時(shí)間：2022-08-12 01:04:25
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審計(jì)局機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)物資辦公用品管理制度
一、管理的范圍
1、固定資產(chǎn)。包括房屋、汽車、微機(jī)、文印設(shè)備、電風(fēng)扇、電視機(jī)、錄放機(jī)、攝像機(jī)、照像器材、音響設(shè)備、通訊設(shè)備、食堂設(shè)備、辦公設(shè)備（含桌椅、沙發(fā)、文件柜、檔案柜）、水電修理工具設(shè)備、車輛管理工具及材料。
2、低值易耗品。指使用年限在一年以上且達(dá)不到固定資產(chǎn)價(jià)值的物品。如桌、椅、計(jì)算器、算盤、訂書機(jī)、裝訂機(jī)、尺子、玻磚、號(hào)碼機(jī)、熱水器、體育用品等。
3、辦公用品。如：筆、墨、紙張、信箋、水杯、膠水、復(fù)寫紙、帳本、帳頁(yè)、香糊等日常辦公用品。
4、勞保用品。
5、勞動(dòng)工具。
二、管理的原則及方式
管理的原則，實(shí)行“帳物分開，采購(gòu)與保管發(fā)放分開”的原則。所有辦公用品及物資均為辦公室統(tǒng)一管理，發(fā)放到各科室及個(gè)人的由科室指定專人具體負(fù)責(zé)管理。辦公室要逐一登記造冊(cè)，做到帳物相符。
三、采購(gòu)發(fā)放制度
辦公用品及物資由辦公室按計(jì)劃統(tǒng)一購(gòu)買發(fā)放。汽車修理材料由辦公室指定專人同駕駛員一同購(gòu)買。其它科室及個(gè)人原則上不準(zhǔn)購(gòu)買報(bào)銷（辦公室同意購(gòu)買除外）。
四、領(lǐng)用辦法
各科室所需的辦公用品及物資由辦公室領(lǐng)取。機(jī)構(gòu)調(diào)整及人員變動(dòng)要嚴(yán)格履行公物移交手續(xù)。
五、配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)
1、辦公用品，既要保證正常工作的需要，又要按勤儉節(jié)約的原則配發(fā)。
2、每個(gè)科室每半年發(fā)一公斤茶葉、一塊肥皂、一條毛巾、拖把一把、掃把一把；每人每月發(fā)5加倫水票一張，半年領(lǐng)發(fā)一次。
3、駕駛員十八個(gè)月發(fā)一套工作服（價(jià)值120元）；每季度發(fā)肥皂一塊、毛巾一條、手套三雙，每半年加發(fā)洗衣粉一包（500克），毛巾一條。
4、打字員每季度發(fā)肥皂一條，半年發(fā)毛巾一條，一年發(fā)袖套一雙。
一、總則
1、為規(guī)范公司辦公用品采購(gòu)及領(lǐng)用流程，加強(qiáng)公司辦公用品管理，節(jié)約成本，提高效率，規(guī)范流程，明確責(zé)任，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度；
2、本制度適用于公司全體員工。
二、辦公用品分類
本制度所指的辦公用品主要包括：各種辦公室所需耗材、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦及配件、其他零星物品以及機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、大額資產(chǎn)等固定資產(chǎn)，分為以下四類：
1、低值易耗品
第一類：如墨盒、硒鼓、碳粉、軟盤、刻錄盤、復(fù)印紙、插座、電源線、計(jì)算器、訂書機(jī)、剪刀、裁紙刀、印臺(tái)、U盤、移動(dòng)硬盤等以及辦公文具類如：鉛筆、橡皮、膠水、膠帶、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、抽桿夾、文件袋、文件夾、印油、資料盒、簽字筆、筆芯、白板筆、螢光筆、修正液、訂書針、尺子、長(zhǎng)尾夾、卷筆刀、電池、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品等。
第二類：生活及待客用品。如：面巾紙、紙杯、茶葉、水果、煙等。
2、耐用品
第三類：辦公家具。如各類辦公桌、辦公椅、會(huì)議椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)、電腦臺(tái)、保險(xiǎn)箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
第四類：辦公設(shè)備類。如電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、投影儀、電視機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、移動(dòng)硬盤、電風(fēng)扇、音響器材、電話機(jī)等。
三、辦公用品申領(lǐng)流程
1、第一、二類辦公/生活及接待用品的申領(lǐng)流程
需求部門登記(預(yù)算內(nèi))綜合管理部采購(gòu)需求部門領(lǐng)用建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)帳
2、第三、四類辦公用品申領(lǐng)流程：
需求部門填寫《辦公用品需求申請(qǐng)單表》需求部門部長(zhǎng)審核(簽字)分管領(lǐng)導(dǎo)審核(簽字)詢價(jià)總經(jīng)理審核(簽字)綜合管理部采購(gòu)領(lǐng)取發(fā)放，同時(shí)建立領(lǐng)用臺(tái)帳，記載各部門領(lǐng)用情況。
3、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
四、采購(gòu)原則
1、所有辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、管理工作，由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁其他部門自行組織采購(gòu)。
公司各部門所需的常規(guī)辦公用品、低值易耗品等預(yù)算內(nèi)辦公用品，由綜合管理部相關(guān)責(zé)任人根據(jù)庫(kù)存量及月使用量，按月采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)間為每月20日，遇特殊情況進(jìn)行調(diào)整。請(qǐng)各部門有特殊需求的，須在每月20日前申請(qǐng)，逾期則下月采購(gòu)。
2、綜合管理部負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)和日常管理。
當(dāng)庫(kù)存低于一定數(shù)額時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充；綜合管理部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的采購(gòu)流程以及價(jià)格、供應(yīng)商等情況進(jìn)行嚴(yán)格審核，并直接負(fù)責(zé)大宗辦公用品的洽談和采購(gòu)；財(cái)務(wù)融資部負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品采購(gòu)價(jià)格的審計(jì)，并定期審核辦公用品臺(tái)賬。
3、各部門所需預(yù)算內(nèi)臨時(shí)性非常規(guī)急需的低價(jià)物品可經(jīng)部門部長(zhǎng)審核同意后，由使用部門配合綜合管理部先行采購(gòu)，事后做好手續(xù)補(bǔ)辦工作；預(yù)算內(nèi)非常規(guī)及高價(jià)辦公用品、設(shè)備由需求部門向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)(注明品牌、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格及用途)，申請(qǐng)通過(guò)后由綜合管理部采購(gòu)，若遇預(yù)算外急需高價(jià)辦公用品、設(shè)備，由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)綜合管理部進(jìn)行采購(gòu)。
4、綜合管理部采購(gòu)人員嚴(yán)格按照采購(gòu)審批計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，不得隨意增加采購(gòu)品種和數(shù)量，凡是沒有列入采購(gòu)計(jì)劃的或未經(jīng)批準(zhǔn)的辦公物品，任何人不得擅自購(gòu)買，否則后果自負(fù)。
5、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制訂格式、規(guī)格，由部門經(jīng)理協(xié)調(diào)綜合管理部統(tǒng)一印制。
6、各部門需要辦公用品價(jià)格較高、數(shù)量較大、品種較多的(如各種會(huì)議和大型活動(dòng))，至少提前5天做出采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)采購(gòu)。
