時間：2023-01-15 15:45:11
緒論：在尋找寫作靈感嗎？愛發表網為您精選了8篇文件檔案管理員，愿這些內容能夠啟迪您的思維，激發您的創作熱情，歡迎您的閱讀與分享！
一 院系教務檔案管理的現狀及存在的問題
1 檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識
目前，大多數高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應付上級指派的任務臨時擔任兼職檔案員，并未接受過系統的檔案專業知識和技能培訓，僅能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數檔案因短時間內不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發展。
2 院系教務檔案標準化、規范化工作有待提高
調查中發現，約40％的院系教務檔案管理不規范，教務文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重，特別是遇到部門人員調動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質存檔材料格式不規范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現遺失遺漏的現象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。
3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源
隨著社會的進步和科技的發展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統計等功能，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據軟件提示要求將材料錄入或掃描進數據庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節省了人力物力。但現階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業培訓，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導致檔案管理軟件的作用的發揮在很大程度上被限制。
二 對優化檔案管理的建議
1 增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質
高校應重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅要有高度的責任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，必須樹立一種良好的職業道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內外先進檔案管理動態，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好教務檔案管理工作，真正提高自身的素質和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應多渠道多方位地為管理人員提供各種學習和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設講座、參觀并學習其他優秀院校的教務檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質。
有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學創造良好的外部環境。首先，檔案管理有利于整個學校管理工作的規范，這就包括對學生學籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學生在高校學習的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優秀。學生和老師是高校教學工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環境中有歸屬感和責任感，有利于教學水準和學習興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學術資料，這種專業資料的保留和歸檔，無論是對于學生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學工作有著重要的意義，它是一個學校構建可見科研學術氛圍的一個重要歷程。高校教學不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責就是引導學生勇于創新，高校教學的目的是為社會培養和輸送更多的具有創造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設，只有在濃郁的學術科研氛圍中培養出來的學生，才可能掌握更加專業和全面的學科知識。這是檔案管理服務于教學工作的另一個直接體現。
2 進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理
為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學理論為指導，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規，并結合《普通高等學校檔案管理辦法》等規定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權限與責任。另外，根據學校相關教學檔案管理規定，務必做好教務檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務檔案管理工作納入常規工作的范疇，保證院系教務文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務檔案材料的完整性，保證教務檔案的開發利用價值，進一步明確院系在教務檔案管理的職責，使院系教務檔案管理真正走上制度化、規范化的道路。
3 掌握現代化管理技能，運用現代化技術，充分利用高校檔案管理軟件資源
教學檔案的管理應與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，能將文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來目，而充分運用此現代化科技手段和先進操作管理技術，有效發揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應該克服怕麻煩的心理因素，耐心學習如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務于教學工作打下了良好的基礎。
