高校人事檔案信息化管理研究

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高校人事檔案信息化管理篇1

高校人事檔案是重要的信息資源，客觀(guān)反映了教職工教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、個(gè)人信息、所獲榮譽(yù)和任職單位等信息，是學(xué)校招聘、評(píng)選優(yōu)秀教師的重要依據(jù)。隨著“雙一流”計(jì)劃的提出，高校加大了教師招聘力度，促進(jìn)了教師流動(dòng)，給人事檔案管理帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)。高校檔案管理人員要樹(shù)立信息化工作思維，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享，及時(shí)為人事部門(mén)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供教職工信息，為人事部門(mén)招聘和學(xué)校決策提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)，發(fā)揮人事檔案管理工作重要作用。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)涵

人事檔案是指由人事、組織、勞動(dòng)等部門(mén)在人員考核管理基礎(chǔ)上形成的特殊檔案，能夠記錄全體教職工的信息，包括教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等，同時(shí)也記錄了全體學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)、參與各項(xiàng)活動(dòng)取得的成就等。從以往人事檔案管理來(lái)看，多采用紙質(zhì)檔案管理，不易保存且更新難度大，給人事檔案管理工作帶來(lái)了很大困難。信息化背景下，高校要進(jìn)一步改革人事檔案管理模式，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立安全可靠、具有強(qiáng)大的信息共享功能的人事檔案，不但能實(shí)現(xiàn)信息存取、應(yīng)用的高效化，而且能加快檔案轉(zhuǎn)遞速度，做好線(xiàn)上申請(qǐng)、異地通辦等基礎(chǔ)服務(wù)。人事檔案信息化管理過(guò)程中，借助各項(xiàng)信息技術(shù)能節(jié)約人力成本，同時(shí)有利于調(diào)整人事管理結(jié)構(gòu)。

二、新時(shí)期高校開(kāi)展人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于保證人事檔案完整性

人事檔案記載了教職工個(gè)人信息、教學(xué)情況和師德師風(fēng)等數(shù)據(jù)，是高校選拔優(yōu)秀教師、干部的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此要確保高校人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。紙質(zhì)人事檔案由人工填寫(xiě)檔案信息，容易出現(xiàn)手寫(xiě)失誤或涂改，很容易破損，影響人事檔案信息準(zhǔn)確性和完整性。高校檔案管理人員可以建立電子人事檔案，做好紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)備份，還可以實(shí)時(shí)更新人事調(diào)動(dòng)、教師榮譽(yù)等信息，方便各個(gè)部門(mén)線(xiàn)上調(diào)閱人事檔案，避免對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞，從而確保高校人事檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

（二）有利于提升人事檔案管理和利用效率

高校要把“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入人事檔案管理工作中，構(gòu)建數(shù)字化人事檔案庫(kù)，構(gòu)建人事檔案智能化管理模式。檔案管理人員可以把全校教職工人事檔案信息錄入系統(tǒng)，把電子檔案上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便各個(gè)部門(mén)調(diào)閱人事檔案；也可以在管理平臺(tái)上自動(dòng)檢索人事檔案，快速搜索需要查閱的人事檔案，幫助管理人員快速查找目標(biāo)檔案，并及時(shí)更新人事檔案相關(guān)信息，提升高校人事檔案管理和利用率。

（三）有利于推動(dòng)高校人力資源管理改革

人事檔案是高校人力資源管理工作的重要組成部分，是高校招聘、職稱(chēng)評(píng)審和晉升考核的重要參考依據(jù)，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作。高校檔案管理部門(mén)要與行政部門(mén)積極合作，及時(shí)錄入新入職教職工人事檔案信息，與行政部門(mén)聯(lián)合管理數(shù)字化人事檔案平臺(tái)，劃分人事檔案管理權(quán)限，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性、完整性和實(shí)時(shí)性，為人力資源管理提供科學(xué)依據(jù)。

三、高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）資金投入少，未能支持信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

現(xiàn)階段，一部分高校在人事檔案信息化管理過(guò)程中投入的資金比較少，不利于為信息化管理平臺(tái)提供必要的資金支持，同時(shí)也影響了人事檔案信息化管理工作實(shí)效。還有一部分高校雖然重視信息化管理平臺(tái)的建設(shè)，但不注重資金的分配，未引入高質(zhì)量的管理設(shè)備，一定程度上影響了整個(gè)信息化管理的進(jìn)程。