7、對(duì)專業(yè)性物品的采購(gòu)，由使用部門協(xié)助綜合管理部共同采購(gòu)。
8、全公司常規(guī)辦公用品費(fèi)用每月不得超過(guò)人民幣2000元，若因人員或業(yè)務(wù)量增加導(dǎo)致費(fèi)用超標(biāo)，則報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批進(jìn)行調(diào)整。
9、總經(jīng)理對(duì)綜合管理部的辦公用品采購(gòu)管理實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾偏。
五、采購(gòu)審批程序
1、申購(gòu)人填寫《物品申購(gòu)單》申購(gòu)部門部長(zhǎng)審批分管副總審批總經(jīng)理審批董事長(zhǎng)審批綜合管理部采購(gòu)
2、綜合管理部依據(jù)各部門的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，及時(shí)查對(duì)庫(kù)存，對(duì)確有缺項(xiàng)的，應(yīng)及時(shí)編制辦公用品購(gòu)置計(jì)劃后進(jìn)行采購(gòu)。
3、在辦公用品采購(gòu)過(guò)程中，如有違紀(jì)違法行為，要依紀(jì)依法予以追究。對(duì)于賬物不符，記錄混亂，工作不到位的人員，給予批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的，按照規(guī)定給予紀(jì)律處分。
六、核銷
1、辦公用品采購(gòu)后，綜合管理部負(fù)責(zé)驗(yàn)收、核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后登記入庫(kù)；
2、采購(gòu)物資時(shí)，采購(gòu)人員須向供應(yīng)商索取正規(guī)發(fā)票和物品清單，如供應(yīng)商未能開具正式物品清單的，采購(gòu)人員須依據(jù)實(shí)際購(gòu)買的物品、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量等，自行編制采購(gòu)物資清單，作為報(bào)銷憑證；
3、物資采購(gòu)?fù)戤叄氃?0個(gè)工作日內(nèi)，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，經(jīng)財(cái)務(wù)副總、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審核后，按實(shí)際支出報(bào)銷費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門須對(duì)報(bào)銷憑證予以嚴(yán)格審核，對(duì)于不符合申購(gòu)流程和報(bào)銷憑證不全者，應(yīng)予拒銷。
七、辦公用品的保管
1、保管人員核對(duì)購(gòu)物清單后，對(duì)購(gòu)回的物品登記，按照保證質(zhì)量和方便取用的原則，分類存放。防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞、丟失，確保辦公用品的功用和性能。
2、保管人員要定期對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，隨時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，向綜合管理部部長(zhǎng)匯報(bào)，及時(shí)編制采購(gòu)計(jì)劃，按規(guī)定采購(gòu)，保障供給。
3、對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)行保管責(zé)任制。實(shí)行使用人、領(lǐng)用人、保管責(zé)任人三合一的辦法。誰(shuí)領(lǐng)取，誰(shuí)保管；誰(shuí)使用，誰(shuí)保管。
4、辦公用品在使用過(guò)程中出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部組織維修。
八、領(lǐng)用和發(fā)放
1、員工領(lǐng)用辦公用品需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》并確認(rèn)簽字，且按照《辦公用品領(lǐng)用登記表》發(fā)放辦公用品，并做好出庫(kù)登記，建立臺(tái)賬留存?zhèn)洳椤?/p>
2、辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分，由綜合管理部統(tǒng)一調(diào)換或回收；
3、使用人在使用辦公設(shè)施時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行操作，并注意日常保養(yǎng)維護(hù)。對(duì)因個(gè)人工作失誤、非正當(dāng)使用而造成辦公用品出現(xiàn)重大耗損的，將根據(jù)個(gè)人錯(cuò)誤的程度，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失；若被認(rèn)定為人為損壞的，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償并追究相關(guān)責(zé)任。
4、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
5、使用部門和個(gè)人直接負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。凡屬各部門員工內(nèi)部共用的辦公用品由部長(zhǎng)指定專人負(fù)責(zé)保管，丟失和人為損壞由部長(zhǎng)負(fù)責(zé)。
6、員工離職時(shí)，應(yīng)如數(shù)交回或轉(zhuǎn)交所領(lǐng)用的非消耗性辦公用品，由綜合管理部確認(rèn)核實(shí)后，方可辦理離職手續(xù)。
九、登記和管理
1、綜合管理部建立和登記辦公用品臺(tái)賬，做好辦公用品的購(gòu)置、發(fā)放和庫(kù)存管理；
2、財(cái)務(wù)部須會(huì)同綜合管理部定期或不定期盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符；
3、辦公用品存放過(guò)程中應(yīng)避免受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能；
4、綜合管理部須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫(kù)存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。
5、辦公用品報(bào)廢處理。非消耗性辦公用品因使用期限到期，需要做報(bào)廢注銷時(shí)，使用人應(yīng)提出辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)部長(zhǎng)審核，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，使用人將報(bào)廢辦公用品交回綜合管理部，由綜合管理部會(huì)同財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。
十、附則
1、本制度由綜合管理部制定，經(jīng)總經(jīng)理審批后予以實(shí)施。
2、本制度解釋權(quán)和修訂權(quán)歸綜合管理部所有，根據(jù)實(shí)際情況，綜合管理部將定期對(duì)本制度進(jìn)行修訂。
3、今后若有未盡事宜，由綜合管理部另行發(fā)文通知。
4、本制度自頒布之日起實(shí)施。
附件1
物品申購(gòu)單
申購(gòu)部門
申購(gòu)時(shí)間
申購(gòu)物品名稱及型號(hào)
數(shù)量
預(yù)算（元）
申購(gòu)事由
申請(qǐng)人
申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人
分管副總
總經(jīng)理
董事長(zhǎng)
附件2
辦公用品領(lǐng)用登記表
領(lǐng)用時(shí)間
領(lǐng)用物品
數(shù)量
領(lǐng)用部門
第二條辦公用品、低耗物資集中采購(gòu)配送是指學(xué)校委托國(guó)有資產(chǎn)管理處以招標(biāo)采購(gòu)方式確定供貨商，集中配置貨物、分別送達(dá)、統(tǒng)一結(jié)算支付的行為。
第三條校內(nèi)各單位使用學(xué)校事業(yè)資金采購(gòu)辦公用品、低耗物資均適應(yīng)本辦法。校內(nèi)實(shí)行企業(yè)化管理的單位應(yīng)參照本辦法制定相應(yīng)辦法，報(bào)國(guó)有資產(chǎn)管理處備案后，自行組織實(shí)施采購(gòu)。
第四條辦公用品、低耗物資集中采購(gòu)配送管理堅(jiān)持實(shí)事求是、滿足需要、勤儉節(jié)約、提高效益的原則。
