高校智慧檔案館建設探討3篇

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高校智慧檔案館建設篇1

檔案是人類社會發展到一定歷史階段的產物，是某一個體、單位或者組織經過歸納整理、系統規范、集中保存的歷史資料。檔案是一項構建社會記憶的工作，具有重要的憑證價值和情報價值；檔案也是一種客觀的歷史資源，具有重要的保存價值。它能證明某些客觀事實，還原歷史真相，服務社會大眾。所以有人說：檔案濃縮歷史精華，融匯歷史知識，承載歷史事實，揭示歷史真相，能夠把歷史資源轉化為促進人類社會健康發展的推動力量。隨著信息技術的發展，智慧檔案館建設已經提上議事日程，在高校智慧檔案館建設研究項目中，通過普及檔案教育，師生的檔案意識不斷蘇醒，領導的檔案意識逐漸增強，學校的檔案意識日益提升，檔案館藏不斷豐富，檔案工作呈現出健康發展的良好局面。

一、檔案利用工作的現狀

孟子曰：“民為貴，社稷次之，君為輕”。國家檔案局發布的《關于加強民生檔案工作的意見》指出：“要堅持以人為本，轉變重事輕人，重物輕人，重典型人物輕普通人物的傳統觀念和思想認識，重視所有涉及人的檔案的價值，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系?！?。在中國傳統文化的沐浴下，國家檔案管理部門要求我們打好檔案利用工作的基礎，切實抓好廣大人民群眾的檔案利用工作，做實、做精、做細檔案管理工作，把庫房里的“死檔案”變成生活中的“活信息”。高校檔案工作是社會檔案工作的重要組成部分，應該起到提高社會檔案意識、引領社會檔案服務、促進社會檔案發展的作用。秉承上述檔案工作的指導思想，為了推動檔案利用的深入發展，西大檔案館啟動《智慧校園背景下西北大學智慧檔案館建設研究》項目，試圖通過“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推動檔案事業的發展。目前，檔案查閱已從檔案到館查閱發展到檔案遠程查詢，檔案證明日漸方便，檔案借閱程序規范，檔案編研有序發展，檔案文化資源開發利用研究開始踏上征程，檔案育人工作引起人們的高度重視，檔案利用工作的局面已經初步打開。

二、檔案利用工作存在的問題

從高校檔案工作者的視角觀察，檔案利用是指檔案工作者開發檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程。檔案利用分為：服務師生員工的普遍利用，服務現實工作的實際利用，服務檔案編研的學術利用，服務教學科研的育人利用。隨著社會的進步，科學技術不斷發展，檔案教育日漸普及，檔案意識不斷提升，檔案利用呈現良性發展的態勢。但就整體而言檔案利用工作還有某些不足，存在一些亟待改進的問題。

1.檔案基礎設施薄弱，利用方式單一，傳輸能力不足

檔案館庫建設相對滯后，庫房面積、設備、防塵、防蟲、除濕等硬件設施不能完全達標，2017年前后才安裝視頻監控系統，沒有門禁設施，沒有采用RFID技術管理實體檔案和檔案密集架。解放前的檔案已經交至省檔案館保存，現存14類10萬多卷檔案都是解放以后的檔案，其大多為文書檔案，以前因為庫房面積局限、檔案收集不夠齊全，現在加大了收集力度、但是庫房又快滿了，導致檔案館藏內容不夠豐富，館藏結構不夠合理，在“收集、儲存、管理、利用”過程中存在重量輕質，重藏輕用的傾向。目前，檔案利用以查閱為主、編研為輔，檔案查閱以滿足用戶需求為主、科學分析用戶需求、主動推送檔案信息服務不足，檔案編研浮于表層、以編為主、以研為輔，檔案文化資源開發利用研究不足，制約了檔案事業的發展。

2.檔案工作者素質有待進一步提升

目前，各校檔案工作者多為非對口專業畢業，檔案服務意識、檔案業務技能、相關專業知識、信息技術水平等距離智慧檔案館的要求還有一定的差距。

3.檔案利用與檔案保密的關系有待進一步厘清

由于檔案公開細則沒有統一明確的標準，導致傳統檔案工作重保密、輕利用，能限定利用范圍的檔案或者檔案資料盡量限定使用，不宜公開的檔案或者檔案資料盡量不予公開；檔案公開與個人隱私保護存在一定的矛盾，檔案利用對于個人隱私保護不足，個別情況下，檔案開放存在泄漏個人隱私的隱患。

