時間：2023-01-07 14:14:02
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科技檔案的形成并不是在某個階段，而是工程從開始到結束的整個過程，科技檔案的建立能起到維護企業發展的重要作用，同時也是我國水利水電建設事業的珍貴財富。專業性是科技檔案管理建設的重要方面，建立程序、內容的鏈接、專業的交叉都必須建立在專業性的基礎上。除此之外類型和種類的多樣性也是檔案管理的特征，在建立檔案的各個階段、各個專業都是不可或缺的。在工程建設的勘察設計階段就應該開始檔案建立工作了，按照社會上存在的檔案建立規則來開展一系列的文件整理，這也說明了當前的科技檔案管理存在著一致性，和其他檔案管理相比，科技檔案在歸檔之后更具有現實性和實踐性，能夠對實際的工程建設進行指導。要想實現科技檔案的現代化管理，就必須結合實際工程的特點，在建立檔案的時候，使用任何對建檔有幫助的方法和技術，樹立檔案管理人員現代化管理的意識，進一步提高檔案管理的水平，發揮出檔案管理對工程建設的重要作用，促進企業的經濟發展。
2加快水利水電科技檔案管理的現代化建設
檔案是企業發展的見證，能夠人們了解企業的歷史文化。在水利水電工程建設中經常會用到檔案，它能夠幫助施工人員查看到原來類似工程建筑的資料，為當前的工程提供依據，進一步保證工程建設的質量。下面我們就對如何加快科技檔案現代化管理進行闡述。
2.1提高科技檔案管理水平
檔案管理工作十分復雜，其中涉及到的步驟很多，例如收集信息、編號、歸檔、保存等等，檔案管理人員必須做好每一步工作，否則就會影響到檔案管理的質量。為了能夠進一步加快當前水利水電科技檔案的現代化管理能力，第一，對檔案管理的各個流程實行科學化管理方法，采取先進的檔案管理軟件，提高檔案管理效率。第二，按照當前的檔案管理規范，對不同性質的文檔采取不同的歸檔方法，對一些保密性強的文件，應該做好特殊管理。第三，紙質的檔案由于隨著時間的增長會逐漸損壞，工作人員應該對這些文件進行妥善處理，在接手一批文件時就應該做好驗收工作。第四，檔案資料中會有竣工工程圖，在歸檔之前要查看各個部門是否都已經加蓋公章。第五，引進先進的檔案管理設備，加大檔案管理投入，提高檔案管理的環境，盡量減少對檔案的破壞程度，延長檔案歸檔年限，只有做好上述工作，才能夠實現科技檔案的現代化管理。
2.2加快科技檔案管理進程
作為水利工程單位，科技文檔將逐步替代傳統的紙質檔案載體，加快科技檔案現代化管理的進程，一要建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案管理工作標準化管理，形成高效管理和開發利用檔案信息資源的網絡管理系統，達到檔案管理自動化、信息傳遞網絡化的目的，進而提高檔案的利用率。二要積極推進科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，以計算機技術的應用作為檔案管理工作技術現代化的中心，提高檔案檢索、內容查詢功能的實效便捷，實現檔案信息數字化、存儲海量化。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》的要求，全面收集、安全管理、使檔案管理向著信息化方向發展。
2.3完善科技檔案管理制度
（1）作為水利工程單位，應該根據國家水利部的《科學技術檔案管理暫行規定》有關法規為準繩，制定出本單位相關的規章制度，以確保其完整、準確、系統、安全和有效利用。（2）建立科技檔案統計臺帳，做到帳實相符；建立查、閱、借檔案利用效果登記表，做到查閱、借閱有登記，利用效果有記載。（3）規范檔案業務管理，制定切實可行的科技檔案分類大綱、保管期限，使檔案業務工作井然有序。
3科技檔案在水利水電建設中的作用
3.1激發水利水電科技檔案活力
（1）優化整合。針對水利水電科技檔案是水利活動真實、完整、準確記載的規律性，根據每個主題要求，收集整理工程資料，通過整理、分類、鑒定、保管、積極挖掘檔案內在價值，總結規律，對檔案進行提煉，使檔案信息不斷增值，使分散的檔案信息資源得以整合。（2）將整合的資源信息與電子網絡相結合，充分利用現代計算機技術對科技檔案進行現代管理。將整合的資源信息與電子網絡相結合，以確保整合后的檔案信息資源能夠以有效手段為本單位提供便捷、高效的檔案信息服務。（3）加強規劃。檔案的建立需要各個部門的配合，通過完善和協同各個部門之間的工作，規劃好檔案的管理方法，制定出合乎當前檔案管理的制度，并組織好其他部門和人員參與科技檔案的管理中。
3.2強化水利水電科技檔案的服務效能
（1）為了保證檔案的及時歸檔，建立起最全的檔案資料，檔案管理人員在服務方式和內容加以改進，提高催促的力度，積極建立檔案管理系統，開發檔案資源，建立期一個科學的檢索方式，方便用戶使用。（2）科技檔案的建立目的不僅僅是為了記錄工程建設的過程，更大的目標就是能夠被其他工程建設服務，作為檔案管理人員也應該積極地為建設人員提供檔案信息。同時還應該借鑒其他國家和地區的先進的檔案管理方式。（3）計算機技術在科技檔案管理當中的應用，改變了傳統的管理方式，這也是體現現代化管理的重要方面，根據檔案的特點建立起科學的管理方式，嚴格控制檔案的使用權限，特別是對一些保密的文件，對整個檔案使用的過程嚴格把關。
4結束語
