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作為醫院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫院的發展史,是醫院實現良性管理的依據。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規定嚴格。其二是服務性,文書檔案作為醫院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務性。只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫院內部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。
2醫院文書檔案管理對策
2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
2.2優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
3結語
關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革
引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
一、轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
二、積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
三、加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。:
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
參考文獻：
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實現醫院文書檔案信息化管理，醫院文書檔案資源體系將由單一化向體系轉變，不僅可以實現醫院內部不同科系的資源共享和互補，依托互聯網信息技術條件，還能實現醫院與醫院之間、國內醫院與國外醫院之間文書檔案信息資源的交流共享、互換和互補，提高文書檔案資源的質量、準確度和寬泛度，提高資源的利用率。
二、實現醫院文書檔案信息化管理和利用過程中遇到的問題
（一）管理者對文書檔案信息化管理和利用重視程度不足，執行力不夠。當前盡管我國各大醫院基本上都是實現了文書檔案的信息化管理，但在對醫院文書檔案信息化管理工作的理解上，管理者的重視程度仍有待提高。受傳統觀念的束縛，當前大部分管理者仍然存在著認為醫院文書檔案管理工作不重要、文書檔案信息化管理工作太麻煩等錯誤觀念，沒有深刻認識到實現醫院文書檔案管理信息化這項工作的重要意義，進而造成在實現文書檔案信息化管理和推進醫院文書檔案資源信息化共享和互補過程中動力不足，執行力不夠，白白浪費了許多寶貴的醫療文書資源。（二）缺乏專業的人才進行系統的文書檔案信息化管理工作。由于我國醫院文書檔案信息化管理工作起步晚、推進慢，當前在實現我國醫院文書檔案管理工作信息化過程中主要遭遇兩方面的短板，一是文書檔案信息化管理基礎設施欠缺，二是缺乏專業、系統的文書檔案信息化管理方面的人才。在這兩塊短板的制約下，我國醫院文書檔案信息化管理工作的落實和推進也就更加吃力和緩慢，想要真正實現和發揮醫院文書檔案信息化管理工作的作用也就難上加難。（三）文書檔案管理質量有待提高。當前醫院文書檔案管理工作仍然處于較低水準，仍然是局限于傳統的檔案保存管理、檔案傳遞等，與國外高、精、尖的醫療文書檔案信息化管理水平相比還存在著較大的差距，文書檔案管理質量相對較一般，沒有實現文書檔案的精細化信息化管理，在文書檔案的精準分門別類、分科保存、時間軸橫縱向對接、資源共享、交流和互換等方面都還存在較大的進步空間。這一方面是受制于基礎設施建設、人才等短板的制約，另一方面也與管理者重視程度不足，檔案管理信息化工作落實不到位有關。
三、實現醫院文書檔案信息化管理和利用的對策建議
一、企業信息集成系統下的檔案工作
現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。
置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。
首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。
其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。
此外，在企業檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。
為企業活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握企業的產品信息及開發過程。一切以企業生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
二、電子商務活動中的檔案工作
何為“電子商務”呢?電子商務即通過電子手段完成整個商品貿易活動的過程。也就是通過網絡來實現從原材料的查詢、采購、產品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿易活動。電子商務強調的是在網絡計算機環境下，把買家、賣家、廠商和合作伙伴在因特網(Intemet)、企業肉部網、和企業外部網結合起來的應用。電子商務的核心內容是信息的互相溝通和交流。
（一）藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用
藝術檔案通過傳播群眾文化藝術來體現其在保存和傳播過程中的價值和作用。如果文化藝術能得到廣大群眾的好評，那么就能有效地促進和提高文化藝術的生命延續，能使這項有著良好影響的藝術活動繼續傳承下去，對以后藝術的發展有著重要的推動作用。
（二）藝術檔案對發展藝術事業有重要作用
藝術檔案中記錄著豐富的藝術活動資料，通過藝術檔案的查閱和學習，藝術工作人員能對藝術思想進行創新，創造出更符合傳播群眾藝術文化的藝術活動，促進藝術事業的不斷發展，提高藝術人員的專業技能和創新思維，使他們能創造出更好的文藝作品。
二、加強藝術檔案管理工作的措施
