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關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建工程檔案 建設(shè)和利用
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)
醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體，圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)形成了一個(gè)互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實(shí)施過(guò)程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生，并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者，形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價(jià)值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術(shù)個(gè)性特征，它具有原始數(shù)據(jù)來(lái)源的分散性，加工處理的多樣性和其時(shí)間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性［1］。
基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個(gè)屬性，一是具有使用價(jià)值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，縮短設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算周期；同時(shí)為醫(yī)院的基建提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的價(jià)值，才有可能從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行具體分析，發(fā)現(xiàn)其使用價(jià)值，充分發(fā)揮基建工程檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。
2醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成
醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過(guò)程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn)，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性，應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書，可行性研究報(bào)告，批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告，土地征用、拆遷補(bǔ)償文件，批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖，有關(guān)部門測(cè)繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同，地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案包括招標(biāo)文件，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件(或工程概、預(yù)算書)，竣工結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字?jǐn)⑹龅暮?jiǎn)單維修、裝修內(nèi)容，招投標(biāo)文件，工程結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。
3 醫(yī)院基建工程檔案的作用
要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)，首先要全面、深入地認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，檔案離開了“作用”其價(jià)值就無(wú)從體現(xiàn)。
3.1 對(duì)同類工程設(shè)計(jì)具有重復(fù)利用和參考價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案是從過(guò)去建院過(guò)程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項(xiàng)記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來(lái)，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過(guò)程。尤其是工程設(shè)計(jì)檔案的最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用，這是基建工程檔案通用性強(qiáng)的特征決定的，例如一些醫(yī)技樓，
病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過(guò)了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本［3］。
3.2 對(duì)日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值醫(yī)院基建工程檔案對(duì)日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對(duì)修、購(gòu)專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào)，維修工程招標(biāo)時(shí)的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整，就是一份準(zhǔn)確的投資估算；利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對(duì)維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿，維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理需要基建檔案提供詳細(xì)信息。
4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)
醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設(shè)，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個(gè)方面的工作。
4.1 提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識(shí) 要增強(qiáng)檔案意識(shí)，改變“在檔案收集時(shí)你送我要，在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài)，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應(yīng)是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的立卷意識(shí)、管理和利用意識(shí)并逐步將這些意識(shí)形成習(xí)慣。要加強(qiáng)基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練，選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任檔案管理工作，同時(shí)考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
4.2 完善管理機(jī)制，健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時(shí)，要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征，它的內(nèi)容多、種類雜、收集時(shí)間長(zhǎng)，故必須建立崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，分工合作，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，這是一項(xiàng)難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，圖紙會(huì)審紀(jì)錄，設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測(cè)量記錄，材料出廠合格證，材料質(zhì)量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定材料，包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理例會(huì)記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令，沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過(guò)程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件，如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件，政府有關(guān)職能部門批文等。審計(jì)部門應(yīng)收集在審計(jì)過(guò)程中對(duì)施工單位所提供的審計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、可靠性的確認(rèn)資料，市場(chǎng)材料價(jià)格確認(rèn)資料、收集工程量計(jì)算書、結(jié)算過(guò)程的初審意見(jiàn)、核對(duì)后意見(jiàn)，終審意見(jiàn)及完整的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍，對(duì)于施工過(guò)程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關(guān)心檔案，自覺(jué)收集、保管、愛(ài)護(hù)檔案的習(xí)慣。
4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展，基建檔案管理工作面臨的一個(gè)主要問(wèn)題就是將工程圖紙電子化。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用［4］。對(duì)于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。
4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項(xiàng)工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準(zhǔn)備工作，要保證資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在工程建設(shè)前期，檔案人員要及時(shí)了解工程的總體安排，對(duì)需要收集的資料做到心中有數(shù)；在施工過(guò)程中，基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場(chǎng)。要加強(qiáng)對(duì)基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察，并定期對(duì)檔案進(jìn)行階段性清查清欠，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的部分，要列出清單及時(shí)索取，借用檔案的要及時(shí)督促歸檔，以防因借用人對(duì)檔案保管不善而造成丟失損壞。
