道路工程檔案信息化管理

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數(shù)字化信息時代的來臨大大提高了信息資訊的傳播效率，當前在檔案管理工作中，也引入了數(shù)字信息技術，借助計算機及網(wǎng)絡平臺，完成各種數(shù)據(jù)信息的傳遞、存儲及管理，不僅讓辦公操作變得更加快捷，同時也提高了信息資源的共享效率，為提高檔案管理工作質量創(chuàng)造了更為便利的條件。

一、檔案管理應用數(shù)字化信息技術的必要性

（一）順應檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢

企業(yè)檔案包括企業(yè)日常工作過程中形成的各種有價值的材料文件和信息資料等，既可以為企業(yè)各項工作決策和活動的開展提供必要的信息支持，而且也是企業(yè)發(fā)展進程中重要的歷史見證[1]。隨著數(shù)字化信息時代的到來，檔案也逐漸呈現(xiàn)出明顯的數(shù)字化特征。因此在新時代背景下，企業(yè)必須提高對檔案管理信息化建設的重視程度，深刻認識到數(shù)字化信息技術對檔案管理工作所帶來的深遠影響。首先是載體新。檔案包括科技檔案、文書檔案等各種類型，涉及范圍極為廣泛。傳統(tǒng)檔案大多借助紙質載體，而在數(shù)字化背景下，檔案以電子文件形式存在，其載體多以磁盤、光盤為主，這些電子檔案更加便于攜帶、存儲和管理，能夠更好地滿足檔案資源快速查詢、調閱的現(xiàn)實需求。其次是共享性。數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡傳遞，人們可以不受時空限制隨時隨地共享檔案信息資源。

（二）有利于提高檔案管理效率

新時代對檔案管理工作提出了新要求[2]。而運用數(shù)字化信息技術開展檔案管理，既能滿足這種要求，還可以提高檔案管理的工作效率。一方面，運用數(shù)字化技術，有效提升檔案的使用效率和管理效率，為科學開發(fā)利用檔案信息提供更加有力的技術支撐；另一方面，運用數(shù)字化技術，可以讓檔案管理從傳統(tǒng)的封閉式管理逐漸轉變?yōu)殚_放式管理，通過對云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能技術的合理應用，打破時空的限制，讓用戶借助互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地檢索、查閱自己需要的檔案信息，大大提高了檔案信息的查閱利用率，同時也讓傳統(tǒng)檔案管理中容易重復性工作的弊端得到有效解決，有利于人力資源的優(yōu)化合理利用。

二、道路工程檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（一）對檔案管理工作價值認知不足

隨著我國信息化建設進程的持續(xù)推進，信息資源已經(jīng)成為國家和企業(yè)組織發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。檔案作為企業(yè)、單位組織重要的信息資源，從其信息化建設的實際情況來看，很多企業(yè)或單位對檔案管理工作都沒有引起足夠的重視[3]。由于管理層對檔案信息價值認識不足，導致企業(yè)內部很難形成普遍尊重檔案管理的整體文化氛圍。通過實地調研發(fā)現(xiàn)，一些建筑企業(yè)內部業(yè)務人員對單位開展道路工程檔案管理的意義和規(guī)范性缺乏正確的理解，甚至將檔案管理視為一種工作負擔。同時對檔案管理的業(yè)務培訓和工作宣傳也僅限于檔案部門內部人員和業(yè)務部門兼職的檔案管理人員，并未延伸到材料文件、日常工作信息的生成者所在的部門全體員工。另外，大部分建筑企業(yè)都只是將非結構化的電子文件和傳統(tǒng)紙質文件納入檔案管理范疇，而在其他業(yè)務環(huán)境下所形成的一些具有憑證價值的信息并未被囊括其中，導致對道路工程建設過程中生成的大量半結構化、結構化的數(shù)據(jù)信息缺乏科學管控。

（二）基礎設施建設有待完善

在道路工程檔案管理信息化建設過程中，對于硬件設備有著較高的要求，需要結合實際來采購和布置這些基礎設施，包括網(wǎng)絡設備、計算機、打印機和其他設施設備等等。只有基礎設施建設達到既定標準后，才能確保道路工程檔案管理信息化建設的順利開展，從而順利實現(xiàn)道路工程檔案管理的最終目的。但是從目前實際情況的分析來看，一些企業(yè)由于不注重基礎設施建設，盡管已經(jīng)配備了一定數(shù)量的網(wǎng)絡、計算機等基礎設備，但由于缺乏與之配套的設施設備，不僅不能確保檔案管理工作質量及效率，而且還極易埋下一些安全隱患，不利于道路工程檔案管理的健康發(fā)展[4]。