（二）信息化建設(shè)不到位，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享

目前部分高校在檔案信息化管理過(guò)程中仍采用傳統(tǒng)的手工整理方式，不僅不利于更新檔案信息，也不利于實(shí)現(xiàn)資源共享，如保存不利也容易造成信息丟失。雖然有部分高校建立了信息化管理系統(tǒng)，但為強(qiáng)化安全保護(hù)工作，導(dǎo)致大量信息流出，不利于保護(hù)信息安全。信息化建設(shè)任務(wù)繁重，工作實(shí)效難以保證，人事檔案信息化管理過(guò)程中部分人員面臨繁重的工作任務(wù)，不僅需要利用文檔處理各種數(shù)據(jù)，還要做好數(shù)據(jù)的安全防護(hù)工作，對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)等，面臨很大的工作負(fù)擔(dān)，且部分人員按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案管理，無(wú)形之中增加了工作量，且工作實(shí)效也難以保證。

（三）信息化管理要求比較高，管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案信息化管理對(duì)于管理人員的管理能力有很高要求，不僅要有很強(qiáng)的信息處理功能，而且要利用信息技術(shù)做好用戶(hù)信息的關(guān)聯(lián)工作，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)的作用，結(jié)合人事檔案管理工作現(xiàn)狀優(yōu)化管理模式，提升管理效果。但從實(shí)際情況來(lái)看，部分管理人員信息化素養(yǎng)低，不熟悉信息管理方法，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)生產(chǎn)與服務(wù)技術(shù)也不了解，不僅不利于調(diào)動(dòng)自身的工作積極性，對(duì)于整個(gè)人事檔案信息管理工作也產(chǎn)生了很大影響。

四、新時(shí)期高校人事檔案信息化管理策略

（一）增加資金投入，構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

高校要積極構(gòu)建智能化、多層次電子檔案管理平臺(tái)，立足學(xué)校需求研發(fā)檔案管理信息化平臺(tái)，建立智能化線(xiàn)上管理平臺(tái)，把現(xiàn)代設(shè)備和人事檔案管理系統(tǒng)銜接起來(lái)。首先，高校要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案室，配置掃描儀、計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為智能化人事檔案管理奠定良好軟硬件基礎(chǔ)，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)。例如，管理人員可以運(yùn)用掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，仔細(xì)審核檔案相關(guān)信息，確認(rèn)無(wú)誤后可以把信息錄入電子檔案系統(tǒng)中，方便人力資源部門(mén)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)查閱教職工檔案。其次，高校要積極建立數(shù)字化人事檔案庫(kù)，運(yùn)用圖片、文字、視頻等方式展示教職工履歷、個(gè)人情況等，并及時(shí)更新相關(guān)信息。例如，檔案管理人員可以定期了解校內(nèi)職稱(chēng)評(píng)審名單、教學(xué)技能大賽獲獎(jiǎng)名單等，或者和人力資源部門(mén)、各個(gè)專(zhuān)業(yè)教研室進(jìn)行溝通，及時(shí)掌握教職工相關(guān)信息，以便及時(shí)更新教職工人事檔案信息，真實(shí)記錄教職工所獲榮譽(yù)、處分以及師德師風(fēng)等數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