4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán)，立檔說(shuō)明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，隨之而來(lái)的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應(yīng)考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，要依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。
4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時(shí)有發(fā)生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統(tǒng)增加，強(qiáng)電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字?jǐn)⑹觯瑢?duì)于這些都應(yīng)進(jìn)行有關(guān)資料的整理，該補(bǔ)圖的補(bǔ)圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理，使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實(shí)完善，有利于今后查閱和重復(fù)利用。
5 結(jié)語(yǔ)
基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、辦院條件的改善，醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會(huì)大量產(chǎn)生，隨之而來(lái)的維修工程也會(huì)大量增加，檔案的開發(fā)利用價(jià)值會(huì)不斷顯現(xiàn)，醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ)，在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用，只有加強(qiáng)其建設(shè)，認(rèn)識(shí)其重要性，才能更好的發(fā)揮它的作用。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案文化
【中圖分類號(hào)】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7484（2012）11-0612-02
醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院重要的信息資料和寶貴財(cái)富，更是醫(yī)院開展工作的可靠依據(jù)。為了更好保存醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。
1 開展檔案管理的必要性
1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理是醫(yī)院自身發(fā)展的需要
當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生了龐大的具有保存價(jià)值的醫(yī)療檔案特別是一些科研資料。現(xiàn)代化醫(yī)院要求規(guī)范化管理的結(jié)果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級(jí)醫(yī)院評(píng)審過(guò)程中檔案資料不僅是評(píng)審的重要依據(jù)同時(shí)檔案管理還是評(píng)審的一項(xiàng)重要指標(biāo)；其次自《醫(yī)療事故處理?xiàng)l件》出臺(tái)后，要求醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時(shí)“舉證責(zé)任倒置”，這就倒逼醫(yī)院在進(jìn)行診療時(shí)，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關(guān)的所有信息，包括法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、操作常規(guī)、財(cái)務(wù)收費(fèi)、各種設(shè)備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質(zhì)證明等。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理有利提高醫(yī)院管理水平，保持醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。
1.2 開展檔案管理是落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)的需要
《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定，全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理。同時(shí)昆山檔案局對(duì)本地區(qū)檔案管理工作提出了三年目標(biāo)，要求各部門做好檔案室建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。為了改變當(dāng)前醫(yī)院檔案分散保管的狀況，需有一個(gè)綜合管理檔案的職能部門，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化科學(xué)化現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案開發(fā)利用，提升檔案管理水平更好的為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
2 醫(yī)院開展綜合檔案管理建設(shè)的具體方法
如何做好檔案建設(shè)與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)為工作目標(biāo)。通過(guò)“三項(xiàng)工程”對(duì)醫(yī)院檔案工作實(shí)施管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展。
2.1 實(shí)施檔案管理的建設(shè)工程，夯實(shí)基礎(chǔ)
2.1.1 設(shè)施設(shè)備建設(shè)
檔案庫(kù)房的設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院開展檔案管理的先決條件，檔案庫(kù)房選址得當(dāng)便于檔案的保管利用，做到檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室三分開，庫(kù)房面積要有一定的預(yù)留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設(shè)備，落實(shí)“八防”措施，醫(yī)院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。
2.1.2 組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
建立檔案的三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)體系，醫(yī)院檔案管理委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫(yī)院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業(yè)務(wù)部門；各職能科室負(fù)責(zé)人是部門檔案第一責(zé)任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門各類檔案材料的收集、預(yù)整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。
2.1.3 工作制度體系建設(shè)
三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度構(gòu)成了醫(yī)院檔案工作的制度體系，分別為：工作規(guī)章是醫(yī)院檔案工作的綱領(lǐng)性文件，將醫(yī)院檔案系統(tǒng)分為6大類12小類82項(xiàng)；管理制度由檔案的保管、調(diào)閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責(zé)組成；檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件包括需要區(qū)分各類檔案的不同生命周期和價(jià)值的保管期限表，以及規(guī)定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術(shù)性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫(yī)院檔案部門在建設(shè)的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對(duì)檔案工作制度體系不斷的充實(shí)和完善以適應(yīng)科學(xué)管理需要。
2.1.4 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)
檔案的業(yè)務(wù)工作主要包括四個(gè)方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對(duì)文書檔案產(chǎn)生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動(dòng)各職能部門規(guī)范科室管理，提高科室管理水平，為等級(jí)醫(yī)院評(píng)審打下基礎(chǔ)。除文書檔案外需同時(shí)做好會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、科研等檔案的收集工作，對(duì)于反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)情況的照片、聲像、實(shí)物等特殊載體檔案應(yīng)隨時(shí)收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內(nèi)（包括退休職工）廣泛征集反映醫(yī)院歷史的文字、圖片、實(shí)物、影像等有價(jià)值檔案。
根據(jù)《醫(yī)院檔案分類實(shí)施細(xì)則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。
由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會(huì)計(jì)的憑證檔案等，需做到“四”統(tǒng)一，即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一管理。
2.2 通過(guò)人才培養(yǎng)工程， 提高專業(yè)水平
檔案工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞，直接影響檔案質(zhì)量以及開發(fā)利用效率。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員除掌握專業(yè)知識(shí)外，還涉及文書學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)等領(lǐng)域，因此只有不斷更新觀念重視自身業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)我們的做法：（1）引進(jìn)（或招聘）檔案專業(yè)本專科實(shí)用型人才。（2）選調(diào)目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過(guò)繼續(xù)教育的方式完成檔案專業(yè)學(xué)習(xí)。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓(xùn)。（4）不定期對(duì)專（兼）職檔案員進(jìn)行崗位考核。
2.3 通過(guò)信息化工程，完成數(shù)字檔案