要保證藝術檔案管理工作的順利進行，使藝術檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對管理人員進行職業道德和能力的教育培訓，使他們能對檔案保管工作盡到自己的職責。同時在進行管理工作時，管理部門要對工作措施進行強化，使管理人員在進行檔案管理時能不斷提高工作質量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據管理工作制定出明確的規章制定，對藝術檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執行情況作為考核檔案管理人員的一項重要標準，通過展示優秀藝術檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對優秀檔案管理工作人員進行設立獎勵機制，促進檔案管理工作的順利進行。（二）明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括：文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外，業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存，不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據為己有。（三）強化收集與整理。在對文藝活動產生的文藝檔案進行收集整理時，要保證文藝檔案和文藝活動中的聯系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動的內容。由于文藝活動的多樣性，其在生成的文藝檔案時也體現出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時，要根據檔案的不同類型來進行歸類。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業務類、個人業務類、綜合類等，具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節目分類立卷，文化藝術科研材料按科研專題分類立卷，藝術教育材料按各專業課程分類立卷，社會文化、文化交流材料按業務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料歸檔時，應將每一單項作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。（四）加強信息化管理。隨著信息技術的發展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運用計算機把藝術檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術檔案的保存壽命。在對文藝檔案進行信息化管理時，需要把各種各樣的藝術檔案轉化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對信息化檔案管理制定出相應的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業技術能力。（五）加大教育培訓力度。文化藝術單位在進行檔案管理時，要對檔案管理人員進行專業技術的培訓，提高其工作意識，重視對藝術檔案的保存，使藝術檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發展，還需要對檔案管理人員進行計算機專業技能培訓，在檔案管理人員的素質和工作能力、工作意識不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
【摘要題】數字信息化
【關鍵詞】數字檔案/信息安全/互聯網
【正文】
1.數字檔案網絡化應用的安全問題
數字檔案的產生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯網、專用網和局域網環境下進行。系統的應用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結構和基于客戶服務器模式的Client/Server結構），這兩種方式都可以實現網上對檔案信息的轉換、存貯和訪問。在數字檔案的歸檔、管理和服務利用等過程中，檔案數據的安全問題往往表現在多個層面。
1.1網絡級安全。是指支撐系統運行的物理設備的安全問題，包括網絡基礎建設如網絡布線、網絡聯接、局域網和廣域網環境的構建、設備的選型及其各個環節安全策略的考慮。往往會根據需要采用適當的防火墻設備及網絡管理軟件來確保局域網的內外用戶的訪問權限和網絡上數據包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設備保證整個系統的穩定運行，如雙機熱備份、磁盤陣列等設備的采用來保證一臺服務器出現故障而不會導致整個系統的癱瘓問題，等等。網絡級安全策略是整個系統得以安全運行的基本保障，這是需要在系統規劃階段嚴格把關的重要內容之一。
1.2數據級安全。主要是指涉及到系統存貯的檔案數據的安全問題，包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據存貯、數據備份、數據格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯策略等，以防止數據版本的更新、數據格式的轉換、硬件設備的意外損壞、存貯介質的老化、失效、自然災害等造成的數據丟失、數據損壞甚至是計算機系統的破壞和癱瘓。操作系統和數據庫管理系統的安全問題雖說主要是取決于軟件供應商所開發的商品化軟件的穩定性和安全的保障問題，但對于建立網絡化檔案管理信息系統，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統來確保應用系統的安裝和運行，目前主流的操作系統有Unix、Windows和Linix，他們各自有其優越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統和數據庫管理系統。當然考慮檔案元數據的存放規則和保管策略也是本階段非常重要的問題之一，如數據庫的分布式或集中式存放模式、數據的異地備份、電子數據格式的定期升級和保存介質的更換等，需要一定的保管制度來約束。這些都是在系統設計和具體實現的過程中需要綜合考慮的關鍵因素，也是檔案應用系統能夠安全運行的根本保障。
1.3應用級安全。是指檔案管理信息系統在實際應用操作的過程中應考慮的基本問題，主要取決于檔案部門所采用的應用系統的用戶模型的定義模型和使用規則。一般情況下，檔案管理信息系統的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權限。系統常常按功能權限劃分為系統管理、數據操作和數據瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業務職能的實際需求，對其操作權限和操作功能進行定義，如單位領導、部門領導、普通業務員等。但不論采用哪種用戶模型，要求應用級的安全至少包括兩項功能，一是對系統中各個功能模塊的操作權限的定義，另一個是對系統數據的分層管理和操作權限的定義。比如，兩個不同的用戶可以操作同一個功能模塊，但所能看到的數據只能是本用戶所在單位的數據，而不應看到另一個用戶所在單位的數據，這是網絡版檔案管理信息系統的基本操作需求；再如上級領導能夠看到下級人員所操作的數據，而下級人員則無權看到上級領導權限范圍內的數據。
2.網絡基礎環境的安全技術方案