4.檔案信息化建設滯后

學校建立了檔案信息網站，檔案信息管理系統于2019年年底驗收完成，實體檔案數字化遷移工作正在進行，大部分檔案查閱還是手工調卷，現在正在進行檔案信息化建設工作。

三、檔案利用工作的反思

1.夯實檔案利用的業務基礎

檔案工作的核心是“收齊、存儲、管好、用活”檔案資料，“收齊”是基礎，“存儲”是保障，“管好”是條件，“用活”是目的。為了“收齊”檔案資料必須加強檔案館庫建設，為了“存儲”檔案資料必須改善檔案館庫環境，為了“管好”檔案資料必須完善檔案管理規章制度，為了“用活”檔案資料必須繼續加大檔案宣傳力度，強化檔案信息傳輸能力，遵守檔案密級規定，努力做到檔案信息傳輸精準定位、傳輸速度快捷、傳輸內容準確、傳輸文字精煉，減少以致消除檔案工作者和檔案利用者之間的信息不對稱。深入社會，及時了解并不斷開發檔案利用需求，明確檔案利用重點，擴展檔案利用方式，規范檔案利用機制。檔案利用需求是檔案資源開發利用的內在動力，檔案利用服務是檔案資源開發利用的外在壓力。因此，檔案工作部門必須重視檔案收集工作，擴大檔案收集途徑，充實檔案收集類別，努力做到“應歸盡歸、應收盡收”，使檔案館藏反映利用需求、貼近社會生活，并能根據利用需求，不斷豐富館藏內容、注重提升館藏質量，科學管理館藏檔案，統一規范分類標準，及時編目著錄上架，優化便捷檢索系統，積極深化檔案編研，有效推進檔案利用。隨著檔案利用的普及，利用者對檔案利用的要求不斷提高，不僅要求提供檔案原始資料，而且要求提供檔案編研成果。檔案休閑利用理論已經出現，檔案育人呼聲日漸高漲，檔案休閑利用、檔案育人等方面業已成為檔案資源開發利用研究的新領域。

2.強化檔案利用的服務職能

檔案利用功能實質上是一種檔案服務職能，這種服務職能在很大程度上是通過檔案工作者的履職態度和能力實現的。所以，檔案工作者的職業素養在一定程度上決定著檔案服務職能的優劣。檔案工作者的職業素養是指其所具有的思想品德、檔案知識、文化素質、職業技能的綜合水平。檔案工作者除了掌握一般檔案知識之外，還必須掌握某些檔案涉及的專業知識，以利于檔案利用服務工作。因為許多檔案利用者并不了解檔案編目情況，他們往往只是帶著所需解決的問題，抱著嘗試的心態求助查閱檔案，他們不太清楚查閱內容和具體年限，需要檔案工作者提供幫助。這樣的查閱“只有通過檔案工作者和檔案利用者之間進行富有成效的交流才能實現”所以，檔案工作部門要強化服務至上的理念，明確工作職責，分清工作責任，注意工作方法，嚴格獎懲制度，教育檔案工作者提高政治站位，堅持與時俱進，加強思想品德修養，養成良好的學習工作習慣，注意豐富檔案知識，不斷提高知識層次，以質樸善良的個人素養，熱忱友善的服務態度，廉潔專業的工作風貌，耐心細致地了解利用者的利用需求，準確無誤地分析利用者提供的查閱線索，快速便捷地找到利用者所需的檔案資料，以優質高效的服務為利用者排憂解難。通過檔案利用增強隊伍素質，提升檔案著錄質量，營造檔案工作氛圍，激發檔案工作者強烈的事業心和高度的責任感，創造檔案利用口碑，開創檔案利用工作的新局面。

3.擺正檔案利用與檔案保密的關系

在檔案利用過程中，必須擺正檔案利用與檔案保密的關系。根據現行法律規定，檔案利用與檔案保密的關系主要表現為正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系，妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系。