檔案管理的本質(zhì)就是保存有用資料用于今后的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就是為了提高檔案開發(fā)利用率[1]。依托現(xiàn)有的醫(yī)院綜合內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，建立符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件除了具有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊外，無(wú)縫對(duì)接醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。
目前保存的紙質(zhì)檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問(wèn)題我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的建設(shè)階段就提出對(duì)所有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立醫(yī)院的數(shù)字檔案室以達(dá)到及時(shí)提供利用，資源共享的目的[2]。
以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的工作，發(fā)揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設(shè)更好的為醫(yī)院服務(wù)，需要我們檔案人的不懈努力。
參考文獻(xiàn)：
【關(guān)鍵詞】高校 基建工程檔案 基建管理
基建工程檔案也稱工程建設(shè)檔案，是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、有保存和利用價(jià)值的竣工圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過(guò)程中的維修、翻修改造等有關(guān)經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料。它是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收、交付使用的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行管理、改建、擴(kuò)建、修繕的重要資料。隨著醫(yī)院基建工程的迅速發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷完善，基建工程檔案作為一個(gè)獨(dú)立的檔案管理門類，也越來(lái)越受到醫(yī)院檔案管理部門的重視，搞好基建工程檔案建設(shè)，提高檔案的實(shí)用價(jià)值顯得非常重要。
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醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)
醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體，圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)形成了一個(gè)互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實(shí)施過(guò)程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生，并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者，形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征--價(jià)值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術(shù)個(gè)性特征，它具有原始數(shù)據(jù)來(lái)源的分散性，加工處理的多樣性和其時(shí)間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性［1］。
基建工程檔案和其它科技檔案一樣具有兩個(gè)屬性，一是具有使用價(jià)值，二是其本身就是一種科技信息。利用基建工程檔案可以提高辦事效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，縮短設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算周期；同時(shí)為醫(yī)院的基建提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有力的依據(jù)。只有充分了解和認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的價(jià)值，才有可能從實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行具體分析，發(fā)現(xiàn)其使用價(jià)值，充分發(fā)揮基建工程檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為醫(yī)院教育和科研服務(wù)。
2
醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成
醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過(guò)程中的維修改造檔案五大部分組成［2］。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn)，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性，應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書，可行性研究報(bào)告，批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告，土地征用、拆遷補(bǔ)償文件，批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖，有關(guān)部門測(cè)繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同，地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，圖紙會(huì)審記錄，設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。③工程施工檔案包括開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。④工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案包括招標(biāo)文件，中標(biāo)通知書，投標(biāo)文件(或工程概、預(yù)算書)，竣工結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。⑤工程后期維修、裝修、改造檔案包括改造翻修圖紙或文字?jǐn)⑹龅暮?jiǎn)單維修、裝修內(nèi)容，招投標(biāo)文件，工程結(jié)算審核書，工程量計(jì)算書，審計(jì)報(bào)告和審計(jì)工作底稿等。
3 醫(yī)院基建工程檔案的作用
要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)，首先要全面、深入地認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，檔案離開了“作用”其價(jià)值就無(wú)從體現(xiàn)。
3.1 對(duì)同類工程設(shè)計(jì)具有重復(fù)利用和參考價(jià)值 醫(yī)院基建工程檔案是從過(guò)去建院過(guò)程中形成的各種文件、憑證、函件、圖紙、工程預(yù)算、竣工結(jié)算和各項(xiàng)記錄等技術(shù)資料轉(zhuǎn)化而來(lái)，它客觀地記載了當(dāng)時(shí)的歷史情況，反映醫(yī)院基本建設(shè)的完整過(guò)程。尤其是工程設(shè)計(jì)檔案的最大特點(diǎn)是可以重復(fù)利用，這是基建工程檔案通用性強(qiáng)的特征決定的，例如一些醫(yī)技樓，
病房樓、門診樓和道路等都可以略加修改重復(fù)使用或借鑒以往的施工圖。基建工程設(shè)計(jì)檔案一般已經(jīng)過(guò)了施工考驗(yàn)，承受了實(shí)踐的檢驗(yàn)。重復(fù)利用或參考這些圖紙和資料，不僅可以加快速度，還可以提高設(shè)計(jì)質(zhì)量減少設(shè)計(jì)成本［3］。
3.2 對(duì)日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值 高校基建工程檔案對(duì)日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對(duì)修、購(gòu)專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào)，維修工程招標(biāo)時(shí)的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整，就是一份準(zhǔn)確的投資估算；利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對(duì)維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿，維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。地下管網(wǎng)的改造、維修和新建工程地基開挖，更離不開基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案，學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)與管理需要基建檔案提供詳細(xì)信息。
4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)
醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設(shè)，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作El程上，需要做好以下幾個(gè)方面的工作。
4.1 提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識(shí) 要增強(qiáng)檔案意識(shí)，改變“在檔案收集時(shí)你送我要，在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài)，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應(yīng)是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的立卷意識(shí)、管理和利用意識(shí)并逐步將這些意識(shí)形成習(xí)慣。要加強(qiáng)基建工程檔案管理人員的素質(zhì)訓(xùn)練，選拔有事業(yè)心和責(zé)任感、具有一定專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任檔案管理工作，同時(shí)考慮到基建工程檔案的特殊性，要從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。