高校檔案的現代化管理，有一個重要的內容就是高校檔案的信息化建設。信息化建設是信息科學技術革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰，傳統的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設，高科技元素的加入是信息化建設的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學工作還是學校的其他管理工作，計算機已經成為使用的常見設備，檔案管理工作要做到為教學服務，在硬件設施和使用工具上首先應該與其他的教學工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術的使用。計算機設備只是一種硬件設施的需求，信息化建設除了要對硬件設備進行完善以外，還需要技術的提升，自動識別技術是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術，這種技術能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學生和老師服務。現代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學水平的進步，在新形勢下，高校教學水平的進步也必須重視對各種新技術、多媒體的教學應用，檔案管理工作的現代化，能夠提供給教學工作內容更為豐富的資料，特別是大量數字資料的提供，能夠使教學工作的開展更具有時代性。高校教學水平的提高需要多方面的共同努力，現代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。
一、基建檔案在醫院管理中的作用
近年來，我國對醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案載體種類多、檔案數量大、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分之一，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和事業不斷發展服務。因此，檔案部門在收集檔案時要抓住兩個環節：一是收集基建開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、洽商變更等；二是在交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝等施工過程和結果的記錄。
二、 基建檔案管理中存在的問題
醫院基建檔案在其形成過程中存在的問題往往被忽視，對一些數字的統計整理不夠齊全，一些數字和報表不夠規范。這些結果構成的原因主要有以下方面：
1.對檔案管理工作重視不夠。由于醫院建筑物改變設計用途不是經常施行，因而醫院往往忽略了基建檔案的管理或是管理不善，導致檔案殘缺不全等現象。
2.檔案管理水平跟不上。在項目檔案管理工作上遠沒有達到標準化、制度化、規范化管理。檔案管理制度不健全，檔案制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制，在執行上也存在“軟”現象。
3.檔案專業人才缺乏，知識結構老化，知識層次低。在工程建設中，檔案人員一般是新參加工作的同志多，缺乏檔案專業知識，對工程檔案比較陌生。檔案專業畢業或者檔案館員中高級職稱的人很少，熟悉檔案法規制度，熟練掌握網絡技術、軟件制作，用電腦操作并對檔案進行開發再利用的專業人才更是奇缺。
三、保證檔案完整準確應采取的措施
1.檔案的工作質量關鍵是領導的重視問題。醫院施工負責人與施工方應進行了協調和核對，并將醫院檔案管理員的工作納入醫院的管理制度，納入有關干部的年終目標考核內容，從制度上提升檔案管理的重要性，才能解決檔案不被重視的問題。
2.加強檔案的宣傳教育工作，增強檔案意識。通過宣傳教育制造輿論，端正人們對檔案工作的態度，進而引起關注，取得支持，才使最早一部分遺失的檔案得到補充和完善。
3.建立健全檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等制度。做好基建檔案前期的收集工作力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性。檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參戰人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。
4.醫院基建檔案應實行集中統一管理。及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、系統、安全和有效利用，這也是國家對于各類檔案管理的基本要求。
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分,反映了一所高校具備的學術水平和實力,但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題,使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎上,提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策,以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料,是高校科研活動的真實記錄,在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展,科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說,由于本科辦學歷史不長,科研能力和學術水平較低,對科研檔案管理的重要性認識不足,使得科研檔案管理水平滯后,無法保證科研檔案價值的實現。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問題,探討解決問題的途徑,對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平,發揮科研項目檔案的利用效益,更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發展。