檔案的收集、歸檔、整編、保存工作科技檔案管理的基礎工作是收集、歸檔、整編、保存。我們要做好這些基礎工作，一是要利用先進的檔案管理軟件，對科技檔案進行系統、有效的收集及整編。二是按照科技檔案歸檔的標準及要求，嚴把質量關，保證歸檔的科技檔案資料文字清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完善。三是優化硬件設備，提升檔案庫房的保管環境，配備空調、抽濕機、電腦等設備，防止檔案老化、發霉。
二、加強水利水電勘測設計院科技
檔案信息化管理作為水利水電勘測設計單位，科技檔案管理的信息化管理是必然的。我們要做到科技檔案管理的信息化管理要做到以下幾方面：一要建立統一的檔案管理系統，形成高效管理檔案信息資源的管理系統，提高檔案的自動化和信息化管理。二要建立科技檔案數據庫和多媒體數據庫，使檔案資料更加便于查找和利用。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》等相關規定，全面收集、整理、管理、利用水利水電勘測設計科技檔案，使檔案管理朝著信息化方向發展。
三、加強水利水電勘測設計院科技
檔案制度化管理沒有規矩不成方圓，要提高水利水電勘測設計院科技檔案管理的質量，必須依據水利水電勘測設計院科技檔案的特點及存在的問題，全面規范檔案的業務工作。根據國家《檔案法》、《保密法》等有關法律法規的規定，對水利水電勘測設計院科技檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面進行規范，制定《科技檔案管理與歸檔制度》、《科技檔案借閱制度》、《科技檔案保密制度》、《科技檔案鑒定銷毀制度》、《庫房管理制度》等各項制度。建立水利水電勘測設計院科技檔案管理臺賬，做到歸檔、借閱有登記。規范科技檔案業務管理，制定科技檔案分類大綱、整編規范、保管期限等。
四、提高水利水電勘測設計院科技
（一）對水行政執法檔案管理工作重視不夠有些領導同志把執法工作的重點放在抓行政執法的過程上和抓行政執法的效果上，他們并不了解水行政執法檔案管理工作的重要意義，往往忽視了水行政執法后的執法檔案資料的收集、整理工作，因此對水行政執法檔案管理工作投入的人力、物力、財力也就不足，從而造成水行政執法檔案管理工作無法良性開展。
（二）執法人員素質有待提高根據河南省水政監察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調查結果顯示：水政監察大隊的人員（3832人）中，中專以上學歷為2017，占總人數的52.6%；大專以上學歷為1497人，占總人數的39.1%；本科以上學歷為318，占總人數的8.4%。從學歷結構看，本科以上學歷人數較少，大專以上學歷的人數比例也不足50%，學歷結構有待于進一步優化。有的大隊雖然引進了文書檔案管理專業的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓。
（三）經驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執法檔案管理工作水平，各個水政監察大隊之間就要不斷地進行經驗交流，只有通過經常性的經驗交流才能找出本單位在水行政執法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結出本單位在水行政執法檔案管理工作方面的經驗。通過經驗交流會促進各個水政監察大隊在水行政執法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執法檔案，才能提高領導同志對水行政執法檔案管理工作重要性的認識，從而加大對水行政執法檔案管理工作的投入力度。
二、加強現代水行政執法檔案管理工作的辦法及措施
（一）強化責任，提高認識要加大對水行政執法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監察機構要把水行政執法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監察機構的水行政執法檔案資料管理責任，經常組織檢查組進行檢查通報。對水行政執法檔案資料管理不力、不善的要責令整改，并對整改方案進行監督和指導。
（二）嚴格執行水行政執法檔案資料管理規定要想使水行政執法檔案資料的管理更好地服務于水行政執法工作，就要嚴格執行檔案資料管理規定。根據《關于印發水行政執法文書檔案管理辦法》中對水行政執法文書檔案資料管理的有關規定，要對各種檔案資料立卷歸檔進行嚴格的要求，認真收集、積累、整理水行政執法檔案資料，然后分門別類進行歸檔，使所有的水行政執法資料都達到統一格式、統一標準。
（三）水行政執法檔案資料整理應按章有序進行水行政執法檔案資料整理與分類應按照水行政執法檔案形成規律和特點，將水行政執法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執法檔案資料的有機聯系，使其有系統、有條理地反映執法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標準要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。