（1）正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系。保密是指保守事物不被無關人員知悉的信息，不使泄露的行為。部分檔案或者檔案部分內容存在涉密問題，需要限制利用范圍，業界稱其為涉密檔案。涉密檔案實際上是一種限制了利用范圍的檔案，其通常具有涉及國家安全、社會穩定、商業秘密、不宜公開等方面的內容。涉密檔案要專人負責、專人收集、專人查閱、單獨制卷、單獨保管、嚴格限制知密范圍，依法加強安保措施。涉密檔案利用要在貫徹國家《檔案法》和《保密法》的基礎上，堅持局部利益服從整體利益的原則，依紀按規有序進行。檔案工作者必須嚴格掌握檔案密級分類標準，規范執行檔案保密制度、降密解密制度、利用審批制度，接受保密部門的監督指導?！侗Ｃ芊ā芬幎ㄉ婷軝n案解密權限屬于檔案形成單位，檔案工作部門無權解密。按照檔案機密程度遞減規律，涉密檔案降密必須符合國家保密制度，并且經過科學鑒定才能進行。國家機密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原來確定密級和保密期限的機關、單位或其上級機關應當及時解密。解密后的檔案按照規定開放利用。在現實條件下，檔案工作部門必須借助現代信息技術，加強檔案數據管理，保護檔案數據安全，做好內外網絡物理分離工作，安裝服務器、防火墻，加密處理重要檔案數據信息，設置檔案密級管理權限，嚴控涉密檔案利用范圍，做到事前預防風險、事中記錄清晰、事后追蹤可查。檔案工作部門既有提供檔案利用的義務，又有保護檔案秘密的責任。我們要統一檔案利用操作系統，嚴格檔案密級管理規范，注意保護檔案知識產權，在確保檔案安全的前提下，合理配置檔案資料，有效利用檔案資源。踐行保密是手段，利用是目的，保密是為了更好的利用這一工作原則，正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關系。

（2）妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系。個人隱私是指自然人在與公共利益和群體利益無關的情況下，當事人不愿他人知道或他人不便知道的個人信息；當事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個人私事；當事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個人領域。從上述界定得知個人隱私包括私人活動、私人秘密、私人空間等范疇。個人隱私是個動態寬泛的概念，有些信息在當時不構成個人隱私，但是在未來某一時段可能就會構成個人隱私。檔案資料中那些直接或間接指向個人特征的信息可能會構成個人隱私。公民具有隱私權，隱私權不僅是當事人人格權利的范疇，而且還具有一定的財產屬性。檔案工作者在檔案日常管理中，必須堅決履行個人隱私保護義務，認真檢查檔案內容是否涉及個人敏感信息，是否具備開放條件，嚴格執行檔案開放利用規定，注重保護個人隱私。特別是在研究建設智慧檔案館的背景下，更要加強網絡個人隱私保護工作，依法遏制網絡侵害個人隱私行為，及時發布個人隱私保護聲明，不斷提升網絡個人隱私保護技術。妥善處理檔案利用與個人隱私保護的關系，推動檔案利用工作的健康發展。

4.加快檔案信息化建設的步伐

檔案信息化建設豐富了檔案管理功能，拓展了檔案利用空間，優化了檔案利用方式，方便了檔案利用者利用。我們必須在現代信息技術的支撐下，大力推進檔案資源信息化建設，努力做到檔案相關部門硬件設施同步配制，應用軟件適時介入，加快檔案館藏資源數字化、檔案增量資源電子化、檔案信息傳輸網絡化的步伐，積極搭建檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者在線工作交流平臺。以此為基點進而拓展高校檔案部門之間的互利合作，以信息技術為支撐、以檔案工作者為主導、以檔案利用者為中心、以網絡傳輸為通道、主動推送檔案利用服務，實現檔案資料科學管理、檔案查閱權限分級、檔案利用信息共享、檔案編研逐步深化，嚴防涉密檔案傳輸至非涉密網絡，堅持上網（公開網絡）信息不涉密、涉密信息不上網的原則，不斷提高檔案利用服務水平。努力實現檔案管理系統與智慧校園其他應用系統功能互聯、數據互通、格式匹配，標準統一。檔案具有使用價值和保存價值。它的使用價值是指檔案的憑證價值和情報價值。它的保存價值是指檔案維護歷史原貌、證明歷史事實、保障社會穩定的價值，為未來（后人）研究保存的價值，保存人類文化遺產的價值。檔案保存價值的實質還是以備將來利用，所以有人說檔案的價值只有通過利用才能實現。利用檔案資源為公眾服務是檔案工作者義不容辭的責任。隨著高校智慧檔案館建設研究的深入開展，師生的檔案利用意識、檔案利用內容、檔案利用方式都會得到有效的提升。高校檔案館也必將成為學校的文化服務中心、信息共享中心和資源利用中心，為高校教學科研建設和發展提供基礎支撐平臺。

作者:邵婧 單位:西北大學檔案館

高校智慧檔案館建設篇2

在網絡信息技術深入發展的背景下，高校通過深度的技術自研和銜接，推動了智慧檔案館的建設、運營與發展，使檔案信息資源的管理效能得到了大幅度的提高。但隨著高校智慧檔案館的發展，面臨一些新的問題，影響了其建設進程。本文從高校智慧檔案館的運營管理問題切入，尋求構建完善的智能管理體系，以便更好地釋放智慧檔案館的智能管理效力。在當前的高校智慧檔案館管理工作中，主要以傳統的檔案管理團隊為基礎，運用新的智慧技術智能渠道和智能設備，為相關各方提供檔案信息資源服務與支持。智慧檔案館的管理方式也進行了相應的調整和升級，引入了更開放的自主管理和自主維護機制，為檔案資源需求方提供了更多的管理權限，也切實增強了智慧檔案館管理的效能［1］。