第五條集中采購(gòu)配送物資范圍：
（一）辦公用品指辦公文具、紙張、墨盒等辦公所需物品。
（二）低值品指單價(jià)100-500元（不含500元）的儀器儀表、工具量具、科教器具、電子產(chǎn)品（U盤、移動(dòng)硬盤、電話機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、收錄機(jī)等）、電器產(chǎn)品（電風(fēng)扇、電暖器等）等物品。
（三）易耗品指玻璃器皿（投影機(jī)燈泡、各種燈具等）、元件、零配件（用于升級(jí)和更換的CPU、主板、硬盤、內(nèi)存條等計(jì)算機(jī)配件等）、窗簾、打印機(jī)硒鼓等物品。
第六條物資采購(gòu)遵循公開、公平、公正的原則，由學(xué)校統(tǒng)一組織招標(biāo)，確定物資供貨商，簽訂供貨合同，公告物資采購(gòu)的具體名稱、規(guī)格、型號(hào)和單價(jià)（以下簡(jiǎn)稱“物資采購(gòu)清單”，由國(guó)有資產(chǎn)管理處統(tǒng)一編制）。
第七條物資采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃管理，采取集中申購(gòu)、分別送達(dá)、統(tǒng)一結(jié)算支付的方式進(jìn)行。
（一）各單位按照學(xué)校年度物資設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃編報(bào)要求，編制年度辦公用品、低耗物資購(gòu)置計(jì)劃，并按計(jì)劃申購(gòu)物資的品種、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、金額等安排支付預(yù)算。辦公用品、低耗物資購(gòu)置經(jīng)費(fèi)在各單位相關(guān)經(jīng)費(fèi)中列支。
（二）學(xué)校每年集中兩次安排辦公用品、低耗物資采購(gòu)配送，具體申購(gòu)期為每學(xué)期期末前三周。各單位應(yīng)在每學(xué)期期末前三周內(nèi)在公告的“物資采購(gòu)清單”上選擇并確定具體申購(gòu)所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，報(bào)國(guó)有資產(chǎn)管理處；國(guó)有資產(chǎn)管理處審核匯總“物資采購(gòu)清單”后向供貨商下達(dá)“供貨單”備貨，供貨商按照“供貨單”分別在每學(xué)期開學(xué)三周內(nèi)將物資送達(dá)各申購(gòu)單位；各單位物資設(shè)備管理員驗(yàn)收所供物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)，審核付款金額，在“供貨單”（一式四聯(lián)）上簽字后，開具“用款單”；國(guó)有資產(chǎn)管理處匯總審核簽收的“供貨單”和“用款單”后與財(cái)務(wù)處統(tǒng)一結(jié)算，付款給供貨商。
（三）申購(gòu)期以外由于工作特殊需要和物資存量不足需臨時(shí)采購(gòu)的物資，可按上述程序另行向國(guó)有資產(chǎn)管理處申請(qǐng)購(gòu)置配送。
第八條加強(qiáng)物資供應(yīng)使用管理，定期清查存量，做好相關(guān)帳務(wù)核算管理工作。
（一）國(guó)有資產(chǎn)管理處定期對(duì)供貨商所供商品的價(jià)格、質(zhì)量和服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位對(duì)商家供貨中存在的問(wèn)題有相應(yīng)的記錄，對(duì)不認(rèn)真履行供貨合同、服務(wù)質(zhì)量達(dá)不到合同要求的供貨商，國(guó)有資產(chǎn)管理處將按學(xué)校招標(biāo)管理辦法的規(guī)定取消其供貨資格。
（二）各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資申購(gòu)計(jì)劃、驗(yàn)收結(jié)算及發(fā)放、庫(kù)存和報(bào)廢等全過(guò)程的管理。對(duì)在編制計(jì)劃、申購(gòu)物資中發(fā)生差錯(cuò)導(dǎo)致采購(gòu)回的物資不能使用，未嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)和發(fā)放手續(xù)以及庫(kù)存物資管理不善造成損失的，物資設(shè)備管理人員和單位分管負(fù)責(zé)人要承擔(dān)管理責(zé)任。
（三）學(xué)校對(duì)辦公用品和低耗物資實(shí)行一級(jí)核算、二級(jí)管理制度。
國(guó)有資產(chǎn)管理處對(duì)辦公用品、低耗物資設(shè)置總帳和分戶帳，進(jìn)行量?jī)r(jià)核算控制和管理。
各單位對(duì)辦公用品設(shè)置收發(fā)登記薄，做好收發(fā)物品管理；對(duì)低耗物資應(yīng)按國(guó)有資產(chǎn)管理處的要求設(shè)立二級(jí)分類明細(xì)帳進(jìn)行數(shù)量核算并依據(jù)有關(guān)憑證做好增減記錄。
國(guó)有資產(chǎn)管理處定期與各單位對(duì)低耗物資進(jìn)行帳、物核對(duì)，做到帳帳相符，帳物相符。
對(duì)報(bào)損、報(bào)廢的低耗物資各單位應(yīng)及時(shí)報(bào)國(guó)有資產(chǎn)管理處辦理有關(guān)帳務(wù)核銷、報(bào)廢物品回收處置工作。
第九條由于工作需要，對(duì)于招標(biāo)供貨商不能供應(yīng)、購(gòu)置金額較小的物品，可以報(bào)經(jīng)國(guó)有資產(chǎn)管理處審核同意后自行采購(gòu)，財(cái)務(wù)處依據(jù)國(guó)有資產(chǎn)管理處審核同意的購(gòu)置清單辦理報(bào)銷、支付手續(xù)。
第十條本辦法試行期間，對(duì)個(gè)人科研項(xiàng)目和學(xué)院自行組織的其他辦學(xué)所需的辦公用品、低耗物資購(gòu)置，暫按原采購(gòu)方式進(jìn)行。
【關(guān)鍵詞】高校 辦公用品 管理 建議
近年來(lái)，高校辦學(xué)的規(guī)模和層次不斷在提高，相應(yīng)地高校辦公用品的數(shù)量和種類也日趨擴(kuò)大，成為學(xué)校資產(chǎn)的一部分。以一個(gè)中等規(guī)模的文科院校為例，每年用于辦公用品購(gòu)置的費(fèi)用近千萬(wàn)元。在辦公用品中，除了單位價(jià)值比較高的固定資產(chǎn)以外，更常見的辦公用品，如辦公文具、打印紙、U盤、錄音筆、掃描儀、碎紙機(jī)、硒鼓等，具有種類多、單價(jià)相對(duì)較低、需求數(shù)量大、購(gòu)置分散且頻繁等特點(diǎn)。目前高校對(duì)這類辦公用品大多采用各部門“自用自購(gòu)、以報(bào)列支”的模式，財(cái)務(wù)部門僅對(duì)經(jīng)費(fèi)總額進(jìn)行控制，尚存在管理空白。為此，我們采用向相關(guān)人員發(fā)放問(wèn)卷的調(diào)查方法，了解辦公用品管理的實(shí)際情況，并據(jù)此提出相關(guān)改進(jìn)建議，以促進(jìn)完善高校辦公用品的管理水平。
一、研究設(shè)計(jì)
1.問(wèn)卷設(shè)計(jì)。本研究主要通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷的方式來(lái)收集相關(guān)信息，并利用MS Excel對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。問(wèn)卷由三部分組成：一是被調(diào)查者背景信息；二是辦公用品采購(gòu)與付款流程，涉及請(qǐng)購(gòu)、具體采購(gòu)、驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié)；三是辦公用品使用及保管，涉及領(lǐng)用手續(xù)、保管與盤點(diǎn)。
從內(nèi)部控制角度將問(wèn)卷內(nèi)容歸類，辦公用品采購(gòu)與付款流程調(diào)查主要側(cè)重于職責(zé)分工、信息傳遞程序控制和實(shí)物控制；日常使用及保管主要側(cè)重于職責(zé)分工、實(shí)物控制。
2.調(diào)查方法。我們選取了上海某高校為本次問(wèn)卷調(diào)查單位。為了保證一定的廣泛性，調(diào)查范圍為該校所有院系、機(jī)關(guān)和教輔部門，分別向部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、辦公室工作人員等各類教職員工發(fā)放了問(wèn)卷。本次調(diào)查共發(fā)放問(wèn)卷107份，回收71份，總回收率為66.4%。通過(guò)對(duì)回收的問(wèn)卷進(jìn)行檢查和審核，最終得到有效問(wèn)卷69份。有效問(wèn)卷分別占回收問(wèn)卷和發(fā)放問(wèn)卷總數(shù)的97.2%和64.5%。
二、調(diào)查結(jié)果與分析