（四）強化水行政監察人員的業務培訓水行政監察執法人員中有些人未經過專項培訓，監察執法隊伍中即懂專業又懂法律的人才比較缺乏，部分執法人員在執法過程中，法律知識掌握不夠，業務不熟悉，造成執法水平較低。一些案例告訴我們，因對執法證據收集程序、步驟的不熟悉，造成執法過程不規范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經常開展執法人員業務培訓，規范執法程序，提高水行政監察執法人員的業務素質和執法水平。
（五）應建立“案件首問負責制”和“案卷檔案調用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經辦人員，經辦人員同時負責案卷、證據的整理，并負責及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調用和管理必須明確專人負責，并有專門場所保管案卷，做好調卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。
三、結束語
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區對水利工程檔案在工程建設和管理的重要性還認識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。由于只注重工程建設，沒有相應的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設和運行過程中出現的問題無法提供有效的、科學的數據資料等，直接影響到工程建設和運行維護管理。
（2）檔案現代化管理意識薄弱。隨著互聯網技術的快速發展，大數據時代已經到來，各種智能和應用APP已經普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現代化意識還很薄弱，導致配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用。因此，如何利用互聯網、云計算和大數據時代，做好檔案數字化和現代化管理工作，是灌區水利工程檔案管理快速發展面臨的一個現實問題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應檔案網絡化的發展需要。這一點主要體現在，灌區水利工程檔案數字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設備和管理軟件沒有起到相應的作用，雖有計算機和檔案管理軟件，但紙質檔案沒有實現數字化和進入數據庫，還按手工方式在進行查找和查閱。
（4）檔案管理專業人員匱乏。目前，部分灌區為了節約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業性較強，若是單靠沒有接受過專業培訓的人員來完成此項工作，失誤和錯誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設提供可靠的、科學的、完整的依據，必然為水利工程建設和管理帶來影響。部分灌區對水利工程檔案管理工作并沒有嚴格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設期間的管理和環境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設和運行管理同步進行，因此造成檔案質量偏低，可參考性和可依據性較差。
2加強灌區水利工程檔案信息化管理的對策措施
（1）提高認識，增強做好灌區水利工程檔案管理工作的責任感。關鍵要從三個方面提高認識：一是加強灌區水利工程檔案信息化管理和利用，可以實現灌區水利工程檔案信息資源的合理配置、科學管理，為灌區建設提供必要的服務。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區水利工程檔案信息化可以實現網絡化服務，做到資源共享，提高灌區檔案信息利用的效率。
（2）落實相關法規，建立灌區水利工程檔案信息化管理標準。一是要熟悉檔案管理的相關法規和標準，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標準化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標準和要求。二是現有紙質檔案的數字化程度高低，決定了灌區檔案信息化建設的規模與水平，也是灌區下一步建設數字化檔案館的基礎。三是采用統一的數據庫，是檔案數據庫的基礎，是有效管理檔案系統的基石，是高效調用數字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強硬件設施建設。根據我省灌區的實際建設情況，首先應當配備檔案信息化需要的相關基礎設施設備，例如，津科JI-110檔案管理系統、SQL2000數據庫系統、大容量存儲系統、高速掃描儀、管理計算機和打印機等設備，為做好檔案信息化管理提高技術支持。同時，應對灌區的檔案管理人員進行辦公自動化和信息化應用技能培訓。