1高校智慧檔案館管理存在的主要問題

當前，在智慧檔案館管理中，高校仍重視傳統的管理模式和結構，更強調通過穩定、專項、固化的管理來保障智慧檔案館的應用和發展。雖然這種相對保守的管理模式保障了智慧檔案館在初期階段的運營和發展，但面對日新月異的技術革新、需求革新和模式革新，高校智慧檔案館還面臨一些新問題，正在影響智慧檔案館服務效能的提高和突破。

1.1管理結構問題

以專業管理團隊為主，進行定向的檔案資源管理，是當前高校智慧檔案館沿用的主要模式。這一模式對管理者的要求相對較高，需要管理團隊擁有豐富的檔案管理知識、技能和經驗，并根據智慧檔案館的實際運營需求來進行靈活的管理支持。但在運營過程中發現，由專業團隊管理的智慧檔案館，無法全面深入管理細節，難以切實保障管理的及時性，與智慧檔案館高效、便捷、開放的特性出現了一定的矛盾。特別是在滿足使用者需求上，專業團隊能夠發揮的管理作用越來越少，面對高頻、高標準、高訪問量的管理現象，現有管理結構承受的壓力越來越大，正在面臨管理結構瓦解的威脅［2］。

1.2管理方式問題

這個問題主要表現在智慧化發展要求與傳統式工作方式的矛盾上。實際工作中，看似已經使用了大量的智能工具，根本的管理方式卻是傳統方式，工作人員只能被動進行表層的管理。從實踐觀察中可以發現，當前管理方式相對滯后，難以形成更深層次和更廣范圍的檔案資源管理。在現有管理工作中，管理人員主要是借助“以用代管”的方式，根據使用者的需求來推動相應的管理工作，在滿足使用者需求的同時，完成對相應內容或對應資源的優化和維護。特別是在智慧化、遠程化和信息化手段不斷完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，來定向輸出管理支持，方便使用者進行資源的調用［3］。這種“以用代管”的管理方式，將管理視野局限在相對狹小的范圍之內，無法深層次挖掘現有資源的內在價值，也不利于對高校檔案資源進行持續、高頻、深入、廣泛的優化和維護，很容易出現檔案資源管理維護不及時而引發的疏漏。

1.3管理速率問題

智慧檔案館投入使用切實方便了使用者，大大提高了檔案服務的效率，也進一步抬高了需求者的使用預期。越來越多需求者希望得到更高標準、更高速率、更高質量的檔案服務，但現有的檔案管理速率已經進入發展的瓶頸期，盡管有更多工具和更多渠道的支持，也很難打破傳統管理架構下的速率極限。更為關鍵的是，在智慧檔案館的發展過程中，管理速率提高，將是相關各方的共同要求和共同訴求，漸進式的速率提高方式，無法深度滿足速率要求，也不適合當前全面升級的發展要求。智慧檔案館不智慧、不高效、不方便的聲音已經出現，且會逐步增多、增大。

2高校智慧檔案館的智能管理方略

針對上述問題，高校智慧檔案館唯有從“智慧”這一核心要點切入，明確智慧管理方略，進行深層次的改革和根本性的轉變，才能切實展現智慧檔案館的智慧效能，深度滿足各方要求，全面發揮其效能。

2.1分布式智能管理方略

這種方略主要是針對當前智慧檔案館管理結構上存在的問題，嘗試引入分布式管理的新理念，構建扁平化的管理結構。所謂分布式智能管理，就是將管理權限通過分發的方式，交由相應的使用者、需求者和管理者，共同對智慧檔案館的資源進行管理。在這種管理架構中，相關各方可根據自己的使用權限，對特定的檔案資源進行自定義管理和自主化管理，而檔案館的管理團隊僅需對其管理過程進行監督、記錄和反饋，即可由具備較高專業素養的人士，對其專業領域內的檔案和信息進行精細化的高效管理。采用這種方式，不僅會大大降低管理團隊的壓力，還會切實提高管理結構的合理性，使智慧檔案館真正服務于各方，讓智慧檔案館的管理結構問題化解于全新的分布式管理過程之中。采用這種方式，還將讓管理團隊的管理經驗、知識和能力分發到更多參與管理的主體，讓智慧檔案館的管理標準達到更為理想的狀態［4］。在這種管理結構中，參與智慧檔案館管理工作、使用其資源信息的相關各方，都將成為檔案館的管理者，承擔起資源管理的責任，并根據自身實際需求，對資源進行個性化調整和優化，讓智慧檔案館憑借智能技術的深度應用，形成“服務人人，便利人人，能夠在人人參與中，不斷進化的動態智慧檔案館”。另外，分布式機制的引入，還將為智慧檔案館的安全保障、資源存儲、資源分發等提供更多的渠道支持，讓智慧檔案館擁有更為堅實的管理基礎。