4.2 完善管理機(jī)制，健全崗位責(zé)任制 在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時(shí)，要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征，它的內(nèi)容多、種類雜、收集時(shí)間長(zhǎng)，故必須建立崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，分工合作，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，這是一項(xiàng)難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，圖紙會(huì)審紀(jì)錄，設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測(cè)量記錄，材料出廠合格證，材料質(zhì)量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告等。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定材料，包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理例會(huì)記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令，沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過(guò)程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件，如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件，政府有關(guān)職能部門批文等。審計(jì)部門應(yīng)收集在審計(jì)過(guò)程中對(duì)施工單位所提供的審計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、可靠性的確認(rèn)資料，市場(chǎng)材料價(jià)格確認(rèn)資料、收集工程量計(jì)算書、結(jié)算過(guò)程的初審意見(jiàn)、核對(duì)后意見(jiàn)，終審意見(jiàn)及完整的結(jié)算審計(jì)報(bào)告及審計(jì)底稿等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍，對(duì)于施工過(guò)程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關(guān)心檔案，自覺(jué)收集、保管、愛(ài)護(hù)檔案的習(xí)慣。
4.3 加大硬件投入。建立電子檔案 要加大硬件投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理現(xiàn)代化、電子化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)的運(yùn)用極大地方便檔案的整理、檢索等工作。隨著檔案電子化的發(fā)展，基建檔案管理工作面臨的一個(gè)主要問(wèn)題就是將工程圖紙電子化。可要求設(shè)計(jì)單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計(jì)變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映，對(duì)以前大量的有保存價(jià)值的圖紙檔案，可通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，如有條件可進(jìn)一步對(duì)文件進(jìn)行矢量化，以便于直接利用［4］。對(duì)于工程竣工結(jié)算等資料必須做到電子存檔。
4.4 規(guī)范建檔程序。密切協(xié)作關(guān)系 在每項(xiàng)工程開工前，檔案管理人員都要做好資料收集的前期準(zhǔn)備工作，要保證資料收集與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在工程建設(shè)前期，檔案人員要及時(shí)了解工程的總體安排，對(duì)需要收集的資料做到心中有數(shù)；在施工過(guò)程中，基建檔案人員要深入施工現(xiàn)場(chǎng)。要加強(qiáng)對(duì)基建管理單位檔案工作的指導(dǎo)、督察，并定期對(duì)檔案進(jìn)行階段性清查清欠，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的部分，要列出清單及時(shí)索取，借用檔案的要及時(shí)督促歸檔，以防因借用人對(duì)檔案保管不善而造成丟失損壞。
4.5 科學(xué)分類。系統(tǒng)立卷 立檔工作是檔案工作的重要一環(huán)，立檔說(shuō)明是人們查閱檔案資料的指南。由于工程規(guī)模大小不一、復(fù)雜程度不同，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也不一樣，隨之而來(lái)的案卷確立也不盡一致。因此分類不能憑主觀想象，而應(yīng)考慮項(xiàng)目特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，要依照有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行案卷整理，合理劃分，并按重要程度和工作程序依次排列，方便管理，方便查閱。
4.6 重視維修改建資料歸檔，不斷完善基建檔案 工程投入使用后，由于各種原因，建筑物的改造、裝修時(shí)有發(fā)生，如門窗拆換、隔墻拆除或新砌，弱電系統(tǒng)增加，強(qiáng)電部分改造等，這些有的有圖紙，有的用文字?jǐn)⑹觯瑢?duì)于這些都應(yīng)進(jìn)行有關(guān)資料的整理，該補(bǔ)圖的補(bǔ)圖，該拍照的拍照，該寫備忘錄的就寫備忘錄，連同維修、改建工程結(jié)算資料一起納入變更檔案管理，使學(xué)校的基建工程檔案不斷的充實(shí)完善，有利于今后查閱和重復(fù)利用。
5 結(jié)束語(yǔ)
基建工程檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院基本建設(shè)的歷史記錄，反映了醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)的整體水平，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大、辦院條件的改善，醫(yī)院的基本建設(shè)檔案會(huì)大量產(chǎn)生，隨之而來(lái)的維修工程也會(huì)大量增加，檔案的開發(fā)利用價(jià)值會(huì)不斷顯現(xiàn)，醫(yī)院基建工程檔案的管理是醫(yī)院基建管理的基礎(chǔ)，在醫(yī)院基本建設(shè)中起著不容忽視的作用，只有加強(qiáng)其建設(shè)，認(rèn)識(shí)其重要性，才能更好的發(fā)揮它的作用。
參 考 文 獻(xiàn)
［1]王傳宇.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)［M］.北京:檔案出版社，1986:28
［2]朱曉青.醫(yī)院基建檔案的收集和利用問(wèn)題的探討[J].溫州大學(xué)學(xué)報(bào)，2002，18，(2):95-96．
關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建、檔案收集、管理
中途分類號(hào)： G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
一、前言
一般來(lái)講，醫(yī)院基建檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。
二、基建檔案資料收集范圍要明確
基建檔案資料管理工作的基礎(chǔ)是醫(yī)院基建檔案資料收集，即基本信息的收集，它牽涉面廣、內(nèi)容繁雜、專業(yè)性強(qiáng)、時(shí)間跨度大，同時(shí)又是最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，對(duì)基建檔案資料的收集要有一個(gè)明確的范圍。凡是基建工作具有查閱、考證、利用價(jià)值的文件材料、文字資料、相關(guān)說(shuō)明材料、圖紙、照片、錄音、錄像帶、光盤及數(shù)字資料等，均應(yīng)立卷歸檔。
醫(yī)院基建工程項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)調(diào)研、商討、立項(xiàng)、施工到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等幾個(gè)階段，每個(gè)階段會(huì)產(chǎn)生不同的文件資料，如:有前期立項(xiàng)文件、建設(shè)用地審批文件、勘查測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、預(yù)算招投標(biāo)文件、開工審批文件，進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、造價(jià)控制和監(jiān)理總結(jié)，土建工程資料、安裝工程資料、基礎(chǔ)設(shè)施文件、材料檢測(cè)文件和各種施工試驗(yàn)及施工記錄文件，綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收記錄、工程決算及交付使用文件、聲像及電子檔案文件等。對(duì)于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項(xiàng)目在各個(gè)階段所產(chǎn)生的文件資料又有所不同。以某醫(yī)院外科綜合樓工程項(xiàng)目為例，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統(tǒng)等之外，還有中心管道供氧、負(fù)壓、監(jiān)控等設(shè)備系統(tǒng)。因此，建議有關(guān)基建的處室應(yīng)在準(zhǔn)備施工前告之檔案管理人員，而專職檔案工作者也應(yīng)盡量主動(dòng)的做好基建檔案收集的說(shuō)明工作，要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能等情況，以便在資料收集和匯總時(shí)做到信息收集完整準(zhǔn)確，列出必須收集的檔案資料項(xiàng)目單，印發(fā)到相關(guān)單位和部門及時(shí)填寫、記錄。
三、醫(yī)院基建檔案的收集工作中需要注意的問(wèn)題
1. 采取有效措施，控制各個(gè)環(huán)節(jié)
為了確保醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案資料能夠按時(shí)、按質(zhì)、按范圍收集齊全、完整，就應(yīng)在各個(gè)階段采取不同的措施。
(1)建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院各相關(guān)部門、施工單位、監(jiān)理單位等應(yīng)有專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目資料的收集、整理與歸檔工作，并將其納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門和有關(guān)人員職責(zé)考核范圍，做到職績(jī)掛鉤，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。
（2）使醫(yī)院基建檔案管理做到“四同步”
即：項(xiàng)目籌備立項(xiàng)與項(xiàng)目建檔同步；簽訂勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備訂貨等有關(guān)合同、協(xié)議與提出項(xiàng)目檔案歸檔同步；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程與檔案形成、積累同步；項(xiàng)目交付驗(yàn)收與項(xiàng)目竣工檔案交付驗(yàn)收同步。
(3)醫(yī)院檔案管理部門從每個(gè)基建項(xiàng)目申報(bào)開始就應(yīng)指派專人深入基層做到前端控制，全程管理。
（4）檔案人員要參加醫(yī)院基建項(xiàng)目調(diào)度會(huì)，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，在施工技術(shù)文件形成、積累階段就要把施工技術(shù)文件編制竣工文件的要求灌輸給施工單位。從而保證了歸檔文件的質(zhì)量。