（三）整體規(guī)劃缺乏科學系統(tǒng)性

數(shù)字化信息技術在道路工程檔案管理工作中體現(xiàn)出良好的優(yōu)勢，在信息收集、整理、分析、處理、保管、傳遞等諸多方面都有著良好的應用效果，已然成為各行業(yè)領域中不可替代的重要技術。但是相關部門對數(shù)字化信息技術缺乏全面的認識，僅僅是將其應用到檔案管理工作當中，并未對數(shù)字化信息技術對企業(yè)整體檔案管理的深遠影響有充分的認識。因此，有關部門在開展檔案管理信息化建設過程中，整體的管理規(guī)劃缺乏科學性、系統(tǒng)性，很難將數(shù)字化信息技術的作用和潛力充分挖掘出來，致使道路工程檔案信息的共享率和利用率偏低，在一定程度上制約了道路工程檔案管理的健康發(fā)展。

（四）檔案管理人員缺乏信息化素養(yǎng)

雖然經(jīng)過多年探索，國家在宏觀層面上，已經(jīng)形成了對檔案管理具有戰(zhàn)略指導作用的法律法規(guī)和規(guī)范管理體系，但同時需要注意的是，人員保障也是確保檔案管理工作能夠順利開展的必要條件。而從目前的實際情況來看，檔案管理人員普遍缺乏信息化素養(yǎng)，數(shù)字化環(huán)境下的檔案文檔的完整性、真實性、安全可靠性都離不開檔案管理系統(tǒng)的有效保障，這就要求相關管理人員必須根據(jù)檔案管理規(guī)范標準和需求的變化，及時對系統(tǒng)功能進行維護與更新，同時通過系統(tǒng)當中存儲和管理的檔案為用戶提供便捷、有效的信息調閱與利用服務，這些都需要檔案管理人員必須具有信息化素養(yǎng)。而目前具有專業(yè)教育背景，從事道路工程檔案管理工作的人員相對較少，并且檔案管理人員的業(yè)務能力、文化素養(yǎng)參差不齊，部分人員不能滿足當前道路工程檔案管理信息化建設的實際要求，這也是導致道路工程檔案管理信息化建設發(fā)展緩慢的重要因素。

三、基于數(shù)字化背景下的道路工程檔案信息化管理及建設策略

（一）提高檔案管理的信息化意識

數(shù)字化環(huán)境促使企業(yè)管理者要主動運用信息技術加強檔案管理，確保道路工程檔案管理工作水平得以不斷提升[5]。道路工程的順利開展離不開檔案信息，需要通過檔案信息全面增強對項目建設進度和質量的控制，但是由于國內道路工程檔案管理方法較為單一，信息化建設速度相對緩慢，導致道路工程檔案的實際使用效能不高。要切實提高道路工程檔案管理水平，就必須增強管理的時效性，運用現(xiàn)代化管理理念進行管理實踐，促使檔案管理和信息化建設實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展。這就要求企業(yè)的管理人員必須不斷提高管理意識，結合當前道路工程檔案管理的實際狀況，構建信息化檔案管理部門，針對道路工程設置專職檔案管理人員，同時制定相應的檔案管理制度，將項目建設進度規(guī)劃方案、現(xiàn)場資料、相關資料檢查等各項工作集合起來。在實際操作中，擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，積極引入先進的信息技術，創(chuàng)設一套科學、系統(tǒng)、操作性強的檔案管理新模式，在檔案信息資源的收集和處理上，實現(xiàn)對數(shù)字化管理手段的有效運用，從而為構建“現(xiàn)場材料＋審批＋填報”為一體的檔案信息化管理系統(tǒng)奠定良好的基礎。同時，有效運用信息技術將道路工程檔案資料導入檔案信息管理系統(tǒng)中，以便今后工作中一旦遇到問題，能夠及時進行相應的調整，減少項目竣工驗收階段檔案資料收集的工作量，可以按照規(guī)范要求來審查、審批道路工程檔案資料；同時，對于道路工程項目建設期間的相關信息數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計整理和分析處理，保證檔案資料的真實性和完整性。除此以外，還應進一步加強對道路工程檔案管理的重視程度，做好檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護工作，合理設置系統(tǒng)操作權限和防火墻，定期做好系統(tǒng)的安全檢查和維護保養(yǎng)，以便在第一時間發(fā)現(xiàn)問題，及時采取有效的方法和手段讓問題得到妥善處理。