2.2顆粒化智能管理方略

這種方略是指在檔案管理過程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大數據技術的引入，建立以標準標簽為主的檔案管理顆?；w系，并由相關管理團隊，使用群體或維護團隊，對這些獨立但完整的，體量更小的顆粒進行精細化的管理和維護［5］。由于采用大數據技術，相關各方能通過數據層面的檢索、定位、校驗和標簽創立，完成對相關資源顆粒的持續管理和不斷微調，每一個資源顆粒都將在動態使用過程中不斷進行調整和完善，更趨合理，深度滿足使用者的核心訴求。這種管理方式還能大大提高管理服務的品質，為需求方提供經由深度完善和優化的高質量資源。因為每一個顆粒單元都經過了反復的調整和優化，并建立了緊密的邏輯連接關系，因此當使用者在調取相關顆粒時，就能通過可視化的方式展示整個顆粒單元，并關聯展示更多相關顆粒單元，拓寬資源服務深度和廣度，使利用者能通過簡單的檢索功能，迅速觸達更多相關目標資源，更好地達到運用檔案資源的目的。此外，顆?；墓芾矸绞竭€提供了一種全新的模塊化管理路徑，與分布式管理結構具有較高的契合度，方便智慧檔案館的管理團隊通過對不同顆粒的管理過程，杜絕不合理的管理舉措，突出合理性較強的管理方式和資源成果，讓智慧檔案館所提供資源服務的效能得到大幅度提高。

2.3學習型智能管理方略

這種方略主要是在分布式管理結構和顆?；芾矸绞降闹С窒?，通過人工智能技術的引入，構建具有自主學習能力的智能管理體系。由于智慧檔案館提供了更為便捷的資源服務，進一步抬高了使用者的心理預期，追求高效、高標準和高質量成為當下的主流趨勢。所以，單純依靠管理人員或相關人士的協同管理，始終無法突破人工管理的局限，難以深層次滿足各方需求。要打破這一瓶頸，須引入人工智能技術，通過學習型智能算法的研制和應用，讓人工智能來代替資源管理、資源使用、資源分發的人工主體，使其在不斷學習相關管理過程數據的進程中，逐步掌握更符合相關各方要求的方式和方法，形成智慧檔案館管理速率提升的最優方案，進而依靠人工智能的自主化運行，為相關各方提供智能服務支持。目前，人工智能技術的學習型算法開發已具備較強操作性，也具備了較為完善的應用基礎；在神經網絡算法上的開拓與創新，也始終處于進展狀態中。基于此高校智慧檔案館可利用自身在資源方面的優勢，探索用于檔案資源智能管理的學習型神經算法，加大應用力度，提高管理效能。智慧檔案館提高了高校檔案服務效能，抬高了檔案資源使用者的預期。高校智慧檔案館應主動引入分布式管理模式，釋放管理效能；建立顆?；芾頇C制，不斷提高檔案資源的品質；推進學習型管理算法的開發和測試，用人工智能技術全面提高智慧檔案館的服務速率，全面提高智慧檔案館的應用價值。

作者:徐潔 單位:西北民族大學檔案館

高校智慧檔案館建設篇3

智慧檔案館建設是繼智慧地球、智慧城市、智慧校園、智慧醫療、智慧交通……之后出現的又一個有關智慧的概念，是數字檔案館發展的高級形態，也是智慧城市的重要組成部分。關于智慧檔案館的研究最早出現在2013年，之后國內學界關于智慧檔案館理論上的研究開始升溫，多集中在華東、華中地區以及京津地區，同時業界也開始嘗試建設智慧檔案館。經過幾年，青島市檔案館、張家港市檔案館等率先完成了智慧檔案館一期建設，目前正在探索進行二期建設，但有關高校智慧檔案館的成功案例還不多見。