在施工階段照片檔案、聲像檔案的收集是個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，那么檔案人員要在項(xiàng)目調(diào)度會(huì)上適時(shí)地強(qiáng)調(diào)此類檔案的收集，就會(huì)豐富檔案館的館藏。在施工過(guò)程中檔案人員要有針對(duì)性地解決問(wèn)題，避免施工單位在工作中走彎路現(xiàn)象。在參與項(xiàng)目管理的同時(shí)要隨時(shí)掌握好設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)圖紙的質(zhì)量。要求圖紙反差效果良好，能夠滿足日后縮微和計(jì)算機(jī)掃描的要求，圖紙不能缺邊框，尤其不能缺左側(cè)會(huì)簽欄。對(duì)于一張圖紙改動(dòng)超過(guò)三分之一的就要重新出圖。
2. 落實(shí)好基建檔案收集責(zé)任
醫(yī)院基建項(xiàng)目都會(huì)涉及諸多部門，環(huán)節(jié)較復(fù)雜，因此在不同時(shí)期的各個(gè)階段、各部門會(huì)形成不同的檔案材料。項(xiàng)目前期階段形成的文件材料基本上都是由本單位各個(gè)部門形成。越是本單位的，往往越難收集。由于制度不健全或是沒(méi)有很好地去執(zhí)行考核制度，導(dǎo)致各部門人員檔案歸檔意識(shí)差，歸檔渠道不暢通。項(xiàng)目施工階段是由所有參與項(xiàng)目建設(shè)的各家施工單位進(jìn)行歸檔。如果醫(yī)院基建是實(shí)行總承包的，需由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)檔案資料，然后交總承包單位匯總、整理。如果基建項(xiàng)目由甲方分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的檔案資料，并直接交甲方匯總、整理。醫(yī)院工程項(xiàng)目監(jiān)理階段由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和監(jiān)理有關(guān)的檔案資料。在工藝設(shè)備階段由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料，涉及到安裝調(diào)試階段還應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。引進(jìn)項(xiàng)目階段也是由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理檔案資料。投產(chǎn)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、竣工驗(yàn)收階段及科研攻關(guān)階段都是由本單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集、整理。
3.重視基建檔案信息化管理
隨著信息技術(shù)的發(fā)展, 電子文件作為一種新型的信息載體已越來(lái)越多地出現(xiàn)在基建檔案領(lǐng)域 (如設(shè)計(jì)圖、三維效果圖等 ), 以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子文檔將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體, 運(yùn)用 IT技術(shù)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲(chǔ)備信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、轉(zhuǎn)輸速度快等特點(diǎn), 能及時(shí)、大量地提供檔案信息, 提高工作效率, 是檔案管理史上的一大突破。對(duì)此, 作為醫(yī)院基建檔案管理工作者應(yīng)有足夠的認(rèn)識(shí), 如果條件允許, 最好能利用醫(yī)院既有的信息系統(tǒng), 減少重復(fù)投資。
四、加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理工作
1. 醫(yī)院基建檔案管理人員要不斷提高檔案管理水平
醫(yī)院基建工程管理者以及員工要掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷的從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變和深化。現(xiàn)階段相關(guān)工作者需要定期學(xué)習(xí)、并且在實(shí)踐過(guò)程中不斷加強(qiáng)員工的內(nèi)在素質(zhì)，促成相關(guān)工作能夠達(dá)到見(jiàn)效快、范圍廣等特點(diǎn)。在此過(guò)程之中需要加強(qiáng)職業(yè)道德的培養(yǎng)，并且杜絕不良現(xiàn)象的產(chǎn)生，包括嚴(yán)格執(zhí)行工作的要求，客觀上也起到了基建工作的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化的促進(jìn)效果。作為工程建設(shè)的組成部分，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通以及信息的交流，既達(dá)到良好的保障效果，同時(shí)為后續(xù)的工程項(xiàng)目建設(shè)提供優(yōu)良的基礎(chǔ)。
2. 建立健全基建檔案規(guī)章制度，完善基建檔案管理體制
每個(gè)參建部門應(yīng)設(shè)立專職機(jī)構(gòu)，并配備專職檔案管理員來(lái)管理檔案資料。要明確崗位職責(zé)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，增進(jìn)建設(shè)單位、施工單位與檔案管理機(jī)構(gòu)之間的溝通和交流。針對(duì)跨國(guó)工程項(xiàng)目或重大工程項(xiàng)目，要秉承效率第一的工作原則，結(jié)合我國(guó)基本國(guó)情，適當(dāng)借鑒國(guó)外成功的管理經(jīng)驗(yàn)，建立高水準(zhǔn)、現(xiàn)代化的基建檔案專業(yè)管理模式。
3. 增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念
正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性。要做好醫(yī)院基建檔案管理工作，除要求檔案行政管理部門認(rèn)真負(fù)責(zé)以外，還需要建設(shè)單位、施工單位、工程監(jiān)理等多個(gè)部門通力協(xié)作。所有工作人員首先端正工作態(tài)度，從思想觀念上對(duì)檔案管理工作予以重視，要從大局出發(fā)，不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，結(jié)合檔案利用實(shí)例，提高基建檔案管理水平。
4. 做好基建檔案驗(yàn)收工作
開展醫(yī)院基建檔案驗(yàn)收工作，首先要認(rèn)真貫徹落實(shí)驗(yàn)收及備案制度，強(qiáng)化檔案文件的質(zhì)量管理，改進(jìn)檔案管理工作中不合理之處，使工作流程更加順暢。基建工程竣工驗(yàn)收前，城建檔案管理部門都要按工作流程對(duì)所有基建檔案進(jìn)行驗(yàn)收，通過(guò)驗(yàn)收后即可開始竣工驗(yàn)收。
五、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，醫(yī)院基建檔案作為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要組成部分，是醫(yī)院歷史記錄和今后改建、擴(kuò)建工作的重要憑證和依據(jù)。因此，對(duì)基建檔案管理工作的連續(xù)性、真實(shí)性和完整性進(jìn)行強(qiáng)化，具有十分重要的意義
參考文獻(xiàn)：
［1］張中強(qiáng)：《淺談工程建設(shè)初期基建檔案管理工作》，《今日南國(guó)（理論創(chuàng)新版）》，2010年03期
［2］劉巖巖：《基建檔案建設(shè)與管理工作的探討》，《四川有色金屬》， 2011年04期
[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
[中圖分類號(hào)] R-331 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-7210（2008）10（a）-165-02
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來(lái)越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過(guò)程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對(duì)推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對(duì)醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來(lái)，所以越來(lái)越受到各級(jí)建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來(lái)我院的基本建設(shè)可以說(shuō)是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會(huì)的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無(wú)旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長(zhǎng)張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對(duì)醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對(duì)全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說(shuō)閉著眼睛都能說(shuō)出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們?cè)S多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來(lái)，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來(lái)，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對(duì)于我們來(lái)說(shuō)都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過(guò)程，但最缺乏的是對(duì)工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。
2.2檔案知識(shí)缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對(duì)檔案的知識(shí)特別是對(duì)基建檔案知識(shí)了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識(shí)不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒(méi)有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來(lái)函有的編號(hào)較亂，有沒(méi)有編號(hào)的、有重復(fù)編號(hào)的；請(qǐng)示報(bào)告之類的函件有的沒(méi)有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來(lái)一定的困難，而且在接收上級(jí)審查時(shí)也很麻煩。
3對(duì)醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來(lái)了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí)，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí)，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭(zhēng)取各種機(jī)會(huì)參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
[1]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2004,2(5):450-452.