（一）辦公用品管理制度
根據(jù)被調(diào)查者所在部門的性質(zhì)，分類匯總結(jié)果如下：院系（有書面管理辦法占52.63%，有口頭管理辦法占36.84%，無(wú)管理辦法占10.53%）；機(jī)關(guān)、教輔部門（4.08%，73.47%，22.45%）；合計(jì)（17.65%，63.24%，19.12%）。可以看出，該校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門大部分制定了辦公用品管理辦法（占比80.89%），但以書面形式制定管理辦法的只有17.65%，其規(guī)范性和完善性還有待進(jìn)一步改善。
（二）采購(gòu)與付款流程
1.請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)。請(qǐng)購(gòu)是采購(gòu)與付款流程的起點(diǎn)，涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有：只有得到授權(quán)的人才能提出采購(gòu)申請(qǐng)；提出采購(gòu)申請(qǐng)與批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)相互獨(dú)立，以加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)的控制；批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)相互獨(dú)立，以防止采購(gòu)時(shí)購(gòu)入過(guò)量或不必要的用品。針對(duì)以上風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，調(diào)查問(wèn)卷相應(yīng)設(shè)計(jì)了3個(gè)問(wèn)題。將調(diào)查結(jié)果按被調(diào)查者所在部門性質(zhì)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果表明，有三分之一制定了書面采購(gòu)計(jì)劃，其中院系制定書面計(jì)劃的比例為50%，遠(yuǎn)高于機(jī)關(guān)和教輔部門的26.5%，這主要與院系對(duì)辦公用品的需求量較大有關(guān)。在采購(gòu)方式上，選擇全部由辦公室集中采購(gòu)的占62%，與預(yù)期基本相符。問(wèn)卷還對(duì)采購(gòu)渠道進(jìn)行了調(diào)查，網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)（55.22%）和電話采購(gòu)（23.88%）成為辦公用品采購(gòu)的主流方式，傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)比例則較低。相應(yīng)地，采購(gòu)源也多來(lái)自史泰博、京東商城、1號(hào)店等電子商務(wù)網(wǎng)站，另有部分來(lái)自校內(nèi)教育服務(wù)中心及校外周邊超市。在請(qǐng)購(gòu)審批中，近九成的被調(diào)查者都選擇了有審批環(huán)節(jié)，但能夠做到有書面請(qǐng)購(gòu)單的只有一成，絕大多數(shù)為口頭匯報(bào)。
2.采購(gòu)環(huán)節(jié)。包括詢價(jià)、訂貨、簽訂合同等環(huán)節(jié)，涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)集中在職責(zé)分工上，即詢價(jià)、采購(gòu)審批、合同簽訂相互獨(dú)立，防止虛列支出。統(tǒng)計(jì)顯示，近八成的被調(diào)查者在辦公用品采購(gòu)中都有向2家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)談判的做法。但在確定供應(yīng)商環(huán)節(jié)，院系與機(jī)關(guān)、教輔部門超過(guò)半數(shù)都是由詢價(jià)人員自己確定供應(yīng)商，未能較好地執(zhí)行詢價(jià)與確定供應(yīng)商職責(zé)分離。采購(gòu)訂立合同的比例為41.63%。整體來(lái)看，院系在具體采購(gòu)環(huán)節(jié)的表現(xiàn)要優(yōu)于機(jī)關(guān)、教輔部門。
3.驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)。驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有：實(shí)物控制，對(duì)實(shí)際收到的商品進(jìn)行驗(yàn)收；職責(zé)分離，采購(gòu)與驗(yàn)收相互獨(dú)立，確保實(shí)際收到的商品符合訂購(gòu)要求；信息傳遞控制，對(duì)付款進(jìn)行審核。調(diào)查結(jié)果按被調(diào)查者所在部門性質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，被調(diào)查者對(duì)實(shí)際收到的商品均有驗(yàn)收行為，但留有書面驗(yàn)收記錄的比例只有30.77%。且驗(yàn)收人員九成以上為采購(gòu)人員，在不相容職責(zé)方面未得到有效分離。付款環(huán)節(jié)能夠做到審核后付款的比例達(dá)到52.38%。院系在付款環(huán)節(jié)的規(guī)范性要優(yōu)于機(jī)關(guān)、教輔部門，審核后付款的比例達(dá)到了75%，而機(jī)關(guān)、教輔部門只有44.68%。
（三）領(lǐng)用與保管
辦公用品驗(yàn)收入庫(kù)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要涉及：職責(zé)分工，保管與記錄相互獨(dú)立，防止篡改記錄、財(cái)產(chǎn)流失；授權(quán)程序，領(lǐng)用須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，防止多領(lǐng)或被盜；信息傳遞控制，設(shè)置臺(tái)賬對(duì)進(jìn)貨、領(lǐng)用、結(jié)存情況及時(shí)反映；實(shí)物控制，定期盤點(diǎn)，將賬面結(jié)存數(shù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)核對(duì)，做到賬實(shí)相符。調(diào)查結(jié)果表明，在領(lǐng)用手續(xù)上，只有不到7%的被調(diào)查者通過(guò)填寫書面領(lǐng)用單，經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用；超過(guò)一半的被調(diào)查者可以無(wú)須批準(zhǔn)隨時(shí)領(lǐng)用辦公用品，這表明在授權(quán)程序上還有很大的改善空間。信息傳遞控制上，無(wú)登記簿的比例占了將近50%，規(guī)范性做得不夠好。院系設(shè)立臺(tái)賬要比機(jī)關(guān)、教輔部門規(guī)范，調(diào)查顯示其有進(jìn)貨、領(lǐng)用情況登記簿的比例達(dá)到了53%，而機(jī)關(guān)和教輔部門只有19%。在部門設(shè)立臺(tái)賬的調(diào)查中，由保管人員登記臺(tái)賬的比例達(dá)到了85.29%，在院系中，這一比例更是達(dá)到了百分之百，這說(shuō)明對(duì)辦公用品保管與臺(tái)賬記錄職責(zé)相互獨(dú)立的重視程度還有待提高。在實(shí)物控制上，有定期或不定期盤點(diǎn)的比例占75%，院系在實(shí)物控制中的表現(xiàn)好于機(jī)關(guān)、教輔部門。
三、管理建議
（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范管理流程
健全的制度是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。但不少人認(rèn)為，辦公用品單價(jià)不高、較為零散，加強(qiáng)辦公用品的管理顯得小題大做。這種認(rèn)識(shí)存在著誤區(qū)，辦公用品雖然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪費(fèi)、舞弊日積月累也將對(duì)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)很大的負(fù)面影響。