在知識經濟背景下,信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業,能否持續發展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識,只要擁有足夠的知識,就能夠更快地獲取知識,就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所,是教學科研中心,而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體,詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果,是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果,為學校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說,完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據憑證的功能,它直接反映了高校科研活動的原貌與進步,真實反映了學校的科研水平及辦學實力,是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據,實現科研管理的科學化、規范化、現代化,促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程,更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源,從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎弱、管理意識不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱,科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設,提高教學質量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發展,檔案意識薄弱,沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用,使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下,各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統觀念的影響,部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體,只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎,認為歸檔是檔案管理人員的事,與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源,是否歸檔無關緊要,擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項目的申報、評比,追求的是項目數量、經費的增加,只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可,并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求,從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性,對科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質量不高,科研檔案原始性、完整性、系統性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料,研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料,總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實際歸檔中,無論是縱向科研項目,還是橫向科研項目,其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性,使得科研檔案的價值大打折扣,最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前,新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規,結合各單位實際,制定了相應的科研檔案管理辦法,堅持由科研課題(項目)立卷的制度,再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收,然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責,科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴,科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調,科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段,對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設,科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后,科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來,高校檔案部門都處于封閉狀態,“藏在深閨人未識”,內無動力,外無壓力,工作缺乏競爭和創新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓,專業性不強,業務素質偏低,對科研檔案歸檔的內容不明確,對歸檔范圍把握不準,再加上他們還要承擔其他大量的工作,投入到檔案管理的時間有限,而檔案部門業務指導又不到位,難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統,提高科研檔案質量,針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題,我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理,充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識,提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識,以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發展的基礎。因此,科研檔案管理水平的提高,增強全校師生檔案意識尤為重要。首先,檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作,爭取學校領導和科研管理部門領導的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容,增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次,學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識,讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認識到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開發科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”,科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用,就不會產生抵觸情緒,反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進科研檔案工作的規范化。