【關(guān)鍵詞】檔案管理，病歷，功能定位，實(shí)踐
作為檔案管理的一個(gè)重要分支—醫(yī)院檔案管理，其在推動(dòng)單位內(nèi)涵發(fā)展中起到著不可替代的作用。與其它檔案管理一樣，醫(yī)院在檔案管理中也涉及到病歷管理、人事管理等項(xiàng)目。但從目前業(yè)界的關(guān)注度來(lái)看，似乎對(duì)于病歷檔案管理的重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)。由此，筆者將針對(duì)病例檔案管理（以下簡(jiǎn)稱：檔案管理）為考察對(duì)象。
在眾人眼中醫(yī)院就是一個(gè)救死扶傷的單位，實(shí)則不然，醫(yī)院在履行醫(yī)療救助職責(zé)的同時(shí)，還會(huì)進(jìn)行教學(xué)和課題研究。而后者的開展不僅能促進(jìn)本醫(yī)院的業(yè)務(wù)成長(zhǎng)，還能為社會(huì)提供更多的醫(yī)務(wù)工作者。此時(shí)，就對(duì)檔案管理提出了更高的要求。實(shí)踐表明，正是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)未能充分挖掘檔案管理的功能，導(dǎo)致諸多文檔資源無(wú)法構(gòu)成醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的組成元素。
鑒于以上所述，筆者將就文章主題展開討論。
一、醫(yī)院檔案管理的功能定位
若要充分發(fā)揮檔案管理的功效，首先就需要解析其的功能定位。筆者認(rèn)為，在遵從一般檔案管理的功能外，病歷檔案還具有自身特殊的功能。為此，以下將從兩個(gè)方面進(jìn)行討論。
（一）一般定位
1.匯總整理資料。與一般檔案管理一樣，管理人員需要將已發(fā)生醫(yī)療活動(dòng)的文檔資料進(jìn)行匯總和整理。匯總和整理的目的在于妥善管理這些敏感信息，從而避免造成患者隱私的外泄。同時(shí)，作為本單位醫(yī)療活動(dòng)的記錄，將在匯總和整理過(guò)程中，形成醫(yī)院寶貴的歷史資料。
2.提供業(yè)務(wù)資料。當(dāng)各業(yè)務(wù)科室針對(duì)某一患者進(jìn)行診斷時(shí)，其不僅需要借助以往的治療案例進(jìn)行對(duì)比；若是復(fù)診病人，還需要根據(jù)他以往的治療記錄給予比較。因此，這時(shí)檔案管理還涉及到提供業(yè)務(wù)資料的功能。當(dāng)然，這依賴于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。
（二）特殊定位
特殊功能的形成歸因于醫(yī)院社會(huì)職能的多元性，其不僅扮演著眾人熟悉的救助職能，還承擔(dān)著臨床應(yīng)用型課題和教學(xué)任務(wù)。此時(shí)，在以案例教學(xué)為導(dǎo)向，以及將以往治療經(jīng)驗(yàn)融入課題研究中時(shí)，檔案管理的特殊功能便產(chǎn)生了。
1.輔助科研。不可否認(rèn)，并不是任何醫(yī)院都能承擔(dān)起科研任務(wù)。但至少存在這方面的需求，即使在與醫(yī)科大學(xué)或其它科研機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作研究的情況下，將本單位病歷檔案作為問(wèn)題載體，也將促進(jìn)自身業(yè)務(wù)的提升。
2.輔助教學(xué)。諸多醫(yī)院都會(huì)接受實(shí)習(xí)生，甚至部分醫(yī)院就屬于教學(xué)、科研、臨床為一體的大型機(jī)構(gòu)。這時(shí)的檔案管理就能在充實(shí)教學(xué)人員的授課內(nèi)容，以及進(jìn)行專題講座提供關(guān)鍵的案例支撐。
二、醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐
盡管解析出病歷檔案管理的諸多功能，但在現(xiàn)實(shí)中似乎只是滿足了一般。究其原因是多方面的，但缺乏組織建設(shè)、制度建設(shè)和信息化建設(shè)的狀況下，這種功能缺位的存在也就并不奇怪了。為此，以下將圍繞著上述三項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行實(shí)踐探討。
（一）檔案管理組織建設(shè)實(shí)踐
作為獨(dú)立的職能部門，在醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中實(shí)則已經(jīng)考慮到了組織建設(shè)問(wèn)題。但隨著目前諸多醫(yī)院逐漸步入內(nèi)涵發(fā)展的道路，以往的組織結(jié)構(gòu)已難以適應(yīng)當(dāng)下的信息化管理要求呢。因此，在現(xiàn)有組織基礎(chǔ)上應(yīng)增設(shè)信息化管理科室（或?qū)Ｂ毴藛T），從而為各項(xiàng)功能的發(fā)揮提供技術(shù)支持。同時(shí)，檔案管理的職能隸屬關(guān)系應(yīng)給予明晰，從而在實(shí)施匯總、整理、信息挖掘等功能時(shí)，能得到相對(duì)獨(dú)立的決策權(quán)。
（二）檔案管理制度建設(shè)實(shí)踐
無(wú)論醫(yī)院檔案管理的功能如何重要，它本質(zhì)上都體現(xiàn)為一個(gè)服務(wù)部門。抓住這一點(diǎn)，就要求該部門首先應(yīng)與各業(yè)務(wù)科室建立起互動(dòng)、交流的長(zhǎng)效機(jī)制。為此，制度建設(shè)的切入點(diǎn)就在于，促使檔案人員履行跨部門的協(xié)同工作。期望通過(guò)這種方式，來(lái)不斷獲取各業(yè)務(wù)科室以及教學(xué)、科研的需求需求信息，從而為挖掘檔案資源提供方向。同樣，各業(yè)務(wù)科室將病歷資源及時(shí)送報(bào)和歸還，也應(yīng)在制度約束下來(lái)進(jìn)行。
（三）檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐
目前，大部分醫(yī)院都開展了檔案的信息化管理模式。借助信息化平臺(tái)，不僅加速了部門的服務(wù)效率，也在準(zhǔn)確性上得到的顯著提升。然而，當(dāng)下仍需開展一項(xiàng)工作。那就是根據(jù)本醫(yī)院的要求，運(yùn)用數(shù)字化管理形式來(lái)為檔案進(jìn)行編號(hào)和歸類（如使用條形碼技術(shù)）。這樣一來(lái)，就能全方位的履行醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)功能。
綜上所述，以上便構(gòu)成筆者對(duì)文章主題的討論。不難看出，本文在獨(dú)特的視角下對(duì)文章主題進(jìn)行了有益的探索。
三、小結(jié)
根據(jù)本文的探討，醫(yī)院檔案管理的功能定位可區(qū)分為：一般和特殊。實(shí)踐表明，特殊仍處于缺位狀態(tài)。因此，在實(shí)踐中應(yīng)圍繞著：組織建設(shè)、制度建設(shè)、信息化建設(shè)展開工作。
參考文獻(xiàn)：
[1]張毅.重視醫(yī)院檔案價(jià)值 強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理[J].決策探索，2012（10）.