加強(qiáng)辦公用品管理制度的建設(shè)，首先要明確管理的目標(biāo)。辦公用品的管理應(yīng)以服務(wù)高校事業(yè)為宗旨，以勤儉節(jié)約、防范舞弊為目標(biāo)。勤儉節(jié)約杜絕浪費(fèi)，就要在制訂計(jì)劃時(shí)詳細(xì)分析庫(kù)存的現(xiàn)狀、采購(gòu)的性價(jià)比，避免盲目采購(gòu)；防范舞弊就要求對(duì)辦公用品管理的各個(gè)環(huán)節(jié)考慮風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，設(shè)置控制程序。其次要注重制度的全面性。辦公用品管理制度應(yīng)當(dāng)包括對(duì)制定計(jì)劃、采購(gòu)方案、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用授權(quán)、日常保管、內(nèi)部監(jiān)督等全過(guò)程的管理，以上程序缺一不可。制度設(shè)置后，可通過(guò)內(nèi)部審計(jì)部門實(shí)施“穿行測(cè)試”來(lái)審驗(yàn)制度是否健全以及可執(zhí)行能力。最后要注重制度的可操作性。要結(jié)合高校的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，制定科學(xué)規(guī)范、操作性強(qiáng)的制度。內(nèi)部控制的設(shè)置會(huì)帶來(lái)管理成本的上升，因此也應(yīng)考慮如何避免繁瑣，做到簡(jiǎn)明實(shí)用，方便相關(guān)人員遵照?qǐng)?zhí)行。
（二）加強(qiáng)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)的管理
請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)調(diào)查顯示，僅三分之一的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門制定了辦公用品書面采購(gòu)計(jì)劃；僅10%的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門對(duì)辦公用品采購(gòu)設(shè)置了書面請(qǐng)購(gòu)單。本文認(rèn)為，高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門在辦公用品采購(gòu)中有必要對(duì)大額、集中的采購(gòu)制定書面采購(gòu)計(jì)劃，并在預(yù)算申報(bào)中體現(xiàn)，杜絕盲目、隨意性采購(gòu)。同時(shí)應(yīng)設(shè)置書面請(qǐng)購(gòu)單，明確在請(qǐng)購(gòu)中的審批權(quán)限、手續(xù)，建立有關(guān)流程。
采購(gòu)實(shí)施環(huán)節(jié)目前主要存在的問(wèn)題：由詢價(jià)人員自己確定供應(yīng)商。詢價(jià)與確定供應(yīng)商屬不相容職務(wù)，由同一人擔(dān)任，可能產(chǎn)生舞弊風(fēng)險(xiǎn)。本文認(rèn)為，高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門在辦公用品具體采購(gòu)中應(yīng)至少保證兩人以上參與，對(duì)詢價(jià)與確定供應(yīng)商、采購(gòu)與訂立合同等環(huán)節(jié)做到職責(zé)分離、相互制約。
驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)主要存在的問(wèn)題：由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，缺乏書面驗(yàn)收記錄。采購(gòu)與驗(yàn)收由同一人員擔(dān)任無(wú)法做到職責(zé)分離，可能出現(xiàn)采購(gòu)人員與供應(yīng)商不正當(dāng)交易、供應(yīng)商提供劣質(zhì)產(chǎn)品、“以次充好”等現(xiàn)象。本文認(rèn)為，高校的院系、機(jī)關(guān)和教輔部門應(yīng)設(shè)置專門的驗(yàn)收人員，與采購(gòu)人員相分離，并對(duì)驗(yàn)收情況做好書面記錄。
（三）加強(qiáng)領(lǐng)用與保管環(huán)節(jié)的管理
日常管理環(huán)節(jié)包括物品領(lǐng)用、保管兩個(gè)方面。從調(diào)查結(jié)果來(lái)看，在領(lǐng)用與保管環(huán)節(jié)中主要存在的問(wèn)題為：領(lǐng)用審批形同虛設(shè)、無(wú)有關(guān)資產(chǎn)臺(tái)賬、忽略盤點(diǎn)等。在辦公用品的領(lǐng)用、保管環(huán)節(jié)中，首先，應(yīng)完善領(lǐng)用審批手續(xù)。高校可結(jié)合實(shí)情，設(shè)置統(tǒng)一的領(lǐng)用單據(jù)，領(lǐng)用者憑授權(quán)人簽字授權(quán)的領(lǐng)用單，向保管人員領(lǐng)用，防止領(lǐng)用中的鋪張浪費(fèi)等。其次，應(yīng)建立辦公用品臺(tái)賬，對(duì)辦公用品的進(jìn)貨、領(lǐng)用、報(bào)廢、維修情況均應(yīng)記錄。調(diào)查顯示，有的院系、部門雖然設(shè)立了領(lǐng)用登記簿，但僅對(duì)領(lǐng)用情況進(jìn)行記錄，無(wú)進(jìn)貨等記錄，信息不完整，直接影響對(duì)結(jié)存數(shù)的管理。最后，應(yīng)加強(qiáng)辦公用品的盤點(diǎn)工作，定期盤點(diǎn)，將賬面結(jié)存數(shù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)核對(duì)，做到賬實(shí)相符，保障資產(chǎn)的安全性。
辦公用品的管理是高校財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理的重要組成部分。一葉知秋，一個(gè)學(xué)校辦公用品的管理水平，顯示著學(xué)校的整體管理水平。只有不斷探索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能進(jìn)一步規(guī)范高校的辦公用品管理，從而為高校事業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾。
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為了強(qiáng)化工程項(xiàng)目管理，統(tǒng)一辦公用品規(guī)格，節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，提高經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)制訂項(xiàng)目部辦公物品管理制度如下。
一、項(xiàng)目部辦公物品的申請(qǐng)
項(xiàng)目部根據(jù)辦公物品需要情況以及消耗水平，填寫辦公物品采購(gòu)預(yù)算表，由項(xiàng)目經(jīng)理、＊＊＊＊總經(jīng)理簽字后交辦公室。如果辦公物品需要指定某種特定規(guī)格，或者未來(lái)某種辦公用品的需要量將發(fā)生較大變化，也一并向辦公室提出。凡指定辦公物品規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)買單位或超出統(tǒng)一配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的，須由項(xiàng)目部以書面形式提出申請(qǐng)，報(bào)＊＊＊＊總經(jīng)理審批。
二、項(xiàng)目部辦公物品的采購(gòu)
項(xiàng)目部物品由辦公室按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量進(jìn)行采購(gòu)。凡指定辦公物品規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)買單位的，持總經(jīng)理簽字后的申請(qǐng)書和采購(gòu)預(yù)算表，由辦公室按照成本最小原則采購(gòu)。
三、項(xiàng)目部辦公物品的領(lǐng)取
項(xiàng)目部辦公用品采購(gòu)后，由項(xiàng)目部指定專人對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后分別在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》或者《在用低值易耗品清查明細(xì)表》上簽字領(lǐng)取。
四、項(xiàng)目部辦公物品的費(fèi)用支出
項(xiàng)目部辦公物品費(fèi)用由＊＊＊＊統(tǒng)一預(yù)支，納入工程建設(shè)成本，項(xiàng)目竣工時(shí)予以結(jié)算。
五、項(xiàng)目部辦公物品的保管
項(xiàng)目部辦公物品由項(xiàng)目部按照＊＊＊＊固定資產(chǎn)或低值易耗品管理的要求進(jìn)行日常管理和使用。
六、項(xiàng)目部辦公物品的盤存