（二）構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)站，助力資源共享

人事檔案信息網(wǎng)站的構(gòu)建能夠融合多種資源，同時(shí)也方便相關(guān)部門(mén)及時(shí)調(diào)用這些信息。在此過(guò)程中，高校可進(jìn)一步優(yōu)化局域網(wǎng)設(shè)置，借助局域網(wǎng)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，在此基礎(chǔ)上為領(lǐng)導(dǎo)提供一手資料，使人事檔案信息更具時(shí)效性。為進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案信息網(wǎng)站，高校還要與其他學(xué)校建立合作關(guān)系，聘請(qǐng)專(zhuān)家指導(dǎo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化信息網(wǎng)站功能。與此同時(shí)，高校還要與各個(gè)科研單位取得聯(lián)系，獲取高新技術(shù)的支持，實(shí)現(xiàn)海量信息的高效提取，提升人事檔案管理的信息化水平，相關(guān)人員只要輸入關(guān)鍵詞就能獲取多元化的信息，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。高校也要著力于解決管理權(quán)和使用權(quán)的問(wèn)題，做好使用者身份認(rèn)證，不向未進(jìn)行身份認(rèn)證的用戶(hù)提供所需信息，避免信息泄露。另外，高校要進(jìn)一步優(yōu)化檔案的安全保護(hù)體系，可采取內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密和設(shè)置防火墻等多重防護(hù)措施進(jìn)行防護(hù)，避免黑客攻擊產(chǎn)生的信息丟失，全面保障檔案信息安全。

（三）強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)性人才培養(yǎng)，提升檔案管理實(shí)效

客觀(guān)來(lái)講，要想實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，首先要從人才入手，培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案信息化管理隊(duì)伍。在此過(guò)程中，高校要組織相關(guān)人員定期學(xué)習(xí)檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)，改革管理理念與知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷為自身充電，構(gòu)建更為完善的管理系統(tǒng)。人才培養(yǎng)過(guò)程中，還要注重跨學(xué)科教育，鼓勵(lì)多個(gè)學(xué)科的教師共同交流檔案管理工作，如計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)教師、物聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)教師、人事管理領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)教師等，構(gòu)建高質(zhì)量的教師隊(duì)伍，切實(shí)提升人事檔案信息化管理實(shí)效。其次，要進(jìn)一步優(yōu)化人才隊(duì)伍，選擇中青年、有潛力的人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)新老教師交流，積累更多的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加快信息化管理的進(jìn)程。此外，高校也要定期組織檔案管理培訓(xùn)，系統(tǒng)性講解人事檔案信息化管理平臺(tái)操作技巧、檔案管理基本職業(yè)素養(yǎng)等知識(shí)，打造一支專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，高校要定期舉辦檔案信息化管理培訓(xùn)，邀請(qǐng)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)研發(fā)人員、計(jì)算機(jī)專(zhuān)家擔(dān)任講師，組織人事檔案信息化管理考核，并把考核結(jié)果納入年終績(jī)效考核體系中，從而提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)。例如，學(xué)校可以邀請(qǐng)企業(yè)技術(shù)人員開(kāi)展培訓(xùn)，讓他們講解人事檔案信息化管理平臺(tái)技能，并為教師們進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作演示，講解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等在信息化管理平臺(tái)中的運(yùn)用，進(jìn)一步提升檔案管理人員信息化管理平臺(tái)操作能力。其次，學(xué)校要組織檔案部門(mén)內(nèi)部選拔活動(dòng)，選出專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)高、信息化素養(yǎng)突出、職業(yè)道德素養(yǎng)出眾的檔案管理人員外出培訓(xùn)，讓他們與其他高校檔案管理人員一同學(xué)習(xí)，讓他們參與人力資源管理培訓(xùn)，督促他們學(xué)習(xí)信息化人事檔案管理技術(shù)，從而提升高校檔案管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

（四）構(gòu)建數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，完善人事檔案數(shù)據(jù)

高校要積極構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，保證人事檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，方便其他部門(mén)查閱檔案，打造智能化、便捷化人事檔案管理模式。首先，高校要構(gòu)建電子檔案庫(kù)，規(guī)定電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，如錄入教職工教育經(jīng)歷、家庭情況、職稱(chēng)評(píng)審、帶班成績(jī)和課程開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域的信息，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行完善，保證數(shù)字人事檔案數(shù)據(jù)完整性。其次，學(xué)校要設(shè)立電子數(shù)據(jù)庫(kù)審核、查閱權(quán)限，明確各個(gè)部門(mén)職責(zé)，把人事檔案管理職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理流程。例如，學(xué)校檔案管理部門(mén)要設(shè)立專(zhuān)業(yè)化人事檔案信息錄入員、審批員和數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)人員，明確各個(gè)崗位工作職責(zé)，保證數(shù)字化人事檔案庫(kù)順利運(yùn)行。信息錄入員要及時(shí)錄入教職工紙質(zhì)檔案信息，與各個(gè)專(zhuān)業(yè)教研室、黨組織積極溝通，及時(shí)更新教職工獲獎(jiǎng)數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)更新電子檔案數(shù)據(jù)；審批員要對(duì)錄入信息進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)更正電子檔案中錯(cuò)誤信息，一旦發(fā)現(xiàn)信息不太全面，還要及時(shí)補(bǔ)充和完善人事檔案相關(guān)信息；維護(hù)人員要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)防火墻，做好數(shù)據(jù)庫(kù)安全防火工作，避免數(shù)據(jù)庫(kù)遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，做好人事檔案保密工作，保證人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)順利運(yùn)行。