一、當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院基建檔案管理中存在的問(wèn)題
（一）缺乏基建檔案管理的復(fù)合型人才。基建檔案是工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙和聲像等各種歷史記錄，對(duì)于后期的維護(hù)管理具有重要的意義，因此，需要對(duì)建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)技術(shù)資料進(jìn)行收集、整理，進(jìn)而形成完整的檔案。基建檔案管理對(duì)檔案管理人員的要求較高，不僅需要具有檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要了解基建過(guò)程中的各項(xiàng)技術(shù)資料，才能夠確保基建檔案的高效管理。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，部分醫(yī)院的檔案管理部門缺乏這種復(fù)合型人才，要么是熟悉檔案管理知識(shí)，但是對(duì)基建過(guò)程中技術(shù)資料知之甚少，所以在收集資料的過(guò)程中，容易造成技術(shù)資料的缺失；要么是從事基建工程的管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的整理，但是由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，所以在分類以及整理過(guò)程中比較混亂，不利于基建檔案管理工作的高效開展。
（二）保障制度有待完善。雖然我國(guó)《檔案管理辦法》頒布實(shí)施了多年，但是部分醫(yī)院沒(méi)有制定相關(guān)基建設(shè)備檔案的收集、管理制度；有些醫(yī)院所制定的基建設(shè)備檔案規(guī)范因政策水平的差異而大相徑庭，所以不利于醫(yī)院基建檔案管理工作的有序開展。
（三）基建歸檔質(zhì)量有待提高。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工需要較長(zhǎng)的周期，而在此過(guò)程中會(huì)不斷的產(chǎn)生新的材料，而有些醫(yī)院的基建檔案卻沒(méi)有將各個(gè)時(shí)間段的資料收集齊全，致使基建檔案資料不完整，對(duì)以后基建檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的影響。
（四）檔案資料載體缺失。按規(guī)定，基礎(chǔ)建設(shè)施工過(guò)程每個(gè)階段均要留下照片或是其它電子文件，但在實(shí)際操作過(guò)程中，由于種種原因?qū)е侣曄駲n案的收集效率不高，進(jìn)而缺失很多珍貴的資料，從而影響到基建檔案的管理質(zhì)量。
二、如何加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理的措施分析
（一）加強(qiáng)基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。基建工作是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的重要組成部分，是醫(yī)院開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)保障，所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該高度重視基建檔案管理，并且設(shè)置專業(yè)人員進(jìn)行基建檔案管理工作，從而提高基建檔案管理的效率，為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造有利的條件。由于基建檔案管理不同于其他檔案的管理，其中涉及到很多技術(shù)性的資料，所以對(duì)檔案管理人員有較高的要求，不僅要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要熟悉基礎(chǔ)建設(shè)流程，了解各項(xiàng)技術(shù)資料之間的關(guān)聯(lián)，從而確保基建檔案管理工作的有序開展。所以醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該注重對(duì)這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為基建檔案管理工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（二）完善保障制度。基建檔案和別的檔案不同，比較大型或重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目，在基建檔案館是一定有一份備案的。因此，醫(yī)院檔案館可以對(duì)大型、重點(diǎn)基建項(xiàng)目和本醫(yī)院的一般基建項(xiàng)目檔案管理分別對(duì)待，只需保存醫(yī)院經(jīng)常利用的基建檔案。這樣可以在減少人力、物力、財(cái)力的同時(shí)達(dá)到基建檔案歸檔和可利用的效果。
（三）提高基建檔案歸檔質(zhì)量。進(jìn)行部門立卷之后，醫(yī)院的基建檔案最終還是要由基建部門移交到檔案館，這就要求檔案部門制定一個(gè)可行的接收、移交制度。切實(shí)可行的基建檔案接收、移交制度，可以改變檔案館對(duì)基建檔案管理的被動(dòng)性，從而能夠主動(dòng)有效地進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督，使基建檔案及時(shí)的、規(guī)范的歸檔。醫(yī)院主體建設(shè)工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收要經(jīng)過(guò)一年甚至幾年的時(shí)間，有的建設(shè)工程雖已完工，但因工程款結(jié)算或其他問(wèn)題仍未驗(yàn)收完畢，每年都有新的文件材料形成，這些文件材料與該工程相聯(lián)系，是反映該建筑實(shí)際建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，都應(yīng)按該工程項(xiàng)目立卷歸檔，這樣才能保證案卷的成套性不受影響，有利于今后的檔案管理利用工作的順利進(jìn)行。
（四）創(chuàng)新管理。從基建檔案形成情況看，多數(shù)醫(yī)院雖有悠久的建院史，但又非專門建筑單位，所以基建檔案跨越歷史時(shí)間較長(zhǎng)，絕對(duì)數(shù)量較大，每年新增檔案數(shù)量相對(duì)有限。因此，如果購(gòu)置專用掃描設(shè)備，在將現(xiàn)有竣工圖紙材料集中掃描完成后，未來(lái)每年的工作量是不充分的。考慮到投入-產(chǎn)出相比關(guān)系，醫(yī)院檔案部門專為基建圖紙掃描而購(gòu)置大型、高效掃描儀，經(jīng)費(fèi)投入過(guò)高，且相對(duì)于專業(yè)建筑設(shè)計(jì)單位工作量，投入與產(chǎn)出不成比例。為此，可采用社會(huì)化服務(wù)方式，由建筑設(shè)計(jì)專業(yè)圖文公司負(fù)責(zé)將基建圖紙進(jìn)行掃描，完成圖形文本及光盤刻錄工作。
一、企業(yè)人力資源檔案工作的觀念
傳統(tǒng)的企業(yè)人事管理工作存在許多的局限性，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事制度的相應(yīng)改革，更加人性化的人力資源檔案工作的觀念隨之誕生。它在安全性、準(zhǔn)確性、速度性以及效率方面都具有明顯的優(yōu)勢(shì)。
企業(yè)的人力資源檔案工作針對(duì)的是企業(yè)的職工各方面信息，因此在人力資源工作中應(yīng)更加重視數(shù)字化的管理理念。隨著社會(huì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，人才的流動(dòng)性也日益頻繁，因此，企業(yè)對(duì)于人才的信息要求也逐漸提高，數(shù)字化可以幫助人力資源檔案工作獲得更加安全、更加準(zhǔn)確、更加快捷的人才信息。檔案工作的信息化適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)，信息化可以相對(duì)降低企業(yè)的管理成本，提高信息的流通速度，因?yàn)槿肆Y源檔案不僅包含職工的最基本信息，而且還包含著其信用信息和健康的信息，另外其信息的來(lái)源較為復(fù)雜、多樣，借助數(shù)字化可以便捷分散信息的集中管理，減少人力、物力以及財(cái)力的消耗。所以數(shù)字化對(duì)于企業(yè)人力資源檔案工作是較為理想的模式。另外，借助對(duì)于權(quán)限的限制可以較好的保障人力資源相關(guān)材料的安全性、準(zhǔn)確性以及完整性，同時(shí)還可以較好保護(hù)個(gè)人的隱私權(quán)和知情權(quán)。