項(xiàng)目部辦公物品應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)定期清點(diǎn)，清點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查清原因，然后以書面形式向＊＊＊＊總經(jīng)理和分管副總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)，同時(shí)通報(bào)辦公室，重新調(diào)整在用物品清單，使帳物保持一致。工程竣工后項(xiàng)目部解散時(shí)，由辦公室指派專人負(fù)責(zé)登記、檢查、檢收和管理。
七、項(xiàng)目部辦公物品的持有量調(diào)查
辦公室必須對(duì)項(xiàng)目部所擁有的辦公用品尤其是低值易耗品進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容為項(xiàng)目部所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與項(xiàng)目部領(lǐng)用記錄相一致、辦公用品采購(gòu)預(yù)算表是否與實(shí)際數(shù)量一致，并定期對(duì)每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)做出統(tǒng)計(jì)，向＊＊＊＊總經(jīng)理及項(xiàng)目分管副總經(jīng)理報(bào)告。
關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；成本控制；管理措施
針對(duì)當(dāng)前煤炭行業(yè)的形勢(shì)，從各方面加強(qiáng)各項(xiàng)費(fèi)用支出的管控與考核，制定了加強(qiáng)辦公用品制度管理控本降耗，把好成本的源頭關(guān)實(shí)施降本增效，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，規(guī)范公司辦公用品的管理與使用等各環(huán)節(jié)，深挖內(nèi)部潛力，減少鋪張浪費(fèi)，堅(jiān)持精打細(xì)算，減少開支，通過(guò)實(shí)施全面預(yù)算管理，努力實(shí)現(xiàn)滿足各部門辦公用品的使用要求，扎實(shí)提高節(jié)能降耗促進(jìn)辦公用品的合理化實(shí)用，充分運(yùn)用內(nèi)部市場(chǎng)化杠桿作用，調(diào)動(dòng)全員的成本管理積極性，提升員工節(jié)約意識(shí)。
一、消耗性辦公用品交舊領(lǐng)新管理制度
以往的管理是根據(jù)各部門部室人員每月進(jìn)行發(fā)放，有時(shí)發(fā)放的數(shù)量不夠正常辦公使用（因每個(gè)部門或部室工作性質(zhì)不同），還得需要再到辦公室領(lǐng)用辦公所需用品，而現(xiàn)在是對(duì)消耗性辦公用品執(zhí)行交舊領(lǐng)新制度，建立交舊領(lǐng)新臺(tái)賬（交舊領(lǐng)新制范圍包括計(jì)算器、訂書機(jī)、筆芯、文件夾（盒）、筆記記錄本、檔案袋、鼠標(biāo)、鍵盤、墨盒、拖把、公司印刷品、復(fù)印紙、膠水瓶、紙簍等），以上消耗性辦公用品領(lǐng)用時(shí)，由領(lǐng)用人填寫消耗性辦公用品使用表，消耗性辦公用品使用表，要有使用部門或部室負(fù)責(zé)人簽字方可到辦公室領(lǐng)取，辦公室每月對(duì)領(lǐng)取表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并裝訂，辦公室按照領(lǐng)用表情況做為下帳依據(jù)，以備后查。大頭針、曲別針注意回收復(fù)用，非正式的文件或初稿，利用廢稿件的背面打（復(fù)）印，提倡了節(jié)約之風(fēng)、精打細(xì)算之風(fēng)。嚴(yán)格控制了非生產(chǎn)性支出。
二、設(shè)備性辦公用品管理制度及維護(hù)
為了保證辦公設(shè)備合理的配置和使用，更好地服務(wù)于各部門或部室的各項(xiàng)工作，制定了設(shè)備性辦公用品的管理制度和維護(hù)辦法。
1.設(shè)備性辦公用品分類定義屬于固定資產(chǎn)類，真對(duì)設(shè)備性辦公用品進(jìn)行了分類及以下管理制度及措施（設(shè)備性辦公用品分類如下：辦公桌（椅）、文件柜、電話機(jī)、傳真機(jī)、打孔機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀、汽車等），以上物資的實(shí)用與管理上，讓員工自覺愛護(hù)各類設(shè)備性辦公用品。例如辦公桌（椅）等凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞且不能維修的，按照管理辦法程序進(jìn)行報(bào)廢處理，報(bào)廢處理并制定了方案，一是由使用部門或部室填寫設(shè)備性辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單，并由部門主管簽字確認(rèn)。二是由使用部門或部室將設(shè)備性辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單報(bào)行政部審批，審批后交財(cái)務(wù)部審核并進(jìn)行賬務(wù)處理。三是由主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后辦理報(bào)廢手續(xù)，然后再辦理新的領(lǐng)用手續(xù)。如有不正當(dāng)使用或使用不合理而造成損壞的照價(jià)賠付，如有不賠付的按工資兩倍的價(jià)格從當(dāng)月工資中扣出，如價(jià)格較高當(dāng)月工資不夠賠付的逐漸扣出，直到扣出賠付標(biāo)準(zhǔn)為止。
2.設(shè)備性辦公用品的維護(hù)設(shè)立專人負(fù)責(zé)制度，統(tǒng)一管理及不定期對(duì)各部門或部室檢查，維護(hù)好公司設(shè)備性辦公用品，避免維護(hù)不及時(shí)給公司帶來(lái)?yè)p失。一是對(duì)電腦進(jìn)行不定期的檢查，檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)私自更換配置或私設(shè)IP地址影響公司網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的，對(duì)其違反者按照公司的員工獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行處理。二是對(duì)打印機(jī)和復(fù)印機(jī)的維護(hù)，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)雖然是設(shè)備性辦公用品，但也是屬于比較貴重的易耗易損類辦公用品，將會(huì)不定期的進(jìn)行維修與維護(hù)，每一部門或部室都應(yīng)該愛護(hù)使用，按照程序操作實(shí)用，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)在使用過(guò)程中如果發(fā)生不正常使用并損壞的，按照公司的員工獎(jiǎng)懲辦法追究使用人的責(zé)任。發(fā)生意外情況造成辦公設(shè)備損壞的除外。三是對(duì)下班后或外出及長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室，必須確認(rèn)電源是否關(guān)閉，如發(fā)現(xiàn)一次扣除當(dāng)天工資。因沒有確認(rèn)電源是否關(guān)閉，給公司造成損失的視情節(jié)情況進(jìn)行處理，意外情況造成的除外。
三、工作作風(fēng)制度
辦公室的保密制度也尤為重要。網(wǎng)絡(luò)雖然發(fā)達(dá)，但是也不能單注重網(wǎng)絡(luò)的泄密，同時(shí)也要注重傳真機(jī)的作用，可以說(shuō)傳真機(jī)接收的每一份資料都關(guān)系著公司的切身利益，特對(duì)傳真機(jī)也做出了相關(guān)管理制定，建立傳真簽收、登記臺(tái)賬，并進(jìn)行立檔備案。一是對(duì)傳真機(jī)不定期檢查，檢查接收傳真或?qū)ν獍l(fā)放傳真時(shí)是否有記錄，記錄是否完整。接收傳真應(yīng)建立單獨(dú)的傳真登記記錄臺(tái)賬，接收的每一份傳真都應(yīng)有傳真去向，是否送達(dá)了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或部室，是否送達(dá)后有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或部室的簽字，避免造成工作上的漏洞，嚴(yán)重的可能給公司帶來(lái)不必要的損失。二是對(duì)外發(fā)傳真，對(duì)外發(fā)傳真也建立了單獨(dú)的傳真登記記錄臺(tái)賬，對(duì)外發(fā)傳真時(shí)需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意并簽字，避免公司機(jī)密文件的外漏而造成不必要的損失。確實(shí)出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題的移交司法機(jī)關(guān)。