（五）健全管理制度，保障人事檔案信息安全

高校檔案管理部門(mén)要抓好內(nèi)部建設(shè)，完善人事檔案管理和工作制度，明確檔案保密制度，進(jìn)一步提升高校人力資源管理工作質(zhì)量。第一，檔案管理人員要增強(qiáng)自身保密意識(shí)，一方面要保護(hù)教職工個(gè)人隱私，杜絕隨意泄露教職工婚姻、疾病等隱私信息，可以公開(kāi)教職工教育經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)和所獲榮譽(yù)等信息，與學(xué)校其他部門(mén)共享人事檔案信息；另一方面，檔案管理人員要提升自身數(shù)據(jù)安全防護(hù)意識(shí)，定期更新數(shù)據(jù)庫(kù)防火墻、殺毒軟件，防止人事檔案信息被篡改。第二，高校要制定人事檔案保密制度，做好教職工檔案信息保密工作，明確各個(gè)部門(mén)檔案管理權(quán)限，避免教職工個(gè)人信息泄露。例如，學(xué)校可以成立檔案管理督察部門(mén)，組織專(zhuān)業(yè)人員不定期抽調(diào)教職工檔案信息，一旦發(fā)現(xiàn)人事檔案信息有誤，要積極進(jìn)行修正，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識(shí)。此外，高校檔案管理部門(mén)要對(duì)老教職工人事檔案進(jìn)行整理，及時(shí)建立電子檔案，避免由于紙質(zhì)檔案破損造成信息丟失，進(jìn)一步提升人事檔案管理水平。

（六）確定管理重點(diǎn)，有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

從一定程度上來(lái)看，高校人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)繁重的工作，需要長(zhǎng)期準(zhǔn)備，在此過(guò)程中，高校還要依托國(guó)家和學(xué)校信息化戰(zhàn)略方案制定人事檔案信息管理計(jì)劃，為強(qiáng)化方案的實(shí)施效果，還可制定階段性方案，依次擬定出具體的工作計(jì)劃、項(xiàng)目組織和控制措施。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門(mén)還可搭建信息運(yùn)行平臺(tái)，做好人事檔案信息安全性考核工作，并設(shè)計(jì)安全隔離方案。此外，高校還要積累檔案數(shù)據(jù)資源，不斷更新檔案信息，同時(shí)還要在一定范圍內(nèi)公開(kāi)檔案信息，便于相關(guān)工作人員獲取相關(guān)信息。

（七）做好流動(dòng)人才檔案管理，提高流動(dòng)人才檔案管理效率

近年來(lái)，隨著教育改革的不斷深化，高校招生規(guī)模也越來(lái)越大，這也對(duì)人事管理部門(mén)提出了更高的要求，加之每年有大量學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生的流動(dòng)也帶來(lái)了大量人事檔案的轉(zhuǎn)移、接收工作。實(shí)際工作過(guò)程中，人事檔案管理工作也面臨諸多難題，研究發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理容易出現(xiàn)材料缺失、真實(shí)度不高、數(shù)據(jù)信息不全等問(wèn)題，加大了相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。基于此，高校要改革以往的人事檔案管理模式，為流動(dòng)人才建立檔案信息庫(kù)，實(shí)時(shí)更新流動(dòng)人才的信息，實(shí)現(xiàn)信息接收、處理、傳遞一體化。同時(shí)，流動(dòng)人才檔案信息化建設(shè)也能幫助相關(guān)部門(mén)快速檢索信息，通過(guò)這種方式也能實(shí)現(xiàn)信息資源共享，對(duì)于提升人事檔案工作效率有重要作用，同時(shí)也能降低信息管理的出錯(cuò)率。