一、地方檔案館與高校檔案館的差異

因為智慧城市是國家戰略，政府的政策支持和資金的持續投入，使地方各級檔案館抓住時機加快步伐進行本館的設施設備、館藏資源和檔案數據建設。前期市級檔案館建了檔案云，那么地方檔案館不僅沒有必要再投入資金和時間精力，而且因統一的云端存儲保證了下一級檔案館與上級檔案館數據信息的無縫對接；而高校之前沒有統一規劃，都是根據各自需要購買了不同的軟件，所使用的系統也都是各自為政，所以形成的電子數據大部分都成為信息孤島，給下一步的電子歸檔帶來了麻煩。并且因為經費有限，檔案館的基礎設施比較落后，別說建設智慧檔案館，就是數字檔案館也是有錢做沒錢停，或者因為經費所限，只做到目錄檢索，而不是全文檢索，因此即使做了數字化還達不到真正意義上的數字檔案館的標準。據不完全統計，2019年底，全國共計34家單位的數字檔案館通過了國家數字檔案館的測試，而高校只字未提；另外，檔案館中檔案、信息化專業出身的檔案館員幾乎沒有，也是制約高校檔案館發展的重要原因。

二、高校智慧檔案館建設內容及意義

智慧檔案館是一個綜合管理與控制體系，主要通過運用云計算、物聯網、大數據、互聯網等現代先進技術手段，對檔案資源的收集與管理，對檔案信息的感知與提取，對檔案內容的分析與挖掘，進行智慧處理，并將其運用到服務、管理、預測、決策中，最終實現高效智能、安全方便的檔案信息服務。高校檔案館的工作職責、發展趨勢、服務內容、服務對象等因素決定了高校智慧檔案館的建設內容及建設目標。隨著新《檔案法》對檔案信息化的明確要求，建設數字檔案館并逐步實現智慧檔案館已成為必然。智慧檔案館最終將實現收、管、存、用的智慧化。全面感知、智能協同、深度融合[1]、以人為本是智慧檔案館的重要特點，將館員從繁重的事務性工作中解脫出來，探索開發新型檔案、專題檔案等的收集、管理、利用，使高校檔案館的館藏更加豐富多樣；利用無線網等終端設備，實現檔案服務的移動化、便捷化、個性化，探索以檔案利用需求為核心，構建多元的智慧服務方式。

三、高校智慧檔案館建設的路徑

高校智慧檔案館依托智慧校園的平臺建設，在數字檔案館建設的基礎上，結合自身現有特點，提升高校檔案的智慧收集、管理和服務，通過完善智能檔案館逐漸提升到智慧檔案館的建設上來。以人為中心，由線下實體管理轉到線上數據管理，從單一利用轉到交互共享互聯共建[2]，通過長中短期計劃，構建三個發展戰略。

（一）構建高校智慧檔案館發展戰略

1制定智慧檔案館發展規劃

高校智慧檔案館建設應做好定位，依托智慧校園的背景，結合實際情況進行項目的科學論證，做好頂層設計，確定發展規劃。我校檔案館根據現狀，制訂了檔案館發展的短、中、長期規劃。短期規劃：用兩年左右的時間初步完成館藏利用率高的教學、文書檔案數字化工作，對數字化圖片文件進行OCR文字識別并結合人工錄入，建立可快速檢索的目錄和全文，達到精準、快速地檔案查詢，同時建設智慧檔案館必要的軟、硬件環境；中期規劃：用兩年左右的時間把館藏余下的聲像、科研、基建等檔案進行數字化及OCR識別；同時對檔案庫房進行智能化建設，利用人臉識別及監控系統實現對各庫房出入的權限管理與記錄。利用物聯網技術實現對庫房溫濕度、空氣質量的自動調節，并對漏水進行檢測，對非法侵入進行報警，將庫房的各類環境監測信息進行統一平臺的可視化管理；建立自助查詢打印系統、開通微信平臺，為利用者提供便捷的檔案利用服務；長期規劃：高校中教務管理系統、財務系統、OA系統是運行較成熟的系統，同時隨著科技發展，聲像檔案均以數字文件存在，因此與各部門協同，實現電子文件的電子檔案歸檔變得可能。探索電子文件歸檔范圍、規范、標準，試行檔案管理雙軌制，即在目前對紙質檔案歸檔后進行數字化的同時，建設電子文件庫管理系統，實行電子文件歸檔，逐漸成熟后分步取消紙質檔案，實現單軌制的電子文件歸檔。最終達到利用大數據技術、云計算等技術手段實現檔案的智慧收集、智慧管理和智慧利用，同時進行專題檔案、新型檔案等收集，加強館藏資源建設，挖掘檔案文化，滿足利用者的多方需求，提升精神文化層次。