網絡基礎環境的安全建設是防止系統外部非法用戶和不安全數據包侵犯的主要措施，常常采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。防火墻技術是實現內外網的隔離與訪問控制的最基本、最流行、最經濟的、也是很有效的措施之一，這里以防火墻為例來討論數字檔案的網絡基礎環境的安全解決方案。
2.1防火墻安全解決方案。
防火墻是多個網絡之間的安全隔離網，其基本原理是設置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網絡的數據包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現以下幾種安全功能：一是限制未被授權的用戶進入內部網絡，過濾掉不安全的數據包；二是防止入侵者接近本系統的防御設施；三是限定內部網絡用戶訪問特殊站點；四是為監視Internet安全提供方便。清華大學檔案館防火墻安全運行結構采用了三臺對外提供服務利用的服務器，都部署在非軍事管轄區（DMZ區），服務器通過特定的端口對外提供服務，如Web服務的8085端口，數據服務的1528等，避免了外界用戶對服務器其他端口訪問的可能性。如果少數的檔案室需要數據服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規則來限制，這樣除了經過已認證的用戶外，所有本局域網以外的用戶在訪問內部網絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，具體使用時可以通過對客戶端IP地址或者網卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數據包的檢測進行過濾，以保證整個網絡系統的安全運行。
這種鏈接方式是采用了防火墻的路由模式來實現的。檔案館內部的辦公PC統一使用內部定義的網址如192.168.X.X，為私有IP，通過防火墻的NAT功能訪問互聯網，保證了安全性。外界不能直接訪問到檔案館內部的PC，減少被攻擊的可能性；提高了可管理性，所有PC都可以實現MAC地址綁定，可以針對需要控制內部用戶的上網時段和訪問內容。
2.2網絡安全管理的人文策略。
硬件設備和網絡管理軟件是保證網絡安全運行的基本手段，同樣加強網絡的安全管理，采取科學有序的管理策略也是非常重要的人為因素，往往諸多的不安全因素恰恰反映在組織管理和防范不當等方面，因此必須引起足夠的重視。
系統管理員采用雙人負責制和任期有限的基本原則，防止人員流動或缺崗造成損失，避免職位壟斷或由于時間過長。
安全級別確定應根據工作的重要程度來確定，根據確定的安全等級，確定安全管理的范圍。
制定的機房管理制度：對于安全等級要求較高的系統，要實行分區控制，限制工作人員出入與己無關的區域。出入管理可采用證件識別或安裝自動識別登記如門禁系統，采用磁卡、身份卡等手段，對人員進行識別、登記管理。
制定嚴格的操作規程：操作規程要根據職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。
制定完備的系統維護制度，如數據保護，數據備份等工作計劃。重要數據維護時要首先經主管部門批準，并有安全管理人員在場，隨時將出現故障的原因、維護內容和維護前后的情況要詳細記錄。
制定應急措施，保證緊急情況下，如何盡快恢復的應急措施，使損失減至最小。建立人員雇用和解聘制度，對工作調動和離職人員要及時調整相應的授權。
3.檔案管理信息系統的安全方案
數字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權限的差異，要求應用系統能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。檔案管理信息系統的安全管理主要體現在3個方面。一是要采用成熟先進的計算機應用系統運行結構：二是對系統用戶按照工作需要進行角色和等級的區分；三是對檔案數據的安全管理級別如保密、開放等狀態按照檔案法規定和實施細則進行多級安全管理，以區別不同類型用戶的訪問。
3.1應用系統的體系結構。
三層Browser/Server體系結構有著多層數據安全機制、日常維護工作量小、對客戶端的運行環境要求也比較低（只要有瀏覽器即可）、客戶端物理位置可以靈活設置等諸多優點，因此采用三層B/S的系統結構無疑是一個先進且明智的選擇。安全防護措施有三級，即防火墻安全措施、應用系統的身份認證安全措施以及數據庫管理系統的安全模型，
3.2應用系統用戶權限管理：
系統用戶權限的管理和角色分配與檔案管理的業務功能、操作流程、檔案數據的管理層次密切相關。一般情況下用戶分3大類，即管理級用戶、業務級用戶和瀏覽級用戶。管理級用戶負責系統整體數據備份，日常維護，系統模塊設置、公共字典維護、用戶定義及用戶權限設置等；業務級用戶負責各個業務崗位上數據的錄入、修改、刪除、統計、檢索等功能，該類用戶對系統中的數據具有完全的存取訪問權限，每個用戶的操作功能和訪問數據內容的權限將根據其業務職能的不同而有所區別；瀏覽級用戶主要是通過Internet網查詢已經開放的檔案信息，絕不允許對系統中的數字進行修改和刪除。無論是哪一類用戶，他在訪問系統的過程中主要是通過嚴格的身份認證技術來保證系統的安全性。因此系統用戶的安全管理也是非常重要的。各業務人員在操作過程中切不可將密碼帖在機器上，或者設置非常簡單的密碼，這些都是不利于安全管理的常見錯誤做法。
企業中文書檔案主要的來源有兩個方面，一是來自企業內部的各個業務系統，其文件主要是來自OA系統；二是企業在職能活動過程中，除業務系統以外形成的需歸檔的紙質或電子文件，俗稱帳外文件。
企業中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的，對維護公司權益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對公司工作具有查考價值的文件材料。
一、文書檔案整理的基本單位
文書檔案整理的基本原則應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。在《企業檔案工作規范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導企業進行文件級整理，即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業OA收發文中的文件，如正文與附件、轉發文與被轉發文、請示與批復、報告與指示等，各文件相對獨立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對于這類文件的處理方式應該視為一件來處理，實體也應裝訂在一起，便于查找利用。
二、文書檔案整理的基本步驟
1.裝訂
文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序為：正本、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；批復在前，請示在后；復函在前，來函在后。