《高等學校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理,確保完整、準確、系統和安全,便于開發利用。”《高等學校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔,并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料,應當按照規定及時歸檔,任何個人不得據為己有。”為此,新建本科院校應堅持集中統一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系,明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責,建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理,明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式,如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個業務環節都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外,還應該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤,在課題驗收時,要由檔案部門對歸檔材料進行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎,從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集,實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中,由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務,投入到檔案管理的時間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準,導致歸檔材料的不完整、不準確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應根據科研檔案形成的特點,堅持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程,才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系,密切配合,及時了解和掌握科研課題的整體進程,指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全,確保科研檔案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競爭力,爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎,又是新技術、新創新的基礎,對學校有重大意義。這些科研項目,往往研究周期長,涉及范圍廣,研究人員多,檔案內容復雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質,強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點,要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎,系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識,還要不斷擴展知識領域,優化自身的知識結構和能力結構,掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術,具備科研項目管理知識,熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質,增強科研檔案工作服務能力。另一方面,檔案部門要轉變觀念,克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識,樹立服務意識,積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓,使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調,指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
參考文獻:
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在醫院工作中，醫院文化建設集中體現一個醫院的發展歷史、經驗，是一個醫院的精神靈魂集中所在，并指導著醫院各項工作的順利開展。隨著當前社會經濟環境的不斷發展，人們生活水平不斷提高，對醫院服務質量水平也有了更高的要求。為不斷提升醫院的服務質量水平，醫院相關領導，積極組織開展各項活動實施醫院文化建設工作。加強醫院檔案管理，對于推進醫院文化建設具有相當重要的作用。
1.醫院檔案促進醫院文化建設事業發展
1.1醫院檔案為醫院文化建設的一種具體表現。醫院檔案記錄了醫院的發展歷史以及經驗總結。在進行醫院文化建設時，應始終圍繞著醫院的歷史，不能脫離醫院的歷史，應充分體現醫院自身的特色、文化內涵以及歷史，始終圍繞著醫院檔案資料。
1.2在醫院文化建設中，醫院檔案為一個重要組成部分。醫院檔案一般包括醫院技術的發展，集中體現了無數醫務工作者的勞動成果；醫院檔案資料也包括醫院的經驗總結，為醫院的重要精神財富；檔案資料中也記錄了醫院發展的的整個歷程，其中有優秀醫務工作者的先進事跡。多種內容共同組成一種醫院精神，是醫院精神發展的動力。因此，醫院檔案作為醫院建設的一個重要組成部分，是一份相當重要的文化資產，推進醫院的文化建設以及發展。
1.3醫院檔案在弘揚醫院文化建設同時，宣傳先進人物
在醫院工作中，先進的醫務工作人員，他們堅持奉行醫院的行為標準以及醫院的價值觀念，為醫院文化的一種體現。在醫院檔案中，詳細記錄了先進人物的成長事跡，并將其匯編成冊，在增強員工認同感的時候，樹立其他工作人員學習的榜樣。通過學習先進人物的先進事跡行為，增強醫務工作人員之間的凝聚力，弘揚優秀文化。
2.醫院文化建設豐富醫院檔案內容
2.1醫院文化活動可對醫院檔案內容進行有效補充。在醫院正常運行的各個環節之中，文化環境建設、服務文化互動以及人文醫療精神的弘揚都是重要的表現行為。為完善這些環節，醫院相關職能部門應廣泛收集更多文字、照片以及實物資料，或到醫院職工中尋找真實的素材。之后總結這些工作，將方法、經驗總結成寶貴經驗，對醫院檔案資料進行補充。
2.2醫院文化應設立信息收集的渠道
醫院文化建設是一個關系到醫院上上下下、方方面面的工作，需要全體員工的共同參與，他們不僅扮演參與者的角色，同時他們也是信息收集者以及創造者。在一個階段工作結束后，不同的信息可按照規定的渠道，匯總到檔案管理部門。其余一些信息資料在民間，可通過醫院文化這一載體將這些檔案資料進行匯集整理。
3.醫院檔案與醫院文化之間的辯證關系
3.1醫院檔案以及文化兩者之間相輔相成