五、結(jié)語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推動(dòng)了高校人事檔案信息化管理發(fā)展，高校要樹(shù)立“互聯(lián)網(wǎng)+”人事檔案管理理念，立足本校人事檔案管理工作需求，打造信息化人事檔案管理平臺(tái)，為人事檔案管理注入活力。高校檔案管理部門(mén)要組織內(nèi)部培訓(xùn)，讓管理人員熟練操作信息化平臺(tái)，提升檔案管理人員綜合能力，及時(shí)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理信息化、智能化發(fā)展，為高校跨越式發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。此外，高校相關(guān)部門(mén)還要強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)性人才培養(yǎng)，提升檔案管理實(shí)效；構(gòu)建人事檔案信息網(wǎng)站，助力資源共享；確定管理重點(diǎn)，有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程；做好流動(dòng)人才檔案管理，提高流動(dòng)人才檔案管理效率等，促進(jìn)高校人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，加快信息化管理進(jìn)程。

作者：秦珍 單位：晉中職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校人事檔案信息化管理篇2

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化已成為未來(lái)檔案管理工作的主要發(fā)展方向。高校人事檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，能夠有效激發(fā)內(nèi)在活力，推動(dòng)各項(xiàng)工作的信息化、現(xiàn)代化進(jìn)程，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量與成效，為高校人事管理與決策提供科學(xué)依據(jù)。由趙旭編著、科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社于２０２１年５月出版的《檔案信息化建設(shè)的理論與實(shí)踐研究》一書(shū)，基于信息化時(shí)代背景，深入分析檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)與機(jī)遇，并結(jié)合當(dāng)前檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題與不足，探索科學(xué)的發(fā)展策略，具有良好的參考價(jià)值與實(shí)用意義。該書(shū)由四個(gè)章節(jié)構(gòu)成。第一章從檔案信息化的基本概念出發(fā)，介紹我國(guó)檔案信息化的發(fā)展歷程與現(xiàn)狀，并結(jié)合時(shí)代背景，深入闡釋開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要意義。第二章圍繞數(shù)字檔案館這一新興概念進(jìn)行研究，在闡述其建設(shè)背景及實(shí)施現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)實(shí)機(jī)遇與潛在挑戰(zhàn)，明確指出數(shù)字檔案館建設(shè)的主要方向，并提出相應(yīng)的實(shí)踐路徑與舉措。第三章深入分析大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理變革的影響，詳細(xì)論述當(dāng)前較為先進(jìn)的檔案管理信息技術(shù)，并從管理角度出發(fā)，探索信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的有效策略。第四章立足發(fā)展性視角，結(jié)合檔案信息化建設(shè)的基本原則，針對(duì)其發(fā)展戰(zhàn)略進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃和詳細(xì)剖析，清晰闡述其戰(zhàn)略規(guī)劃的宗旨與思路。信息化檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)芯片的強(qiáng)大存儲(chǔ)能力，將檔案信息上傳至云端，極大地提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，信息化檔案管理方式更加多元化，既可以采用文字、圖片、音頻等載體進(jìn)行保存，也可以通過(guò)三維動(dòng)畫(huà)、立體影像進(jìn)行動(dòng)態(tài)保存，有效延伸了檔案的壽命，使檔案內(nèi)容得以完整保存。