通過上述措施，可實現灌區水利檔案管理的部分數字化和局域網網絡化管理，大大降低檔案管理人員的工作強度，同時數字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強環節管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項目開始立項時，搞清楚項目的隸屬關系、完成方式以及項目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內容，做到確保關鍵性材料的有效控制。接收資料時，參照水利行業工程技術檔案的要求，建立檔案目錄，根據目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區水利工程建設中，可適當采用合同約定的方式，預留一定比例的工程合同價款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應按照要求收集、整理、歸檔工程各環節的文檔資料，在工程竣工時，經建設單位簽發資料交接單后，才支付這筆尾留款項。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統一領導，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務層層分解，具體落實到各部門，納入相關的管理程序和職責范圍。做到有組織領導，有專業檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現代化是檔案現代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現代化意識的提高，可使檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使水利工程檔案更好的服務于灌區經濟的發展。
（6）積極爭取資金，提高檔案數字化水平。各灌區可利用續建配套與節水改造項目的信息化資金，加大對灌區水利工程檔案的數字化加工范圍，開展灌區水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份等工作，提高灌區水利工程檔案的數字化程度。同時，利用計算機和軟件技術，使用國家規定的檔案管理軟件，實現對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統自身維護等功能。另外，可依據灌區自身需求和使用環境，建立檔案網絡版，實現局域網或廣域網上檔案的授權共享和調用。
（7）加強業務技能培訓，提高檔案管理人員的素質和能力。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網絡、信息化等相關專業知識領域的學習，為下一步檔案數字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業培訓提升管理人員的業務能力和水平。
3結語
一、當前水利單位檔案管理干部隊伍存在的問題及原因
（一）存在的問題
水利單位檔案管理干部隊伍青黃不接，斷層嚴重。人才斷層一直都是水利檔案管理中的一個十分突出的問題。進入新世紀后這個問題不僅沒有得到解決，反而還有繼續擴大的趨勢，這個問題的存在影響到水利檔案管理工作的正常發展。這種情況在但在短期內這種現象很難得到改善。
水利單位檔案管理干部的業務知識不足。在水利單位中，現在很多的檔案管理干部的業務知識都存在著一定的缺陷。同時有檔案干部的年齡普遍都比較大，接受新知識的能力較為不足，再加上變動頻繁和經費等原因，使得培訓工作沒有跟上，特別是基層水利單位檔案人員業務多數不很熟悉。
缺乏足夠的信息技術知識。在現在的水利檔案管理干部中，很多人的年齡都比較大，他們當中只有很少的一部分人才懂得一點信息技術知識，很多的人卻是一點都不懂。現在的檔案管理人員中基本上沒有熟練操作的工作人員，同時很多基層單位辦公室沒有配備電腦，檔案干部中能熟練操作者就寥寥無幾了。
水利單位檔案管理領導班子需要進一步的加強。如今很多水利單位中的檔案管理都存在著領導班子配備不全而且不及時補充完善現象，領導班子成員由于業務水平的限制，成員中沒有配備精通業務的，大部分是外單位選調進來的，沒有從本部門本系統提拔干部，也不同程度地影響了檔案事業的健康快速發展。
（二）原因分析
一些水利單位為了進行人員精簡從而實行減員，檔案部門成為了“重點照顧對象”，很多單位都大幅的裁剪檔案部門的人員，大幅的壓縮檔案人員定編。在這樣的形式下，很多的經驗豐富、責任心強的老同志提前退出工作崗位，而留下的那些較為年輕的干部卻又不能夠很快的適應新的崗位，從而出現了“斷層”現象。
同時形成以上問題的主要原因還有現在的水利單位干部們都缺乏足夠的檔案意識，他們不夠重視檔案工作，認為檔案工作不能直接產生經濟效益，不能直接完成某項經濟指標，可有可無，在確定人員時有較大的隨意性，沒有考慮檔案工作的特殊性和對工作人員的特殊要求，導致選配檔案領導班子時出現主觀隨意性。同時缺乏對檔案部門的監督管理。現在的檔案行政管理部門沒有嚴格按照檔案法律法規的要求履行指導監督的職責，強調檔案業務而放松了對檔案人員的要求。最后是機構改革導致有些單位一人多崗的現象，致使檔案人員兼職過多，有些單位干脆花錢請檔案局館的人員整理檔案，完了把檔案一鎖了事，束之高閣，不再管它，從而失去了檔案工作的意義。