2建立檔案工作協同機制

智慧檔案館建設的協同主要分為館內協同和館外協同。館內協同主要指通過物聯、互聯網將檔案館的人員、設備、館庫和業務等進行協同與融合，實現檔案館的智能化管理，以人為本，把人從庫房解脫出來，有了更充裕的時間去提取分析數據，提高工作效率和工作層次；館外協同指將不同系統的數據用戶終端、數據庫、數據交換技術平臺等，一起參與智慧檔案館的構建。需要指出的是，因為學校各系統功能不相通，各系統之間均不能開放數據接口，無法進行遠程操作，因此智慧檔案館必須首先統一建設的標準和規范，加強各部門的聯系和溝通，協調處理相關事項才能最終實現檔案信息資源的共享。

3提升檔案信息化專業水平

人才是建設智慧檔案館的基礎和保證。如果想提升檔案館實力必須引進檔案、信息化專業的相關人才，提升檔案館的軟實力。不僅要積極參加校外的各種專業學習和培訓，并且應不定期請校內信息化專家對館員進行信息化的培訓，甚至全館有固定時間統一學習新修訂或頒布的各種有關檔案的法律法規，學習各地檔案館先進的理念和做法，不斷提高館員的專業能力和業務水平。

（二）構建智慧檔案館保障體系建設戰略

1智慧檔案安全保障體系建設

智慧檔案館的安全保障體系要從組織保障、制度保障以及技術保障這三方面落實，結合國家有關智慧檔案館建設方面頒布的相關法律法規，構建標準化智慧檔案服務系統的安全保障體系。主要包括庫房安全、網絡安全、系統安全、數據信息安全等。組織保障機制：建立健全長效的安全組織領導體制和工作機制，確定智慧檔案館的發展戰略及領導小組。由校長牽頭，主管檔案工作的副校長負責，檔案館館長協同校辦主任、學校網絡與信息中心主任成立“大連大學智慧檔案館建設小組”，共同規劃設計智慧檔案館的總體格局。制度保障機制：制定完善智慧檔案館相關業務的安全流程、安全標準，如：制定《人事檔案信息化保密協議》《外包工作人員保密承諾書》等。定期開展安全教育，提升信息安全保障意識，定期對檔案服務系統進行風險評估。技術保障機制：面臨智慧檔案館的網絡、系統及數據安全等問題，要建立信息安全技術防范體系，結合我國現行法律標準，制定智慧檔案館的安全管理技術標準規范及信息安全保障條例，構建多維度、無死角的安全技術保障機制[3]。

2智慧檔案標準規范體系建設

依據國家檔案局頒發的《數字檔案館建設指南》《紙質檔案數字化規范》等建立符合自己特色的智慧檔案館建設標準。如《大連大學數字檔案館建設標準》《大連大學紙質檔案數字化要求》《大連大學智慧檔案館建設方案》等。

（三）構建智慧檔案管理與服務一體化平臺戰略

高校智慧檔案管理與服務一體化平臺是整個智慧檔案館建設的核心，其以校園網、互聯網為依托，通過云計算、大數據、人工智能等信息化技術實現檔案信息的集成化、智能化、共享化、精細化管理運行和高效服務利用。其主要由智慧檔案館門戶、智慧檔案采集平臺、智慧檔案管理平臺和智慧檔案服務平臺四個核心系統構成。

1智慧檔案館門戶

智慧檔案館門戶是整個智慧檔案館管理與服務一體化平臺的業務管理和信息發布中心，其通過松耦合，模塊化方式將智慧采集平臺、智慧管理平臺、智慧服務平臺有效集成，用戶和管理人員分別進入用戶端門戶和管理端門戶，實現基于角色的、個性化的業務申請與辦理、內容傳送、協作功能、搜索與標簽、活動跟蹤等功能。智慧檔案館門戶一方面實現了用戶和管理人員的跨平臺、跨區域、跨終端的可信認證登錄，即依托學校智慧校園的多因子身份與訪問管理平臺，用戶和管理人員可以在PC端、移動端等使用多種身份憑證（如用戶名密碼、人臉識別、筆跡識別、短信驗證碼、二維碼驗證、CA證書等）實現智慧檔案門戶登錄或委托訪問授權等。另一方面通過門戶將所有信息智能整合并向移動端進行信息推送，同時將業務申請、業務通知、業務審批等流程嵌入移動端，實現手機隨時隨地辦公。

2智慧檔案采集平臺

智慧檔案采集平臺是整個智慧檔案館管理與服務一體化平臺的重要數據來源系統，其主要通過學校私有云進行數據交互實現學校文書類、科技類、學籍類、會計類等檔案大類的智能采集歸檔功能。按照數據類型和歸檔規范的不同，可將其分為以下幾大類智能采集與歸檔子系統。