凡是原來文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側空白處裝訂；無法用訂書釘裝訂的厚文件應采用線繩三孔左側裝訂；企業有裝訂機的可以用熱熔裝訂機裝訂；已經成冊的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。
2.分類
對于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機構(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業檔案工作規范》(DA／T42-2009)中的“企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機構(問題)來進行分類整理。
3.編號
《企業檔案工作規范》中企業檔案歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編件號、館編件號。文件按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。如文書檔案的檔的最低一級類目內的排列順序號。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。
館編件號：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對部分檔案進行抽出、補人等局部調整后，導致室編件號出現斷號、跳號等現象時，按照新的排列順序重新編制的件號。編號的方法與室編件號一樣。
編碼工作還有一個事情要做，那就是打印頁碼。編制頁碼可用號碼機或手工填寫，頁碼編寫在頁面的右下角，背面的左下角、一份文件一個流水號。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不打頁碼。
4.編目
歸檔文件應根據企業分類方案和件號編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進行，在目錄中一條條目體現為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注等項。可按盒打印出來并將該目錄放置在盒內，另打印一份裝訂成冊留作手工檢索使用。
5.裝盆排架
歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒內，與打印出來的歸檔文件目錄中相應條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對應地找到實體文件。裝盒時，歸檔文件應按企業具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應放人同一檔案盒，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放人同一檔案盒。
檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等。現在企業檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來粘貼到盒子上。
填寫脊背時要根據檔案盒在檔案柜存放的具體形式進行填寫。脊背上的項目一般包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編起止件號、館編起止件號、盒號等。盒號的編寫一般也按照年度、保管期限、機構(問題)、流水號等進行盒號的編制。注意此處年度填寫也應該填寫四位阿拉伯數字；保管期限應該填寫!漢字全稱，如：永久、長期、短期；室編起止件號填寫盒內排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號，兩號之間用橫線連接，如“15―60”。
填寫備考表時，備考表的內容應該包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標準A4紙，應按照盒內歸檔文件的實際情況真寫備考表。
歸檔文件全部裝盒之后，應該按照順序排列到檔案密集架上。面對檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標準來，如可以按照年度、保管期限、機構問題或分類、盒號流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號流水排，即先排A類永久、長期、短期，再排B類永久、長期、短期，依此類推。
三、文書類電子文件的整理
隨著企業信息化進程的加快，企業公文流轉也都在OA系統中完成，企業越來越多的電子文件需要歸檔。歸檔工作是電子公文運行管理的最后一個重要環節，是電子公文與檔案銜接的關鍵。電子文件歸檔的質量是衡量企業電子公文運行管理好壞與成敗的關鍵。電子檔案的管理應搭乘企業信息化的快車建立一套電子檔案管理系統，運行更加高效、科學的管理手段來管理企業的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進行利用。企業文書檔案電子文件的整理規則應參照《企業檔案工作規范》，參照紙質文件的整理規則進行整理。
【正文】
1檔案的結構
哲學認為，事物都是以特定的結構形式存在的。每一種事物都有其特有的結構特征，事物若失去其自身的結構形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結構是由組成它的各個要素（或因素）按照一定的規則（即要素之間的相互聯系、相互作用、相互制約的內在聯系）有秩序、分層次地結合成一定的組成形式而實現的。人們認識事物，其實就是要弄清事物組成要素、結構、功能與價值及其本質屬性，其中結構具有非常積極的意義。對于檔案結構的認識，檔案學教材已有所涉獵，主要從檔案的實體構成和檔案的構成要素兩條途徑進行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構成檔案的兩個基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區別，強調檔案的實體結構，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據。后者是對檔案或文件自身構成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實體的館藏意義，但這一認識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據，特別是電子文件的出現，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元劃分，為電子文件的整理提供了強有力的理論武器。
近年來，對檔案結構已有人發表文章進行專門的探討，一種觀點認為“檔案的結構是以知識單元的歷史聯系為依據的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質實體的雙重構成》中認為，檔案是由“文件實體集合”和“檔案歷史聯系的記錄”共同構成。[4]本文是在過去檔案界對檔案結構認識的基礎上，對該問題的進一步的探討，給出數學模型的基本形式，并以此為基礎解釋檔案學理論和檔案工作中的相關問題。