第一條為加強(qiáng)中鐵局項(xiàng)目后勤和辦公室用品管理，合理控制
費(fèi)用開支，規(guī)范局辦公用品的采購(gòu)、使用、保管、發(fā)放、費(fèi)用分?jǐn)偧皥?bào)銷等工作，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)局實(shí)際情況，特制定本辦法。
第二條適用于中鐵局項(xiàng)目后勤組及辦公室
第二章細(xì)則
第三條辦公用品范圍
本辦法所稱辦公用品是指300元以下的日常辦公文具，打印紙，易耗及耐耗材等。分為一級(jí)消耗品，二級(jí)消耗品，管理消耗品和管理耐用品四種。
1、一級(jí)消耗品:鉛筆，膠水，膠帶，釘書釘，簽字筆，圓珠筆，筆芯，軟皮筆記本，復(fù)寫紙，標(biāo)簽，橡皮，告示貼，檔案袋，拉桿文件夾，修正液，熒光筆等；
2、二級(jí)消耗品:名片冊(cè)，高級(jí)筆記本，鋼筆，筆筒等；
3、管理消耗品:碳粉，墨盒，填加墨水，硒鼓，復(fù)印紙等；
4、管理耐用品:剪刀，直尺，訂書機(jī)，打孔器，印泥，計(jì)算器等。
第四條辦公用品管理職能
1、綜合干事負(fù)責(zé)全所辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放等管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放與統(tǒng)計(jì)等管理工作。
2、各班組設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公用品計(jì)劃申報(bào)、統(tǒng)一領(lǐng)取以及控制使用，管理部門由綜合干事負(fù)責(zé)計(jì)劃申報(bào)、發(fā)放。
3、局辦公用品的管理統(tǒng)一歸局人事行政部，人事行政部應(yīng)當(dāng)于每月月初完成局辦公用品使用計(jì)劃和上月辦公費(fèi)用報(bào)表上交局總經(jīng)理審核。
4、辦公費(fèi)用報(bào)表分常規(guī)費(fèi)用和非常規(guī)費(fèi)用兩大類，其中常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)日常耗用的低值易耗品的費(fèi)用，月初需由各部門負(fù)責(zé)人(業(yè)務(wù)組負(fù)責(zé)人)制定相應(yīng)的月支出計(jì)劃，當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在月初的計(jì)劃經(jīng)費(fèi)之內(nèi)，如有超支的，需要列出超值的緣由。超支巨大的需做當(dāng)面解釋。非常規(guī)費(fèi)用對(duì)應(yīng)高值管理品一項(xiàng)，高值管理品不設(shè)月度計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際需要情況通過(guò)正常審批程序購(gòu)置，人事行政部需于月初列出各部門的費(fèi)用支出詳細(xì)統(tǒng)計(jì)情況上交局總經(jīng)理。
第五條辦公物品的申請(qǐng)
1、根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，向行政經(jīng)理通報(bào)，確定申購(gòu)數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式，或者未來(lái)某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并向行政主管提出。
2、辦公用品的采買或者領(lǐng)用申請(qǐng)需要填寫《辦公用品申請(qǐng)單》。局辦公用品的申請(qǐng)自個(gè)人為主管及以上管理人員，各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己部門的辦公需要，及時(shí)地提出采買申請(qǐng)。普通員工的辦公用品需要應(yīng)當(dāng)向自己的主管提出，由主管統(tǒng)一進(jìn)行申請(qǐng)。
第六條辦公用品的審批
1、在填寫《辦公用品申請(qǐng)單》后，申請(qǐng)人應(yīng)當(dāng)將申請(qǐng)單交有審批權(quán)的部門負(fù)責(zé)人審查批
準(zhǔn)，審批人是辦公管理費(fèi)用控制的責(zé)任人，其簽署的批準(zhǔn)意見對(duì)辦公費(fèi)用控制構(gòu)成相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
2、局賦予部門管理人及以上管理人員以一定價(jià)值范
圍的辦公用品請(qǐng)購(gòu)的審批權(quán)，根據(jù)不同的層級(jí)，劃分出不同類別辦公用品的審批權(quán)。**負(fù)責(zé)審批屬于低值易耗品的辦公用品申請(qǐng)，局副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批局各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請(qǐng)。
第七條采購(gòu)管理
1、填寫的《辦公用品申請(qǐng)單》在得到批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)交到局人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一采買，人事行政部應(yīng)當(dāng)做好供應(yīng)商的建檔工作，編制出常用品的價(jià)格表，把握好辦公用品的價(jià)格行情，做好供應(yīng)商的比較、甄選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購(gòu)成本。
2、在辦公用品庫(kù)存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店采購(gòu)或者訂購(gòu)的方式。辦公用品的采購(gòu)要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購(gòu)復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等，必須有兩至三人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng)；不得受賄，不得索取錢物。
3、訂購(gòu)單：在各部門申請(qǐng)的辦公用品中如果包含有需要訂購(gòu)的辦公用品，則申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購(gòu)單，經(jīng)行政部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購(gòu)。行政部門必須依據(jù)訂購(gòu)單，填寫“訂購(gòu)進(jìn)度控制卡”，卡中應(yīng)寫明訂購(gòu)日期、訂購(gòu)數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購(gòu)等等。
4、辦公室所有辦公用品的采購(gòu)工作，統(tǒng)一在辦公室采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由事務(wù)管理長(zhǎng)兼任，具體采購(gòu)工作由后勤科組織實(shí)施。
5、嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)制度。凡采購(gòu)物資、商品等必須按局采購(gòu)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、程序進(jìn)行。嚴(yán)格采購(gòu)審批制度。隨用隨買的個(gè)別零散性采購(gòu)，一次性采購(gòu)在在500元以下的，由采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)審批；金額在500元以上的，由辦辦公室主任審批。
6、采購(gòu)工作要科學(xué)、合理，增強(qiáng)透明度。采購(gòu)前，應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查，充分掌握欲購(gòu)物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件。貨比三家，講價(jià)壓價(jià)，努力達(dá)到貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。
7、辦公用品采購(gòu)的一般程序?yàn)椋盒栌每剖蚁蚬芾聿块T提出購(gòu)物申請(qǐng)管理部門按照規(guī)定權(quán)限辦理審批在采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下由后勤科實(shí)施采購(gòu)所購(gòu)物品交保管員驗(yàn)收、登記入庫(kù)；采購(gòu)人和驗(yàn)收人各自在發(fā)票上簽字有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限審簽財(cái)務(wù)科核銷。
