示，目前大多數單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護設備落后
在現今科技急速發展的狀態下，多媒體技術得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現在人們日常生活和工作中，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內存放聲像檔案，只有部分單位根據需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數單位還是沿襲著混存方式，不符合有關規定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進
在管理聲像檔案過程中，應根據周圍綜合性環境的需要，以音像資料為主要媒體，以項目重大的事件和活動為中心，積極主動的履行能反映整個工程的宣傳義務。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準則未完善
大多數單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態。
加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加大宣傳力度，爭取領導與攝錄人員支持
加大對聲像檔案宣傳力度，充分利用網絡各大力宣傳聲像檔案的作用，讓大家了解和接受聲像制品是市場經濟條件下新興的檔案載體。同時，作為一項社會性的事業，非檔案部門也可以獨家之力、朝夕之功建成。因此，公司領導、宣傳部門負責人的重視是做好聲像檔案管理工作的重要保證。
（二）強化管理，制定聲像檔案管理制度
改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各歸檔部門也要建立相應的管理制度。規范管理，對產生的聲像檔案從收集、歸檔到移交檔案館（室）統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用做出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向公司檔案館（室）移交，在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）增強與檔案部門業務聯系，逐步提高攝錄人員檔案業務水平
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。另外，還要注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案管理人員的有關專業知識和技能的培訓，為攝制好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。因此，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫度和濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）建議檔案主管部門參與公司各類重大活動
針對企業重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案管理部門直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案管理部門派專人攝影錄像，并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保企業（項目）重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案）得以及時、齊全、完善地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
結語
隨著科學技術的迅猛發展，使得聲音檔案在管理過程中出現較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義
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