二、加強水利單位檔案干部隊伍建設的具體措施
（一）彌補人才斷面，度過困難時期
不管是從哪一個角度來看讓經驗豐富、責任心強的四五十歲的業務骨干提前退休，對于檔案工作來說都是一種損失。在任何單位中檔案工作對于管理經驗有很強的依賴性，一個沒有經驗的人想搞好檔案工作只是一廂情愿，水利單位也是如此。當下首先就是必須要吸收有經驗的老同志。水利單位應該返聘一些經驗豐富的老同志，讓他們回來繼續做好檔案工作，同時利用三五年時間帶出一批年富力強的接班人，這樣做對水利單位的檔案工作長遠發展意義重大。同時還必須要穩定中年人這些人雖然經驗比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代人，有些已經成為本單位業務骨干。想方設法穩定中年人，發揮他們的聰明才智并將青年人團結在自己周圍，以增強檔案工作凝聚力，度過人才斷裂層造成的困難時期，才能在此基礎上發展檔案事業。再次是努力培養年輕人，讓他們早成才，快成才，頂起檔案事業一片藍天，是本單位檔案事業發展的百年大計。
（二）加強檔案隊伍業務學習，拓寬檔案干部知識面
在當今社會，作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創新，水利單位中的檔案管理人員也是如此。因此，創造積極向上的學習氛圍非常重要。要將水利單位中的檔案人員的學習作為生活中的重要環節，讓他們把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及的工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。同時可以制定相應的制度，提出具體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。
統一思想認識，深刻領會加強城建檔案管理工作的深遠意義。
在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據，可以為維護相關組織和公民合法權益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門要以科學的思想為指導，運用現代科學技術的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問題，達到對檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿足城市現代化建設的發展需要。城建檔案工作者要站在對歷史負責、對未來負責、對人民負責的高度，樹立強烈的責任感和事業心，把依法開展檔案管理工作作為自己義不容辭的責任。各職能部門也要共同參與，齊心協力，使城建檔案工作逐步走向規范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經濟建設服務。
完善各項制度，建立健全城建檔案管理機制。
制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運轉的根本保證。要強化制度體系建設，完善建設工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設單位簽訂建設工程檔案報送責任書等形式，從制度上強化對工程檔案的監管力度，保證檔案的接收質量。同時，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關制度，用制度規范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執法機制，加強執法隊伍的建設，培養一支能夠適應新形勢發展的高素質的執法隊伍，確保各項制度能夠落到實處，使檔案管理工作走上制度化、規范化、科學化的軌道。
應用現代科技，提高城建檔案現代化管理水平。
在市場經濟條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產業來管理、開發和經營，走科技強檔之路；要用現代通訊技術和計算機技術，提高城建檔案信息服務功能的實現水平，使其在城市可持續發展中發揮重要價值。要配備必要的檔案管理現代化設備,實現檔案儲存縮微化、保護科學化、辦公自動化。要采用現代化信息處理技術和手段保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數據庫系統。
提高服務水平，發揮城建檔案工作的社會作用。
隨著城市的建設和發展以及科學文化建設的到來,建設系統的各項工作對城建檔案的需求在內容上越來越廣、要求上越來越高，為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案開發利用工作向深層次服務轉化，不斷創新服務機制、拓寬服務領域、改進服務方法、更新服務手段、提升服務功能、提高服務水平,最大限度地滿足城市建設對檔案利用的要求。要在主動服務、超前服務上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發利用型轉變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規劃、勘測、設計、施工以及城市建設管理、科學研究、修史編志、社會教育、國防建設和應對突發事件等諸多方面發揮作用,創造出更大的經濟效益和社會效益。同時,還要加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點工程檔案的備份和安全保管工作,加強對重點工程檔案信息的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供服務。