（二）加強基礎設施建設

基礎設施建設是道路工程檔案管理信息化建設的必備條件[6]。首先從硬件方面來說，要及時更新計算機系統(tǒng)，配備道路工程檔案信息化管理需要的服務器、打印機、刻錄機、攝像機等硬件設施，在檔案管理中充分運用數(shù)字化信息技術，為道路工程檔案信息管理網(wǎng)絡平臺的構建奠定基礎，同時也為廣大群眾查閱相關社會檔案信息提供一定的設備支持。其次，增加系統(tǒng)軟件的開發(fā)力度，積極構建道路工程檔案信息智慧化管理平臺，為用戶隨時隨地查閱道路工程視頻、音頻、文本、圖片等檔案信息提供必備條件，通過網(wǎng)絡和數(shù)字技術實現(xiàn)用戶對檔案信息的多方面查閱。

（三）加強檔案資源信息化管理

為推動道路工程檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化建設，應積極探索數(shù)字化信息技術在檔案管理工作中的應用途徑，構建大規(guī)模的智慧管理平臺，并配備對信息系統(tǒng)具有一定操作能力的管理人員，以此來提高數(shù)字信息系統(tǒng)在道路工程檔案管理過程中的運用程度，提高檔案信息的使用率，實現(xiàn)信息共享。因此，在道路工程檔案數(shù)據(jù)庫建設中要貫徹落實信息化管理理念，按照信息存儲的實際要求進行數(shù)據(jù)信息的有效轉化，并將道路工程的所有檔案全部導入到管理系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動進行分類整理。完成歸檔后，將檔案信息存儲到數(shù)據(jù)庫平臺，為今后的信息采集和查詢、調閱提供便利條件。通過這樣的檔案管理模式，大大節(jié)省了建筑企業(yè)的人力、物力，有效控制了檔案管理的成本支出，同時也讓道路工程檔案管理系統(tǒng)的自動化程度得以不斷提高。

（四）加強檔案管理隊伍的素質建設

工作人員的專業(yè)素質直接關乎道路工程檔案管理的信息化建設實際成效，因此，建筑企業(yè)要加大對相關人員的培養(yǎng)力度，使其能做好檔案管理的工作規(guī)劃與執(zhí)行，對道路工程項目的順利推進起到應有的輔助作用。隨著建筑企業(yè)的不斷轉型發(fā)展，以往的管理辦法顯然已不能滿足現(xiàn)代檔案管理的實際需求，企業(yè)要想打造出一支具有較高業(yè)務水平的管理隊伍，就必須加大培訓力度，幫助和引導相關人員不斷提高自身的專業(yè)理論知識和實際操作技能，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能確保檔案管理工作保質保量完成。具體來說，管理部門可以不定期組織檔案管理人員開展專項培訓，提高相關人員的信息化管理意識，將計算機系統(tǒng)的使用技巧和信息化管理成功案例納入到具體的培訓課程中，不斷提高檔案管理人員的思想認識，使其在實際工作中，能夠有意識地運用數(shù)字化信息技術對檔案信息進行收集和整理。實踐表明，大力開展培訓活動，有利于檔案管理人員實踐工作能力的提高，使其能夠順利使用計算機系統(tǒng)軟件，完成檔案信息采集、整理、導入、存儲等各種操作，從根本上提高道路工程檔案管理的信息化建設步伐。同時，還應培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，加強對紙質檔案的管理，通過紙質檔案和電子檔案不同載體和存儲信息的共同作用，確保檔案信息的真實性、準確性和完整性。

參考文獻：

[1]牛繼來.淺談檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務，2018（3）：45.

[2]黃祝娥.淺談公路檔案信息化建設及有效管理[J].低碳世界，2015（32）：161-162.

[3]趙偉.試論公路檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2020（10）：88-89.

[4]趙秀云.公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新探討[J].黑龍江檔案，2021（3）：124-125.

[5]李寧.公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理探析[J].現(xiàn)代國企研究，2018（16）：140.

[6]倪曉敏.淺談如何做好公路工程建設項目檔案管理[J].公路交通科技（應用技術版），2017（1）：194-196.

作者：邱慧慧 單位：佛山市南海區(qū)道路建設管理處