對(duì)高校而言，開(kāi)展人事檔案信息化管理建設(shè)尤為重要，具體原因有以下三個(gè)方面。一是可以推動(dòng)高校人事制度改革。當(dāng)前，高校正在大力推動(dòng)人事管理制度改革。長(zhǎng)期以來(lái)，高校采用傳統(tǒng)的人工管理模式，用紙質(zhì)資料作為人事檔案載體，但是由于人員群體龐大，加之招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，使人事檔案資料數(shù)量急劇增加，不僅加大了日常維護(hù)管理工作的難度，而且工作人員在調(diào)用數(shù)據(jù)、搜集處理相關(guān)信息時(shí)需要耗費(fèi)較多的時(shí)間精力，使人事管理成本顯著增加。然而，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠有效改變高校落后的人事檔案管理模式，將人事工作從繁瑣的檔案收集、整理中解放出來(lái)，將更多精力放在數(shù)據(jù)分析與管理決策上，提高人事管理的科學(xué)性與合理性，優(yōu)化配置人力資源，切實(shí)提升管理水平。比如，在人事培訓(xùn)工作中，高校管理者可以借助信息平臺(tái)篩選符合標(biāo)準(zhǔn)的人員，并結(jié)合實(shí)際要求，橫向?qū)Ρ雀魅藛T之間的優(yōu)勢(shì)長(zhǎng)處，將培訓(xùn)人員分配至合適的領(lǐng)域或課程中，深入挖掘人力資源價(jià)值，切實(shí)提高人才利用效率。二是可以為人事管理決策提供科學(xué)依據(jù)。人事檔案是高校人事管理工作的重要工具和決策依據(jù)，能夠?yàn)槿耸鹿芾碚咛峁┏渥愕臄?shù)據(jù)支持與信息依據(jù)，從而使其作出更加科學(xué)合理的決策，促進(jìn)高校人力資源的優(yōu)化配置。但是紙質(zhì)檔案文件數(shù)量龐大，在調(diào)動(dòng)整理過(guò)程中耗費(fèi)的時(shí)間成本較高，難以及時(shí)準(zhǔn)確地分析所需數(shù)據(jù)，易使人事管理者做出錯(cuò)誤決策，出現(xiàn)人力資源的浪費(fèi)與冗余現(xiàn)象。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用，可為管理者提供更加方便快捷的人事管理工具，借助信息化管理系統(tǒng)，動(dòng)態(tài)采集所需數(shù)據(jù)信息，并形成數(shù)據(jù)變化的圖表曲線(xiàn)、數(shù)據(jù)模型等，直觀(guān)展現(xiàn)某一時(shí)期或不同指標(biāo)下的人力資源變動(dòng)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事管理工作中存在的問(wèn)題，制定具有針對(duì)性的管理決策，將每位教職工安排在合適的崗位，切實(shí)提升高校人才管理質(zhì)量水平。三是可以有效延長(zhǎng)信息儲(chǔ)存壽命，提升信息儲(chǔ)存完整性。紙質(zhì)載體的人事檔案很容易受到自然因素或人為因素的影響而發(fā)生損害風(fēng)險(xiǎn)。比如，如果周?chē)h(huán)境過(guò)于潮濕，可能會(huì)發(fā)生霉變；如果溫度過(guò)高，則檔案中的文字可能會(huì)變得模糊，并且隨著時(shí)間的推移，會(huì)面臨風(fēng)化的危險(xiǎn)；如果不小心將水、飲料等倒在文件上，很可能會(huì)污染模糊原來(lái)的信息內(nèi)容；同時(shí)洪水、火災(zāi)等不可抗力也是造成檔案信息丟失毀損的重要因素。因此，無(wú)論如何用心地維護(hù)紙質(zhì)檔案，都有可能出現(xiàn)資料破壞、保存不完整的現(xiàn)象，從而直接影響人事管理工作成效。