醫院檔案以及醫院文化均為醫院的基礎管理部分。兩者之間所屬管理范疇不同，但兩者之間存在必然的內在聯系。盡管醫院檔案有不同性質的載體，但均以具體的物質形態而存在，直觀、形象可見。作為醫院文化不僅通過具體的形象表現，同時也表現為一種內在的精神文化內容，體現醫院文化的獨特。作為文化的一種具體表象，醫院檔案同時記錄了醫院文化。兩者之間相互聯系，同時影響了醫院的發展以及建設。
3.2兩者互為因果
醫院檔案記錄了醫院的各項具體活動內容，集中體現了醫院的具體歷史內容。兩者之間相互依賴，一方面醫院文化是通過醫院檔案資料而體現的，一方面醫院文化同時豐富了醫院檔案資料。作為醫院建設的一項重要工作，醫院文化所形成的檔案，進一步豐富了醫院檔案。
4.醫院檔案可有效促進醫院文化建設
醫院檔案資料集中記錄了醫院各個部門的事業發展，具有較大的信息量。醫院檔案管理部門應以醫院檔案資料為基礎，進行再創造創新，發展成人們可以接受的作品內容形式，并將其作為載體，集中體現醫院的文化魅力。醫院檔案可起到宣傳教育功能。在醫院工作中，將全體員工當做教育對象，對醫務工作者進行醫院發展歷史的教育，宣傳先進優秀事跡，讓百姓對醫院檔案資料有全面的了解，改善信息滯后狀況。
5.總結
綜上所述，加強醫院檔案管理工作對于促進醫院文化建設具有相當重要的作用。充分挖掘醫院檔案優勢，發揮醫院檔案優勢，充分推進醫院的文化建設。
參考文獻：
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[2]梁維斌.醫院檔案管理在醫院文化建設中的意義[J].中國老年保健醫學，2012，10（3）：101-102
關鍵詞：職業道德；檔案管理；人員；研究
檔案作為記錄一個人的學歷信息、經驗等各種信息的載體，在企業發展以及個人發展中都發揮著重要的作用，它不僅能夠體現一個企業的歷史發展以及現在的建設情況，同時也是企業進行人事管理的重要依據。隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業的檔案管理工作越來越復雜，這樣就要求檔案管理的相關人員要具備良好的職業道德素質，在工作中嚴格按照規定進行檔案管理。本文就檔案管理工作的現狀以及工作人員職業道德建設進行分析和研究。
一、檔案管理人員職業道德素質建設的意義
為了能夠更好地進行企業的檔案管理工作，相關的工作人員要具備較高的職業道德素質，這主要是因為：首先只有相關工作人員具有職業道德素質，在檔案管理中能夠有較強的責任心，他們的職業道德素質要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進而促使他們能夠在實際的工作中無私奉獻，認真工作，切實履行檔案管理工作的職責；其次職業道德素質能夠有效地提高檔案管理人員為企業以及企業員工服務的質量，作為企業管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進行企業內部服務體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實際的工作中要重視這份工作，同時要加強職業道德素質教育和學習，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識程度，進而提高他們對企業內部的服務質量；最后提高檔案管理工作人員的職業道德素質能夠更好地提高檔案管理工作質量和水平，隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業在實際的檔案管理工作中將會面臨著更多新的挑戰和變化，這些工作上的變化和挑戰將會要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進行問題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業道德素質。
二、檔案管理人員職業道德建設的現狀
企業檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關工作人員，具有較高職業道德素質的工作人員能夠更好地促進檔案管理工作的發展，但是在實際的檔案管理人員職業道德建設過程中仍然存在一些問題需要解決，具體存在的問題如下:1.服務意識差。目前企業的檔案管理工作中員工實際工作中經常會以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會導致檔案資料的開放性比較差，出現這種現象的主要原因就是檔案管理工作人員沒有必要的服務意識，在工作中他們沒有意識到檔案工作是為企業提供服務的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務態度也非常傲慢。2.責任感不強。檔案管理工作因為其自身具有的復雜性、細致性、保密性特點，所以要求檔案管理工作人員需要有較強的責任心，嚴格按照國家以及企業的相關規定和制度執行實際的檔案管理工作，但是在實際的工作中經常會發現，因為檔案管理工作人員在實際的工作中沒有責任心導致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問題。3.專業技能素質不高。企業在進行檔案管理工作的職位招聘時，并沒有根據崗位的具體工作職能進行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會導致他們的專業技能素質不高，工作效率低下，具體表現在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導致檔案資料的存放沒有制度性，為檔案查閱造成嚴重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒有較強的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識，但是在實際的工作中缺少專業能力。
三、檔案管理人員職業道德素質建設的途徑
檔案管理本身就是一門標準化、規范化、科學化極強的學科知識，在實際的管理工作中相關的工作人員不僅要具備專業的能力和素養，同時還需要有較高的職業道德素質。本文就企業檔案管理中工作人員職業道德建設中出現的問題進行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態度，認真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業道德素質，首先應該要端正檔案管理工作人員的工作態度，在實際的工作中，要讓員工意識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理的工作認識，檔案管理工作是企業發展的重要內容，同時也是體現旅行自己工作職責的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業精神，要鼓勵他們認真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無私奉獻，在工作中腳踏實地，認真負責，做好各種細節工作。只有工作人員的態度端正了，在實際的工作中他們才能夠認真對待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務水平和質量。