2檔案結構的數學模型
檔案的結構是一個比較復雜的問題，而且隨著檔案實踐的發展日趨復雜，尤其電子文件的出現，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。
其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進行有效組合生成的物質。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。
2.1任何一種文獻，都是由載體C和信息I而構成的，檔案是文獻中的一種，是文獻的下位類概念，它也應該由信息和載體構成，充分揭示了檔案與文獻的從屬關系。檔案與一般文獻（圖書、期刊、報紙等）的主要區別在于兩點：其一，公式中C和I嚴格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會活動的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進一步的加強，這是一般文獻不可比擬的。其二，就一般文獻而言，整理過程不是構成文獻的必要條件，即經過整理的和沒有經過整理的文獻都是文獻，但就檔案而言，我們知道文件轉化為檔案必須具備三個必要條件，其中之一即是對文件的整理。正如《檔案管理學》教材所論述：“檔案的特點和優點之一，就在于它已經不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內在聯系的文件體系，它反映了各種活動和事件的原貌。所以未經整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點來說，它并不是典型的、科學意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經過整理才成為具有結構特征的檔案。
2.2A=F(C+I)中的F是文件轉化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對文件實體和文件信息的整理原則。在數百年的檔案實踐過程中，整理原則也隨之發生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發文二元下以時間先后進行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個世紀80年代中后期，我國檔案學者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。由此可見，F隨著檔案實踐的不斷發展和人們對檔案實踐認識的深化而變化，使之具有新的內涵。文件和檔案的整理是檔案實踐的核心內容，貫穿于文件運動的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機的結構特征。所以公式中的F不是檔案的結構自身，但它是搭建檔案結構的基本原則和方法。
A=F(C+I)，F是一種法則，文件實體和文件信息的有機組合經過F法則變換成為“典型的、科學意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內在聯系、搭建檔案文件的有機結構為目的。荷蘭手冊的作者認為：“一個全宗是一個有機整體，……它按照一定的規則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學家詹金遜也認為：“它是一種生長的結果，正像一棵樹一頭動物一樣，也是一種有機體。……因此，它的各部分之間，也有著對它本身的意義不可或缺的結構、關節和自然聯系”。[7]
2.3A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實踐，尤其是電子文件、檔案實踐，具有非常重要的意義。在傳統的以紙質檔案為主導的檔案實踐活動中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體，其“貞節”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進行的，不可能各自獨立進行。這一時期，實際上C+I可以用一個字母表示。但自上個世紀80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統的文件的結構和整理理論提出挑戰。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實體的分類，《中國檔案分類法》實質上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實體檔案的分類方法。由此人們第一次認識到，檔案實體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個世紀80年代中后期的檔案管理學教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實體整理和信息整理稱之為“實體控制”和“智能控制”。
近年來，電子文件的大量涌現直接影響到檔案的整理理論和技術。電子文件的信息對載體的依賴不比當年，電子文件的信息相對獨立，以至于電子文件在線傳輸時，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機保存時文件的載體才被重視。實際上，電子文件的整理過程已經演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報信息處理過程，它與電子文件脫機以后的實體保存并沒有必然的內在聯系，它們可以分別獨立進行。因此文件C+I的兩元表現形式，對于新的檔案實踐具有特殊的積極意義。對于脫機以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機以后的實體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們允許遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結構。在目前以紙質文件為主導的檔案整理中，實體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯系）進行，實現由文件案卷全宗館藏的實體結構；按照《中國檔案分類法》對檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實體不同的檔案信息的特殊結構。
3A=F(C+I)的異化及其意義
A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質檔案的結構關系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現以下幾種異化形式，并且與檔案工作實踐中的特殊情況相對應。