（1）文書類、科技類、招標類電子文件的智能采集與歸檔子系統

針對OA系統、科研系統、招標系統產生的電子數據類型及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行業務系統元數據的自動抓取、與檔案元數據的智能匹配與填充、歸檔范圍智能鑒定與處置、分類號自動生成與智能批量組件歸檔。

（2）學籍類、會計類電子文件的智能采集與歸檔子系統

針對教務系統、研究生系統、財務系統的數據類型及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行業務系統元數據的智能提取、與檔案元數據智能匹配與填充、版式文件的智能生成與轉換、學籍信息、財務賬簿等電子文件的智能編號組卷歸檔。

（3）聲像類電子文件的智能采集與歸檔子系統

針對照片、音視頻等電子文件的特殊性及整理歸檔要求，采集平臺能夠進行圖像比對、去重、識別等智能篩選、音視頻智能標注、檔案元數據智能提取著錄、智能編號分組歸檔。

3智慧檔案管理平臺

智慧檔案管理平臺是整個智慧檔案館管理與服務一體化平臺的數據管理中心和業務管理中心，主要是接收智慧檔案采集平臺的各類電子文件和電子檔案數據。其主要包括：智能館庫與檔案實體管理子系統、電子檔案智能管理子系統。

（1）智能館庫與檔案實體管理子系統

智能館庫與檔案實體管理子系統主要用于對檔案實體及其所處的館庫環境進行管理，其主要通過物聯網技術實現對庫房中檔案實體信息、放置情況、出入庫情況、人員出入庫等進行全程精細化管理，同時對庫房中溫濕度、空氣質量、用電負荷、設備狀態等進行過程性監測與控制。

（2）電子檔案智能管理子系統

電子檔案智能管理子系統主要用于可信單套制電子文件與電子檔案的管理，其引入電子認證服務機構提供的時間戳、加密算法等CA認證方式，從電子文件的生成、流轉、辦結、歸檔，電子檔案的形成、保存等全流程進行監控，為單套制電子檔案的利用提供保障。

4智慧檔案服務平臺

智慧檔案服務平臺是整個智慧檔案館管理與服務一體化平臺的服務中心和網上辦事大廳，其主要是依托平臺中檔案數據、業務數據、用戶數據及其自助查詢機、攝像頭、高拍儀、物聯網傳感器等智能化設備為用戶提供各種不同的檔案服務。其主要包括智能檔案信息發布子系統、智能檔案業務利用子系統、檔案資源館際共享子系統。

（1）智能檔案信息發布子系統

智能檔案信息發布子系統主要是高校檔案館信息發布和對外宣傳的門戶，其通過智慧檔案管理平臺中的檔案資源權限和密級等進行智能判斷，對可進行對外公開發布的檔案信息、業務信息等進行智能提取和聚合，由工作人員在PC端或移動端審核后自動發布到相應的門戶欄目中。

（2）智能檔案業務利用子系統

智能檔案業務利用子系統主要是高校檔案館現場或遠程辦理檔案查借閱、成績證書翻譯、檔案材料認證、畢業生檔案去向查詢等業務的子系統。針對現場業務辦理，可通過智能觸摸屏查詢設備完成身份認證后實現；錄取名冊、成績單、畢業生名冊等的自助查詢付費打印；也可通過網上預約后現場自助查詢檔案實體并自助歸還。針對網上業務辦理，可通過人臉識別等生物特征進行身份認證后遠程業務申請、費用支付和可信電子檔案材料的獲取。

（3）檔案資源館際互聯共享子系統

針對納入國家專業目錄的重要檔案材料，考慮到校友的跨地域分布的實際情況，依托高校的信息化聯盟，將高校檔案館服務系統進行館際互聯，實現館際檔案信息查詢、校友檔案業務需求推送、業務狀態跟蹤、查詢結果反饋等功能，真正做到讓數據多跑路，讓用戶少跑路。因為關于智慧檔案館的建設，國家還沒有出臺相關的政策以及建設標準，所以各地檔案館都在摸索中進行，尤其高校建設智慧檔案館受到政策資金人才等限制，更應該迎難而上，以服務社會、服務師生為出發點，以共建共享、互聯互通為引領，以智慧應用、智慧服務為核心，建設高效智能、協同共建的檔案信息服務平臺，成為智慧校園的重要數據基礎，從而實現各類信息的有序整合和智慧利用。

參考文獻：

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[3]梁春燕.基于戰略管理理論的智慧檔案館建設風險研究[J].中國管理信息化,2020(1):200-201.

作者:張華 單位:大連大學