要想克服這一先天弊端，高校應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，引入信息化管理平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化云端檔案，使得文字信息保存在虛擬的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，不受媒介、時(shí)間、外部環(huán)境等因素影響，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間、原始化保存，極大地提升檔案資源安全性。雖然檔案信息化管理已成為必然發(fā)展趨勢(shì)，但對(duì)高校而言，仍然屬于新生事物，尚未完全了解其運(yùn)　作機(jī)理，無(wú)法熟練掌握應(yīng)用方式，在應(yīng)用實(shí)踐過(guò)程中存在諸多問(wèn)題與困難，亟需優(yōu)化完善。第一，信息化管理意識(shí)不足。受傳統(tǒng)管理思維的影響，高校人事管理工作者仍然采用以往的紙質(zhì)化檔案管理模式，將工作重點(diǎn)放在檔案的收集整理與查閱上，缺少對(duì)數(shù)據(jù)信息的分析與挖掘，造成檔案資源的浪費(fèi)，而且工作效率與質(zhì)量較低，對(duì)人事管理工作的高效開(kāi)展造成一定影響。同時(shí)，盡管高校相關(guān)信息化技術(shù)與硬件設(shè)施已經(jīng)配置齊全，但許多人事管理工作者缺乏良好的信息技術(shù)操作與應(yīng)用能力，無(wú)法熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過(guò)人工搜集與整理來(lái)統(tǒng)計(jì)人事數(shù)據(jù)信息，形成紙質(zhì)分析報(bào)告，無(wú)法深入挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值以及全面了解相關(guān)數(shù)據(jù)信息，在管理決策上缺乏充分的數(shù)據(jù)支持。因此，高校要切實(shí)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，就必須加強(qiáng)管理者的信息化管理意識(shí)，培養(yǎng)其大數(shù)據(jù)思維，將信息化技術(shù)切實(shí)應(yīng)用于檔案管理。第二，檔案信息更新不及時(shí)。人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)化過(guò)程，需要隨著時(shí)間變化與制度改革，及時(shí)更新人事信息，以準(zhǔn)確反映人事變動(dòng)情況，體現(xiàn)人力資源的整體變化與使用效率。因此，人事檔案管理者需具備良好的時(shí)效性意識(shí)，及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，完善檔案材料。但是在實(shí)際工作中，相關(guān)職能部門(mén)對(duì)檔案管理的重視程度較低，往往無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成數(shù)據(jù)信息的收集，影響檔案資料的歸檔及時(shí)性，信息更新性與時(shí)效性較低。總體來(lái)看，高校人事檔案數(shù)量繁多，內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于教職工與學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展具有重要影響。如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的文件管理模式，將無(wú)法適應(yīng)學(xué)校檔案信息不斷增加的要求，而且工作繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)、效率較低，不利于人事管理的創(chuàng)新變革。第三，人事檔案內(nèi)容質(zhì)量不高。一方面，人事檔案管理涉及的信息范圍廣、數(shù)據(jù)量大，需要各部門(mén)之間的數(shù)據(jù)相互配合共享，才能滿(mǎn)足日益提升的人事工作要求。然而受行政管理體制的影響，各部門(mén)之間缺乏良好的溝通交流與合作意識(shí)，在數(shù)據(jù)管理上缺乏共享與集成管理理念，從而不同領(lǐng)域的數(shù)據(jù)存在一定的空間壁壘，各部門(mén)的檔案信息系統(tǒng)處于分散運(yùn)行狀態(tài)，未形成集成化統(tǒng)一管理。比如，任課教師的工作履歷、教學(xué)信息、科研信息、思想政治素養(yǎng)等分屬于人事部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、思政部門(mén)等管理，需要從各個(gè)部門(mén)調(diào)用信息才能夠獲得，信息搜集成本高、困難大。另一方面，數(shù)據(jù)挖掘不充分。目前，高校人事檔案信息系統(tǒng)主要用于信息統(tǒng)計(jì)與搜集，尚未充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行量化分析與二次加工，無(wú)法根據(jù)已有數(shù)據(jù)找到管理工作的問(wèn)題與漏洞，數(shù)據(jù)信息利用率較低。立足大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境，結(jié)合上述分析，高校人事檔案管理需形成良好的信息化管理意識(shí)，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)充分應(yīng)用于檔案管理工作中，加快完善相關(guān)信息系統(tǒng)與平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)人事檔案管理模式創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提升人事管理現(xiàn)代化水平。具體可采取以下策略。首先，創(chuàng)新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。