3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經過整理的文件不是“典型的、科學意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實踐中也是可能出現的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經常性的業務活動，以至于大多省級檔案館都設有專門機構來進行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對應著一定的檔案實踐活動。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運動規律研究》一書中，將這一現象概括為“文件運動過程中的跳躍”現象。
其實這一現象在以往的檔案學研究中一直沒有給予科學解釋。在檔案學教材中，我們一方面強調文件轉化為檔案的三個必要條件，必要條件之一就是沒有經過整理的文件不是檔案，另一方面又認為文件一經歸檔進入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經整理是文件，可是它又是檔案館的日常業務之一，而且我們將這項活動不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學教材中也將這部分內容設在檔案工作的收集環節講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結構模型的異化形式可以給它適當的解釋。
3.2A=F(C+X)是檔案結構模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機聯系及其表現形式（信息I異化為X)，這種現象在現實的檔案實踐中也時而顯現。例如：織布廠的樣品室中的產品樣本，其本身就具有檔案的性質，它以實物的形式記錄企業的產品開發和生產活動。據筆者調研，甚至有不少企業干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經發生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實這些樣本與開發它們時所形成的產品檔案相互對應，換言之，二者所含的信息盡管表現形式不同，但實質上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現同一個產品的信息，共同記錄和反映企業的產品開發和生產活動，應該說二者所包含的信息具有內在的必然聯系，但是對樣品“檔案”和產品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機聯系。此種情況在檔案工作實踐中絕非個別現象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯系，各自整理分別保管習以為常。特殊載體的檔案尤其是實物檔案往往需要特殊的整理方法，同時形成它們的特殊結構。
3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結構而淡化文件的載體。當我們對檔案的處理重點針對它的信息，而很少關注它的載體形式時，則檔案結構的模型異化為A=F(X+I)（此時載體C已經異化為X）。這個表達式最為典型的現實意義是我們目前最為關注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對象主要是針對文件的信息，使之能更好的適應人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機保管以前，其載體只具有技術方面的意義，幾乎與整理沒有關系。電子文件即使是脫機以后，它的整理保管與紙質文件的整理原則也不會完全一致，甚至大相徑庭。
值得注意的是，對電子文件的整理由于主要是針對它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結構（信息結構而非實體結構）都將發生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內容、時間和形式等建立的文件之間的歷史聯系）和邏輯性原則今后會成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發電子檔案的結構也必將突破紙質的實體檔案結構的固有模式。例如，根據“電子文件真實性的永久保管國際研究項目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構成要包括：載體、內容、物理和智能格式、活動、人員、檔案鏈、背景等7個基本要素，[8]與傳統的紙質文件相比，顯然文件的微觀結構發生了重大變化。從宏觀上講，傳統的全宗也不一定再是檔案結構中的最高層次。美國檔案學者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻戰略”應用于傳統的檔案實踐中顯然是困難的，但在電子文件領域的應用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻戰略”觀念對傳統的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結構形式等方面從理論到實踐都將產生深刻的影響。
綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結構的基本模型，F表示使文件轉化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時代特征。檔案的實體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現以后各國檔案學者提出的新的原則和方法，都是對F的時代特征的注釋，我們應該相信，隨著檔案實踐的發展，F還會有新的含義。另外，F與文件的載體C和文件信息I明顯存在對應關系，文件的載體不同（往往表現為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當載體C發生異化，只對文件的信息I進行整理時，也應該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F、C、I中任何一個要素的變化都會直接影響到檔案的結構，因此，不同文件載體和不同文件信息表現形式的檔案實踐將會直接導致檔案結構的多元化。
對檔案結構較為系統的研究，目前尚未引起檔案界應有的重視，成果較少，將檔案結構模型化就更顯得困難，本文僅作為對該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評指正。
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