8、人事行政部要根據(jù)局日常辦公需要，對(duì)一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購(gòu)買，字辦公室保持一定庫(kù)存，以保證正常辦公需要的及時(shí)滿足，提高供給效率。
第八條辦公用品的領(lǐng)用
1、各部門憑《辦公用品申請(qǐng)單》可以領(lǐng)用已采購(gòu)回單位的辦公用品，在領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)在人事行政部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人的姓名和日期，領(lǐng)取人可以是申請(qǐng)人，也可以是申請(qǐng)人制定的使用人，但涉及高值管理品的，必須是使用人前來(lái)領(lǐng)取并簽字，以明確保管責(zé)任。
2、在令傭人簽字領(lǐng)取辦公用品時(shí)，人事行政部當(dāng)對(duì)領(lǐng)取人做好登記。
第九條辦公用品的使用
1、使用辦公用品要牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。
2、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源，定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品使用壽命。
3、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等反復(fù)使用；紙張可雙面利用，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。
4、對(duì)于高檔耐用辦公用品，科室間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；故意造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)賠償。
第十條辦公用品的保管
1、對(duì)于大件管理品實(shí)行保管責(zé)任制，實(shí)行使用人、領(lǐng)取人、保管責(zé)任人三合一的辦法，對(duì)保管責(zé)任進(jìn)行歸屬，人事行政部根據(jù)不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)情況合理編訂納入保管責(zé)任制的大件管理品目錄。現(xiàn)階段的大件管理品范圍為：電腦及其配件、電話機(jī)、電風(fēng)扇、計(jì)算器。
2、因個(gè)人工作失誤、非正常使用而對(duì)辦公用品造成重大異常損耗的將根據(jù)個(gè)人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償，其中，責(zé)任認(rèn)定分三等，含完全責(zé)任、一般責(zé)任和輕微責(zé)任，分別對(duì)應(yīng)80%、50%、20%的損失賠償比例。損失的計(jì)算按歷史采購(gòu)成本計(jì)算，根據(jù)人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計(jì)提折舊后得出賠償費(fèi)用。
第十一條辦公用品的報(bào)廢
局對(duì)高值管理品的報(bào)廢實(shí)行審批管理，各部門如有高值管理品順壞，不能使用的，當(dāng)依據(jù)以下規(guī)定進(jìn)行處理
1、對(duì)簡(jiǎn)單問(wèn)題的可以自行維修處理，但對(duì)有保修服務(wù)品且在保修期內(nèi)的，不得擅自自行處理。
2、可維修品出現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請(qǐng)單》至人事行政部統(tǒng)一進(jìn)行處理。
對(duì)維修不成的高值管理品實(shí)行報(bào)廢處理，報(bào)廢應(yīng)擔(dān)是在對(duì)可能維修的，在提交過(guò)維修申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)維修但無(wú)法修好的情況下，或是對(duì)無(wú)條件維修的，經(jīng)過(guò)了人事行政部的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》，經(jīng)人事行政部簽字確認(rèn)后報(bào)廢事項(xiàng)方可成立。
3、高值報(bào)廢品在得到報(bào)廢審批后應(yīng)當(dāng)由人事行政部進(jìn)行回收處理，以求極可能的開源節(jié)流。
4、高值管理品在完成報(bào)廢程序后，從《高值管理品登記表》上核銷，核銷時(shí)應(yīng)做紅筆登記，并附上《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)單》。
第三章附則
1、協(xié)助經(jīng)理調(diào)查和分析公司目前的人力資源配置情況，為招聘、合理配置、定員定崗、管理層的人事決策等提供依據(jù)。
2、協(xié)助經(jīng)理建立特殊人才（如售后工程師、研發(fā)人員、海外銷售人員等）的儲(chǔ)備機(jī)制及長(zhǎng)期招聘渠道。收集和關(guān)注國(guó)內(nèi)知名招聘網(wǎng)站（如智聯(lián)招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在實(shí)際中完善及制訂招聘流程及相關(guān)表格
4、協(xié)助各部門實(shí)施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓(xùn)及考核
1、新進(jìn)員工崗前培訓(xùn)
制作一份新進(jìn)員工崗前培訓(xùn)教材。
2、展開在職員工的素質(zhì)及企業(yè)文化培訓(xùn)。
2、協(xié)助經(jīng)理制定績(jī)效考核管理辦法，為績(jī)效考核工作的具體實(shí)施提供依據(jù)。
3、根據(jù)公司現(xiàn)有績(jī)效管理制度，開展員工績(jī)效考評(píng)組織與實(shí)施工作，推行新的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)。
4、建立培訓(xùn)及考核檔案。
三、規(guī)章制度
1、協(xié)助經(jīng)理審核、修訂公司各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、監(jiān)督及執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。
3、懲罰及獎(jiǎng)勵(lì)制度
按公司出臺(tái)的各項(xiàng)規(guī)章制度，給予違規(guī)者相應(yīng)的處罰。對(duì)予應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)者要做到及時(shí)及有據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)，并公布。
四、勞動(dòng)關(guān)系管理
1、退休
協(xié)助經(jīng)理完善員工退休、資遣管理制度，為辦理退休、資遣事項(xiàng)提供依據(jù)。
2、辭職
協(xié)助經(jīng)理完善辭職管理制度，為辦理辭職事項(xiàng)提供依據(jù)。
五、薪酬管理
1、根據(jù)公司現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，協(xié)助經(jīng)理建立及完善公司科學(xué)合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務(wù)津貼、固定津貼、績(jī)效工資、年終獎(jiǎng)金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務(wù)
1、車輛管理
協(xié)助經(jīng)理開展相關(guān)工作。
2、公章管理
協(xié)助經(jīng)理做好相關(guān)審核工作，制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購(gòu)買
對(duì)辦公用品要及時(shí)做好保養(yǎng)及維護(hù)，以保證公司工作的開展。采購(gòu)辦公用品一定要做貨比三家，保證物品的實(shí)用性及耐用性。
4、會(huì)議安排
協(xié)助經(jīng)理安排會(huì)議議程及相關(guān)準(zhǔn)備工作。
5、檔案管理
分類編號(hào)專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準(zhǔn)時(shí)收發(fā)郵件，慎重妥當(dāng)處理郵件。
7、部門預(yù)算
準(zhǔn)確、詳細(xì)登記每月發(fā)生的費(fèi)用，按要求提交每月預(yù)算。
五、其他事務(wù)
1、證照的申辦、年審。
協(xié)助經(jīng)理進(jìn)行資料準(zhǔn)備及提交工作。