檔案管理工作的目的和本質就是為企業提供檔案服務。隨著企業的不斷發展和規模壯大，檔案管理工作人員應該要與時俱進，改變傳統的被動管理模式，不斷創新，推動專業化的服務管理模式，在實際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發點，重視對企業提供服務的實效工作，在提供檔案服務的過程中要堅持以人為本的原則，突破單一的檔案服務模式，以企業未來的發展作為著眼點，充分利用企業發展以及社會大環境，積極創新，提高檔案管理的人性化服務，提高檔案管理服務的水平和質量。3.提高檔案管理工作人員的專業技能。為了能夠促進企業的長遠發展，檔案管理工作應該要與時俱進。隨著我國信息化技術的不斷發展和應用，傳統的檔案管理方式和模式需要進行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業技能，具體提高檔案管理工作人員的專業技能途徑有：首先是可以通過網上學習、培訓等不同方式進行計算機技術的學習，提高自身的計算機應用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計算機技術促使檔案管理實現電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創新能力，在實際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創新的思想來面對工作中遇到的問題，經過多方面經驗考察、借鑒和分析，在此基礎上創新企業的檔案管理工作，繼而實現企業檔案管理工作的科學化；最后企業應該要不斷完善和規范檔案管理的相關制度，要重視檔案管理工作人員的實際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業技能提供支持，同時還應該要提供必要的物質支持。
四、結語
總而言之，隨著我國經濟的不斷發展和社會的進步，企業的發展也是十分迅速，規模也在不斷擴大。檔案管理工作時企業發展的重要組成部分，為了能夠促進企業的發展，企業需要十分重視檔案管理工作，在實際的工作中要加強檔案管理工作人員的職業道德素質，端正他們的工作態度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對工作富有責任心，提高對檔案管理工作的認識，在實際的工作中不斷提高自己的服務質量和水平，提高自身的檔案管理專業技能，進而提高檔案管理的工作質量和效率，完善檔案管理工作，促進企業的發展。
作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦
參考文獻：
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【關鍵詞】新建高職院校；檔案管理；問題探討
【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A 【文章編號】1671-1270（2012）02-0041-02
進入21世紀，隨著我國教育體制改革的深入進行，國家調整改革方向，大力發展職業教育。為完善高等教育結構、整合教育資源，優化人才配置，先后合并，重組升格了一千多所高職院校，極大地促進了職教改革。新建高職院校，教學質量和辦學效益明顯提高，在當今社會經濟發展、文明進步中發揮了重要作用。院校組合升格，學校檔案管理工作也經歷了整合、理順，規范和重建等各個工作環節，走上健康發展的道路，但在這個過程中，也暴露了許多問題和隱患，不容忽視。
一、存在問題
（一）檔案安全存在隱患
新建職業院校，在合并、重組過程中，事務繁雜，百廢待興，在校區搬遷、機構調整、人員變動、規章重建、工作理順等一系列工作進程中，檔案工作稍有疏忽，就會出現管理混亂，設施、原件受損、材料丟失等情況，存在嚴重的安全隱患。我省某高等職業院校就因學生錄取檔案的被盜而被社會不法分子鉆了空子，利用檔案材料所記錄的信息，大肆詐騙學生錢財，在社會上造成不良的影響，使學生名譽受損和安全受到威脅。
（二）制度規范，尚未理順
新建高等院校的成員學校，大都來自各個不同行業，不同學科，不同層次的中職學校。這些學校原隸屬于各系統的部、委、辦、局等政府部門，由于不同的歷史原因，其檔案管理的規章制度不盡相同，管理模式和管理方法亦“五花八門”，致使學院組建之后相當一段時期，存在著管理混亂，手段落后，效率低下，提供信息失真等問題，在一定程度上影響了學校各項工作的正常開展。
（三）管理隊伍參差不齊
由于新建高職院校前身的各中專學校沒有設置專職檔案管理職數，檔案管理人員是兼職兼管或臨時抽調，且構成人員復雜，崗位變動頻繁，少有專職人員，更缺乏專業人才，加之缺乏專業知識培訓，致使管理隊伍專業水平參差不齊，整體素質不高，對檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用沒有統一的標準，認為只要保管好利用時能找到就可以了。這一問題的存在，嚴重阻礙了檔案管理工作的高效運轉。
（四）檔案建設未成體系
學校檔案的特點有別于政府行政部門，這在于其只能是以教學科研為主，由于傳統觀念的束縛，長期以來，高校檔案管理重點大多放在文書檔案上，而對學校的教學、科研、管理等方面檔案的建檔，歸檔，管理，利用重視不夠，即使有也是有“檔”也少“案”，是應付一時檢查的“權宜之舉”，缺乏系統、全面的管理，使得資料遺散，管理不善，造成資源的浪費。
（五）檔案服務作用有限
由于觀念陳舊，檔案管理的信息化，規范化，制度化，組織化、科學化建設不夠，學校檔案工作長期處于封閉、半封閉的狀態，在高職院校建設發展和面向社會提供服務支持方面未能發揮應有的作用。
二、癥結分析
（一）重視不夠，責任不明
高職院校合并重組初期，因機構不健全，人員變動大，加之權責不明，監管不力，措施不當，常常造成工作失誤，人員失職，給單位和社會都會帶來惡劣影響。其根本原因就是領導和部門對檔案工作重視不夠。
（二）制度不全，規范不力
新建院校關注機構設置，人員調配，而制度建設大多跟不上，規范管理更是無從談起。有法難依，無章可循，是造成檔案管理工作混亂的原因之二。
（三）隊伍建設，明顯滯后
專業人員不足，配置不全，隊伍不穩，人員老化，弱化，綜合素質偏低，是新建高職院校檔案管理工作運轉不力成效不高的原因之三。
（四）觀念陳舊，手段老化
觀念陳舊，使許多人檔案意識淡薄，認識不足，造成工作失誤，而手段老化又阻礙檔案管理的科學化，系統化，信息化建設的步伐，影響檔案管理服務水平的提高。
三、建議
（一）高度重視新建高職院校檔案管理工作
高職院校檔案是記述學校教育科研、改革的原始憑證資料，維護著歷史的真實面貌，也反映出我國職教事業發展的偉大進程。其管理水平，服務質量如何，事關職教改革成敗。學校建設發展穩定，還關系到當地的社會經濟發展，精神文明建設，必須從對歷史負責的高度看待檔案建設。重視檔案工作，要強化意識、統一思想、健全機構、明確職責、理順關系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并組建時期的檔案監管以防不測事故發生。
（二）加強制度建設，為檔案管理提供保障
一是“學法”，要認真學習貫徹國家檔案法及有關法律法規，并做好宣傳引導工作，提高認識，統一思想，理順工作思路。
二是“建制”，要依據國家檔案法有關規定，結合高職院校實際，系統全面地制定本學院檔案管理的有關條例、制度、規章及工作細則，進一步理順工作關系和各環節程序，為檔案管理提供科學高效的運行模式和管理辦法。