現將相關事宜公布如下：
一、大賽主題
本屆大賽圍繞“基于問題解決的作文教學”的主題進行。從“我的作文教學觀”“我的作文教學實踐”兩個層面展開寫作。“我的作文教學觀”要求立足作文教學發表觀點，可以是作文本原思考、教學改革、教材建設、課程資源開發的理論性文章，也可以是作文教學反思、作文教學評價、作文考試等言之有物的文章。“我的作文教學實踐”突出作文教學探索成果的展示，可以是課堂實錄，可以是教學設計、校本教材章節摘選、作文教學序列實踐探索、作文教學故事、師生寫作檔案、教研活動紀事，也可以是課題研究報告等具有實踐真知的文章。
二、參賽對象
全國各地初中、高中、中等師范學校、職業技術學校的語文教師，中學語文教研員、高等院校語文教師、中學育工作者。
三、論文評審
本著公開、公平、公正的原則，本次大賽設有特等獎、一等獎、二等獎、優秀獎四個獎次，獲獎結果將在第三屆“三新”作文研討會現場公布并頒發獲獎證書。獲獎名單將于大賽結束后在本刊公布。論文評審過程由全國“三新”作文教學研究理事會專家評審團指導，《新作文》雜志社編輯部執行，并接受讀者大眾評審團的檢驗。
四、投稿要求
1.每位參賽者可同時參加“我的作文教學觀”“我的作文教學實踐”兩個層面的寫作比賽，每人最多可投兩篇。教師下水文及指導的學生優秀作文不參與此次評選。參賽論文嚴禁抄襲，不可一稿多投，已發表的文章不在參賽之列。字數控制在1000-5000字之間。
2.請將個人姓名、詳細通訊地址、郵編、電話號碼、電子郵箱附在文章最后，方便及時聯系。
3.本次大賽專用投稿郵箱：。歡迎以電子版的形式投稿，來稿請使用word文檔并以附件形式發送。發送主題為：三新參賽+作者姓名+主題（教學觀/教學實踐）。
4.每篇參賽論文需交評審費用50元。
5.評審費郵寄方法：
（1）郵局匯款。郵寄地址：山西太原市柳巷南路云路街小區2號樓新作文雜志社；030001 新作文雜志社（收）
（2）賬號匯款。匯款戶名：《新作文》雜志社有限責任公司 賬號：04136501040003117（中國農業銀行太原金穗支行）
五、大賽時間
2016年9月1日――2017年3月底
六、其他
1.所有參會者均可獲得加蓋新作文雜志社和全國“三新”作文教學研究會公章的獲獎證書。
2.評獎過程中收到的論文會陸續擇優發表于《新作文?中學作文教學研究》上，供全國廣大讀者品鑒交流。
3.參賽優質論文的作者將有機會在第三屆全國“三新”作文教學研討會的自由論壇上闡述教學主張。
關于此次大賽更加詳細的內容，歡迎關注微信：三新作文（sxzw5610）
QQ 咨詢 ：279463773
電話咨詢 ：0351- 4193845
新作文雜志社
關鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯網的發展， 科研人員能夠通過各種文獻數據庫接觸到海量的文獻資源。以國內來說，CNKI中文文獻數據庫是國內最具有權威和最受歡迎的綜合性文獻數據庫，包含多種類型的文獻: 期刊、學位論文、會議論文等。如何對數量眾多、類型繁多的文獻進行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻整理和標注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發。EndNote是一個專門用于科技文章中管理參考文獻數據庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻檢索、文獻整理等文獻統一管理，還能在諸如word、latex等環境中完成引文統一標注、在文末自動按特定格式生成參考文獻列表等強大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個人參考文獻庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻數據庫的網上資源檢索的結果建立個人參考文獻庫，實現對參考文獻進行統一管理。EndNote沒有為中文文獻的導入和文獻格式的編排提供模板，給中文文獻的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導入中文文獻，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯；目前CNKI對endnote文獻的導出格式進行了全面的改版，改版后，文獻各種信息可以完全的導出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細介紹該方法及解決該方法導入文獻時出現的亂碼問題、添加個別信息的方法。
1 CNKI文獻的檢索及導出