二、企業(yè)人力資源檔案工作存在的問(wèn)題
企業(yè)的職工檔案管理是企業(yè)人力資源檔案工作的基礎(chǔ)。職工人力資源的檔案工作主要是維護(hù)職工工作期間的人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)以及其自身的有關(guān)數(shù)據(jù)，但是由于多種因素的共同作用，使得職工的人力資源檔案工作存在許多的問(wèn)題。
（一）忽視企業(yè)人力資源檔案工作的重要性。雖然人力資源檔案工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展十分重要要，但是，目前我國(guó)仍有許多企業(yè)忽視了這種重要性，對(duì)于人力資源檔案工作的重視度不足，在檔案工作方面意識(shí)較為淡薄。另外，企業(yè)從事人力資源檔案工作的管理人員對(duì)于檔案管理自身就沒(méi)有足夠的重視，而且其工作缺乏足夠的責(zé)任感，又缺乏相關(guān)的專業(yè)理論知識(shí)，因此，對(duì)于人力資源檔案工作的重要性以及積極意義并不能充分的認(rèn)識(shí)到。
（二）人力資源的檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性、完整性。目前，一些企業(yè)的相關(guān)人力資源檔案內(nèi)容存在缺損，不夠完整，另外，其檔案的真實(shí)性也存在疑議。有些企業(yè)的檔案在材料的時(shí)間上存在不連續(xù)性，有些檔案的材料在一些重要的信息，如個(gè)人的履歷、學(xué)位、職稱以及工資等資料方面收集的不夠完整，由于在職工的個(gè)人情況變化時(shí)就不能及時(shí)的補(bǔ)充新的材料，跟不上職工個(gè)人經(jīng)歷變化，因此就造成了檔案材料的不完整。還有一些材料的審批手續(xù)存在欠缺，甚至有些檔案內(nèi)容存在前后矛盾的現(xiàn)象。
（三）人力資源的檔案存放、保管不利。企業(yè)的人力資源的檔案種類較多，所涉及的相關(guān)領(lǐng)域也較為廣泛。目前，企業(yè)人力資源的檔案在存放上十分凌亂，沒(méi)有詳細(xì)、具體的分類，檔案資料沒(méi)有形成完善的管理系統(tǒng)，檔案存放較為分散，人事部門存放著部分檔案，具體的業(yè)務(wù)部門也存放著一些檔案，這就造成了檔案不能及時(shí)歸檔，有些甚至在保管的時(shí)候由于種種原因造成丟失的現(xiàn)象，這就為企業(yè)人力資源檔案的工作帶來(lái)了許多麻煩。
（四）企業(yè)人力資源檔案管理方式較為落后。有些企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的方式來(lái)進(jìn)行人力資源的檔案管理，主要憑借經(jīng)驗(yàn)和手工手段來(lái)進(jìn)行管理，應(yīng)用傳統(tǒng)的軟件進(jìn)行記錄。這往往會(huì)造成檔案材料傳遞的不及時(shí)，同時(shí)字安全性方面也存在一定的隱患，為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)帶來(lái)困難，使得企業(yè)難以及時(shí)掌握人力資源的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息，對(duì)于檔案材料的利用率較低。
三、企業(yè)人力資源檔案工作的幾項(xiàng)建議
為了更好幫助企業(yè)利用人力資源檔案材料，提高企業(yè)的管理水平，促進(jìn)企業(yè)人才的發(fā)展與培養(yǎng)，就要促進(jìn)人力資源的檔案管理工作，有效保護(hù)與利用檔案信息。為了解決目前企業(yè)在人力資源檔案工作中存在的一些問(wèn)題，促進(jìn)其更好的發(fā)展，本文提出了以下幾點(diǎn)建議。
（一）采用現(xiàn)代化的管理手段。人力資源的檔案管理工作必須擺脫傳統(tǒng)的模式，改變落后的手工操作，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，以及文檔的一體化管理，使得被動(dòng)的接收文檔文件轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的開發(fā)人力資源檔案材料的潛價(jià)值，以便主動(dòng)為企業(yè)提供服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案材料主要以紙作為媒介，所占用的空間較大，而且也不便于保存，所花費(fèi)的成本較高。為了降低企業(yè)檔案管理的成本，方便其利用管理人力資源檔案信息，企業(yè)應(yīng)借助多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)改變?cè)瓉?lái)工作策略。企業(yè)將職工的個(gè)人檔案信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，使其形成完整的數(shù)據(jù)化檔案材料，另外，企業(yè)可以建立內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)資源的共享。
（二）規(guī)范人力資源檔案工作的管理。為了更好的利用人力資源的檔案材料，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。應(yīng)設(shè)立專門的管理人員進(jìn)行相關(guān)檔案管理知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，采用科學(xué)手段，合理管理人力資源的檔案，加強(qiáng)企業(yè)收集、甄別、整理等的工作，做到及時(shí)掌握并記錄相關(guān)人員的變動(dòng)狀況，做好檔案工作的安全性工作。同時(shí)，還要加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)工作，檔案的收集必須做到及時(shí)、真實(shí)、完整，工作人員在進(jìn)行鑒別的時(shí)候要認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，并采用科學(xué)的手段進(jìn)行整理。
（三）保障企業(yè)人力資源檔案內(nèi)容的真實(shí)。真實(shí)是企業(yè)人力資源檔案的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)應(yīng)在原有的相關(guān)檔案基礎(chǔ)之上進(jìn)一步核查，核對(duì)職員的個(gè)人信息，刪除無(wú)效、虛假的信息，同時(shí)拓展存檔的范圍，建立完善的分類體系，將職工個(gè)人可以公開的信息進(jìn)行分類儲(chǔ)存，建立相關(guān)的人才數(shù)據(jù)體系，并由專門人員進(jìn)行管理，做到及時(shí)更新檔案的個(gè)人信息內(nèi)容。對(duì)于企業(yè)中較為重要的人才，應(yīng)收集更加詳細(xì)的個(gè)人信息。另外傳統(tǒng)的個(gè)人信息以書面文字為載體，承載的內(nèi)容有限，借助多媒體可以憑借音像等形式的來(lái)豐富信息的記錄，拓展信息儲(chǔ)蓄量，以形成更加完備的信息管理體系，提高檔案的整體利用效率。
（四）提高企業(yè)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)的人力資源檔案管理者的素質(zhì)水平對(duì)于企業(yè)的檔案工作的規(guī)范化是十分重要的，因此，必須抓好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作。首先，要進(jìn)行相關(guān)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)章制度等的培訓(xùn)；其次，培訓(xùn)檔案管理人員對(duì)于各個(gè)操作環(huán)節(jié)的實(shí)際技能。同時(shí)，作為企業(yè)人力資源的檔案管理員必須努力學(xué)習(xí)相關(guān)的現(xiàn)代化管理知識(shí)，以更好的適應(yīng)不斷更新的檔案管理方面的要求。可以借助展覽的手段，來(lái)展示檔案管理工作的相關(guān)職能，借助培訓(xùn)、會(huì)議等機(jī)會(huì)宣傳企業(yè)檔案工作的相關(guān)政策方針及執(zhí)行的情況。借助宣傳來(lái)提高從業(yè)者的檔案意識(shí)，從而營(yíng)造一個(gè)良好的檔案工作氛圍。