三是要“統規”，根據上級精神，結合“達標”評建要求，明確規定的各項指標及要求，統一規定各個工作環節，使之有章可循，有法可依。
四是“明責”，要在制定制度、規章的基礎上，針對崗位制定相應的職責，并擬訂落實措施，實行崗職掛鉤，責權一致，獎罰分明，強化執行力度，確保管理到位。
（三）加強隊伍建設，為檔案管理夯實基礎
管理人員是檔案工作中最關鍵的因素，加強隊伍建設要從如下幾個方面進行：
一是明確機構、編制、配備專職人員，建設高水準專業管理隊伍。
二是建立激勵機制，穩定隊伍，健全檔案管理人員的業務，提高職稱晉升的體制，調動其積極性。
三是提高人員素質，采用“請進來走出去”的方式，有計劃地加強人員的專業培訓，提高業務水平和綜合能力，全力打造一支政治性強，業務精，作風好的高素質檔案管理專業隊伍，夯實學院檔案管理工作基礎。
（四）更新觀念，創新機制，提高服務水平
一是要以系統的、全面的、發展的觀點看待學校檔案工作，把它作為學院重要的一項基礎工作抓好抓實，抓出成效。
二是要結合“達標”驗收要求，評建結合，重在建設，創新機制。全面抓好學校檔案工作的“五個建設”，使之邁上新的臺階。
三是要適應時展，社會需求，學院建設要求，進一步提升管理水平和服務質量，為學院的發展，人才的培養發揮更大作用。
關鍵詞：醫院；會計檔案；信息化
醫院會計檔案是醫院日常業務活動的真實記錄，反映醫院經營過程中的各種經濟活動，從會計報表到財務分析，從預算資料到決算資料，從會計憑證到記賬憑證，從成本核算到工資發放，一系列的財務管理過程最終形成會計檔案。營改增后，電子發票數量逐日增加，用戶可以通過掃碼或郵箱獲取電子發票，一些建立網上報銷系統的企業，已不需要粘貼紙質發票，實現了無紙化報銷。中國電信廣東分公司2012年開始會計檔案電子化試點，每年節約成本1000萬元，每年節省庫房約400平方米，不需異地調卷，立卷環節減少，工作效率提高。在物聯網、云存儲、大數據、區塊鏈等新技術不斷推陳出新、飛速發展的背景下，醫院完善會計檔案管理信息化已迫在眉睫。
一、醫院會計檔案信息化的現狀分析
1.醫院會計檔案管理面臨的問題。（1）檔案數量愈見增多。按照新《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案中數量最多的會計憑證保管期限由15年增至30年，很多年難以銷毀，銷毀檔案所騰挪的空間又不足以存放新產生的會計檔案，為庫房存儲空間帶來極大壓力。（2）紙質會計檔案查檔不便。會計檔案經移交檔案室后，財務人員及其他職工如需查閱會計檔案必須到檔案室，一旦財務人員與檔案工作人員某一方無法到場，就無法進行檔案查閱。（3）電子發票報銷未開展。自2016年開始，電子發票已被各行各業使用，而在很多醫院，仍停留在紙質載體的管理層級，甚至在電子發票日益增多的情況下，財務報銷仍需將電子發票驗證打印，電子發票的便利與現行紙質發票的管理制度已然無法對接，甚至某種程度上反而增加了職工報銷的難度。2.醫院會計檔案信息化的法律保障。信息技術得到廣泛應用，電子檔案及其法律效力逐漸得到認同。2015年，國家稅務總局《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），于2015年12月1日起，在全國范圍推行增值稅電子普通發票。2015年12月，財政部和國家檔案局聯合了新修訂的《會計檔案管理辦法》中，認可了電子會計檔案的地位和效力。2019年4月26日公布的《國務院關于在線政務服務的若干規定》第十二條提到：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。2019年12月26日公布的《最高人民法院關于修改<關于民事訴訟證據的若干規定>》中提到：“電子數據包括下列信息和電子文件：……文檔、圖片、音頻、視頻、數字證書、計算機程序等電子文件；其他以數字化形式存儲、處理、傳輸的能夠證明案件事實的信息。”2020年新修訂的《檔案法》中明確提出：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”這些法律法規的出臺與修改為電子會計檔案提供了法律保障。3.醫院現行管理系統的現實依據。醫院現有OA系統、HRP系統、電子病歷系統、醫學設備管理系統、LIS系統、檔案管理系統等，分屬各部門管理與運行，互不關聯，輸出與存儲格式不同，與檔案管理系統互不兼容。這些業務系統是醫院在信息化建設方面的進展與體現，同時是信息化未能同步規劃、同步建設所帶來的負面結果，但也為醫院信息化整體構建奠定了一定的基礎。各自業務系統的運行或多或少都在產生電子文件，如財務工作中，工作核算、績效考核、各項明細賬目等都通過財務管理系統進行分析與生成；人事工作中，職工花名冊、職務職稱任免等都在人事系統中管理。目前，醫院會計檔案信息化需要解決的是各業務系統的數據銜接、及電子文件歸檔問題。
二、頂層設計：跨系統的信息共享平臺
1.統籌協調，系統數據兼容對接。大數據、云存儲時代，數據集中、共建共享是發展趨勢，高度系統集成是會計檔案信息化的關鍵，分散式檔案管理已不適應發展需求。新修訂的《檔案法》第三十六條提到，推進電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統、業務系統相互銜接。第四十一條，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。構建醫院信息資源服務平臺，集成辦公系統、財務管理系統、檔案管理系統等各業務工作系統，分系統內各自部門運行，并最終都與檔案管理系統關聯。對各業務系統中應歸檔的原始數據統一采集，所有系統內形成的電子檔案都可直接歸檔至檔案管理系統，并通過檔案管理系統獲取數據。2.統一標準，技術規范設計科學。在醫院層級實行統一管理流程、統一元數據管理、統一歸檔標準。財務管理系統作為重要部分，既包含前段財務業務流程，也應符合電子檔案的歸檔格式與標準要求。首先，梳理財務業務工作，確保會計憑證、賬簿、報表輸出電子格式，明確電子會計檔案的歸檔范圍及歸檔流程，確定“單套制”與“雙套制”的適用范圍。其次，制定數據接入技術規范，包括文件格式、接入頻率、背景結構、校驗規則等標準，實現數據在線歸檔。3.利用優化，歸檔與查檔流程簡化。紙質會計檔案的歸檔流程可細分為打印、組卷、編目、裝訂、裝盒、上架。實現跨系統的信息共享后，對于實行“單套制”保管的會計檔案，可以省略打印、手動組卷、裝訂、裝盒、上架等過程，將組卷、編目、移交等流程轉至系統間進行。財務人員在財務管理系統中對待移交檔案定期移交，編制目錄并根據統一設定的檔號規則生成檔號，打印移交清單，經領導審批后提交歸檔，編目信息、電子會計檔案元數據等信息一并移交。檔案管理系統接收移交數據后，對歸檔信息各項要求進行審核，確認無誤后歸檔流程完成。查檔利用流程進一步優化，電子會計檔案移交后，擁有權限的財務人員可自行查閱系統內生成的電子會計檔案，也可通過檔案查詢功能申請查閱存量會計檔案的原文“數字化”版本；普通職工查檔經由財務人員審批并提交申請（如圖1）。
三、電子會計檔案：數字化走向“單套制”