通過單位已經購買的CNKI數據庫連接進入網站，并進入中國學術文獻網絡出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關鍵字，并點擊搜索按鈕，選中你需要導入的文章（單選或者多選均可），點擊文獻條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻的輸出格式。點擊“輸出到本地文件”，將內容保存本地電腦。該文件包含了多個參考文獻的相關信息，順序依次是文獻類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學;
%T 談聯機檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報科學技術
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯機檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數據庫:2416，自然語言:1990，計算機:1713，文獻記錄:1708，文獻標引:1686
%X 計算機情報檢索技術的發展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質科學院水文地質環境地質研究所;
%T 將情報語言與自然語言一體化檢索應用于地質資料檢索系統
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學會專業圖書館分會、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質資料;;信息化檢索;;情報檢索語言;;自然語言
%X 地質資料是地質工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內蒙古大學
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動的真實記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數據庫的建立、文獻導入
啟動EndNote程序，彈出一個窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創建一個新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統自動生成擴展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個人參考文獻圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點選OK。如果filecontrol. enl沒有出現在下拉選單中，點選Browse按鈕，系統會跳出一個窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻導入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應的標簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導入；第三種是利用EndNote進行聯機檢索將結果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻導入到數據庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執行Import，EndNote就會依據模板將題錄信息逐條導入到數據庫中。
3 文獻導入時亂碼解決
在實驗過程中，如果Text Translation的選項設為默認的No Translation，則導入的題錄信息全是亂碼，這時需要將導入的參考文獻全部選中，刪除，進行重新導入。正確的設置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數據庫中的文件添加信息
在往EndNote數據庫中導入題錄時，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結束語
本文給出了CNKI文獻導入EndNote方法，以及在導入時出現的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻添加更多信息。將CNKI文獻導入到EndNote數據庫之后，科研人員可以對文獻進行集中的管理、閱讀、批注，結合EndNote的Word插件，還可以系統對科研論文中的參考文獻進行自動編號，自動更改參考文獻格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
參考文獻：
[1] 王德英.基于Endnote的CNKI文獻導入方法[J].現代情報,2008(1):180-181+201.
[2] 郭永杰.文獻信息管理軟件endnote應用簡介[J].硅谷,2008(23):48.
[3] 溫素梅.簡述EndNote在Word文檔中的應用[J].福建電腦,2010(1):149.