1.存量會計檔案數字化。選取重要程度高、用戶利用率高、紙張損壞率高的存量會計檔案進行數字化掃描。存量會計檔案的數字化可以解決異地利用的困難，方便財務人員的查檔需求，提高工作效率，同時，在會計檔案保管期限到期銷毀后，可延長電子會計檔案保存期限，以備可能性的查考。存量會計檔案“數字化”的范圍應進行明確限定。會計檔案的利用主要集中在形成時間的近十年，形成時間越久的會計檔案，其利用率會相對越低，隨時間推移，基本呈逐步下降的趨勢。同時，醫院會計檔案的利用范圍相對集中于藥品采購、大型設備購置、“三公”經費、科研課題經費、固定資產等方面。因此，可以將數字化范圍限定在以下三個方面，建立專題數據庫，方便利用。（1）會計憑證。利用率高的原始憑證和記賬憑證進行原文掃描，甚至是保存為OCR識別后可以全文檢索的雙層PDF/OFD格式；（2）非計算機生成、手工填寫的總賬、明細賬、日記賬；（3）非計算機生成、手工填寫、永久保存的年度財務報告、部門決算。2.電子會計檔案“單套制”。電子檔案“單套制”已勢在必行，雖然目前實行全部電子會計檔案“單套制”在短期時間內難以實現，但部分會計檔案“單套制”具有現實可操作性。財務部門推進電算化后，核算、內控等業務工作都在計算機端生成、查閱，打印出的明細賬、工資冊除了保存備考外很少被財務人員查閱，極大地浪費紙張與庫房空間。實行電子會計檔案“單套制”，記賬憑證、工資發放清冊、總賬、明細賬、會計報表、固定資產卡片等經由財務管理系統生成，在財務管理系統與檔案管理系統數據對接的基礎上，都可直接歸檔至檔案管理系統，可以不打印紙質版本（如表1）。逐步擴大“單套制”適用范圍，提高電子會計檔案占比，通過條碼條、影像系統掃描等方式關聯原始憑證與記賬憑證；通過與其他業務系統信息共享，對單位內部形成的原始憑證進行數據交換，減少原始憑證打印步驟，分階段、分批次逐步推進電子會計檔案的開展。從實踐來看，“單套制”“雙套制”將會長期并存，但信息技術的應用和依賴會越來越強，因此，推進電子會計檔案“單套制”，甚至向“單軌制”管理探索勢在必行。
四、技術支撐：區塊鏈技術保障“四性”
電子會計檔案管理的風險因素主要是如何保障真實性、完整性、可用性和安全性。運用區塊鏈技術可以對“四性”進行信息檢測與安全保障。區塊鏈技術將各個區塊通過指針形成不可逆的鏈式結構，每個區塊都含有非對稱公鑰與私鑰、數字簽名、時間戳等信息，且每個區塊都含有上一個區塊的哈希值，以此來驗證信息的有效性，并允許下一區塊的生成。區塊數據存儲于節點上，節點之間再通過網絡形成共享平臺。如檔案管理系統、財務管理系統可以看作區塊鏈中兩個節點，各自系統中的每一條包含加密信息的元數據就是區塊。財務管理系統依照統一標準，對數據進行捕獲，由財務部門對元數據信息加密，提出移交存儲請求，通過區塊鏈共識機制將信息封裝成新的區塊，存儲于區塊鏈中，檔案管理系統通過區域鏈獲取此信息。由于區塊鏈技術的去中心化特點，一旦遭受網絡攻擊，必須掌握全部數據節點的51%，才可以操控修改網絡數據，篡改難度大，幾乎不可修改，從而保證檔案信息的真實性。區塊鏈智能合約機制可以按照預設的規范流程自動執行，通過時間戳等技術記錄信息狀態，可追溯信息，保障可靠性。運用區塊鏈技術收集數據信息，減少人為參與，并通過共識機制檢查文件格式、數據背景等元數據信息，各節點相互配合，保障完整性。區塊鏈技術是新型的分布式數據庫，數據存儲于財務管理系統與檔案管理系統兩個節點上，即使某一系統信息遭到篡改或丟失，只要另一系統正常運行，數據仍可恢復，并繼續更新記錄，從而保證可用性。區塊鏈技術并不是獨立的，而應與大數據、云計算等技術融合實踐，只要有利于會計檔案信息化的建設與發展，都應用辯證與發展的眼光看待。
五、人才保障：培養復合型人才
培養兼具檔案、財務、計算機三方面基礎知識的復合型人才，彌補精細化分工的弊端。無論是系統的開發運作，還是利用工作的審核批準，都無法脫離“人”的參與。現代社會，分工愈加細化，工作專業化的同時也造成復合型人才的缺失。同時，系統互聯，數據信息高度集中，對相關管理人員的要求更高。財務系統與檔案系統互聯互通，在運行過程中，必然會遇到歸檔與利用的各種問題，具備財務知識與檔案知識，可以解決歸檔的具體范圍與在線利用操作細節。同時，系統互聯構架于信息技術之上，掌握基礎的計算機技能和互聯網知識，可以自行處理簡單的系統問題，減少因計算機人員忙碌而造成的在線查檔延遲。因此，對涉及財務歸檔及利用的部門都要指定專人負責，并定期組織培訓，包括財務、檔案、計算機知識、職業道德等方面內容，由淺入深，逐步深化拓展培訓深度與廣度，為醫院會計檔案的智慧化管理儲備人才。
在新技術飛速發展的時代，會計檔案管理信息化建設是適應技術發展的必要過程。構建電子會計檔案管理平臺，可以節約管理成本，減少資源浪費，由對會計檔案的實體管理轉向數據管理，由基礎核算工作轉向管理監督工作，發揮檔案的決策輔助作用。開展電子會計檔案與檔案管理的共建共享，實行部分會計檔案“單套制”保管，甚至向“單軌制”管理模式探索，可以有效地提高檔案利用效率，節約財務人員頻繁到檔案室查檔的時間，節省職工報銷審核來回奔波的時間。
參考文獻：
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【關鍵詞】 醫院檔案 存在問題 對策
醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。當前，醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，那么新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。
一、現行醫院檔案管理中存在的問題
隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在：
1、檔案意識不強，檔案利用率不高。具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。
2、管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。
3、檔案管理人員素質參差不齊。目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。
4、重管輕用，檔案開發利用率低。由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然停留在
“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫院檔案開發利用工作停滯不前。
5、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。
二、改善醫院檔案管理的對策
1、加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展； 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。
3、加強培訓，提高檔案管理人員素質。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率。檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。
5、強化檔案室的硬件建設。根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。
參考文獻
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