高校人事檔案管理應(yīng)從信息化思維與意識(shí)入手，加強(qiáng)工作人員和各部門(mén)的信息化管理理念，使檔案信息更好地服務(wù)于人事管理工作。其一，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的服務(wù)屬性，明確其多元化功能，而不是僅停留于檔案的搜集整理與安全保存方面，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。比如，創(chuàng)新人事檔案制作形式，將人才的基本信息與學(xué)習(xí)成績(jī)、證書(shū)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)成就等集中起來(lái)，全方位展示學(xué)生的綜合能力。其二，定期梳理檔案內(nèi)容并及時(shí)更新。高校人事檔案應(yīng)當(dāng)定期普查，針對(duì)人員的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等進(jìn)行重新搜集整理，使檔案信息符合現(xiàn)狀，保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。其三，注意檔案信息的真實(shí)性，做好識(shí)別管理工作，并加強(qiáng)信息安全建設(shè)，維護(hù)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。其次，創(chuàng)新技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息化管理。高校可以充分挖掘不同信息技術(shù)的價(jià)值，將其應(yīng)用于不同類(lèi)型的人事檔案管理工作中，提升整體管理水平。比如，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案的存放信息詳細(xì)記錄在信息管理系統(tǒng)中，并生成信息識(shí)別碼，將其貼在檔案外部。當(dāng)查看檔案管理信息時(shí)，只需掃碼識(shí)別即可，切實(shí)提升管理效率。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建檔案信息化管理平臺(tái)，根據(jù)年份、學(xué)期、領(lǐng)域、屬性等標(biāo)準(zhǔn)，分類(lèi)整理人事檔案，使龐大的檔案內(nèi)容變得清晰直觀(guān)。同時(shí)，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)分析，制成管理需求曲線(xiàn)、人員變動(dòng)圖表等，從中發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題與原因，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。此外，還可依托ＥＨＲ系統(tǒng)開(kāi)展人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全方位評(píng)估教職工人員，綜合分析其優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，系統(tǒng)整理不同領(lǐng)域的人力資源系統(tǒng)，做好人才儲(chǔ)備工作，為人事調(diào)動(dòng)與人才培養(yǎng)工作提供選才依據(jù)。最后，創(chuàng)新管理模式，開(kāi)展個(gè)性化管理。

信息化時(shí)代，高校人事檔案管理工作不僅需要?jiǎng)?chuàng)新管理工具與手段，也應(yīng)及時(shí)變革管理模式，開(kāi)展個(gè)性化、精細(xì)化管理，以新的方式管理人事檔案。一方面，采用責(zé)任制模式，明確各類(lèi)工作文件的責(zé)任人，并劃分工作內(nèi)容與職責(zé)權(quán)限，一旦發(fā)生檔案丟失、毀損等情況，則需追求相關(guān)責(zé)任，根據(jù)危害后果做出相應(yīng)懲罰，增強(qiáng)檔案工作者的責(zé)任意識(shí)。另一方面，引入績(jī)效管理模式，全方位考核檔案管理人員的信息技術(shù)能力、工作態(tài)度、問(wèn)題發(fā)生率、創(chuàng)新能力等，對(duì)績(jī)效考核優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)多次考核不佳的人員則需予以批評(píng)指正或者懲罰。此外，高校檔案管理工作也應(yīng)考慮學(xué)生就業(yè)需求，根據(jù)專(zhuān)業(yè)差異和行業(yè)需求，完善其檔案內(nèi)容，注重檔案的個(gè)性化展示，為學(xué)生就業(yè)提供助力。

作者：劉晶 單位：聊城職業(yè)技術(shù)學(xué)院

高校人事檔案信息化管理篇3

大數(shù)據(jù)是一種信息技術(shù)手段，在短時(shí)間內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的采集、儲(chǔ)存、管理和分析等。基于海量的信息可以建立數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)具有數(shù)據(jù)量大、信息種類(lèi)多、處理速度快的優(yōu)勢(shì)，相比傳統(tǒng)檔案管理工作更加人性化。人事檔案記錄了個(gè)人在社會(huì)、工作中的人生軌跡，動(dòng)態(tài)性強(qiáng)、可信度高、機(jī)密性強(qiáng)，交由國(guó)家機(jī)構(gòu)或社會(huì)組織進(jìn)行管理，是具有法律效力的。將大數(shù)據(jù)與人事檔案結(jié)合，建設(shè)信息化體系，創(chuàng)新管理模式，是順應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然要求。當(dāng)前信息化技術(shù)已應(yīng)用于不同的行業(yè)，現(xiàn)代高新技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷發(fā)展，我國(guó)的信息管理得到質(zhì)的提升，這些技術(shù)在提升社會(huì)信息管理質(zhì)效的同時(shí)也將這股新鮮血液注入我國(guó)高校人事檔案管理工程。高校人事檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了人事檔案數(shù)據(jù)從信息收集到統(tǒng)計(jì)分析的自動(dòng)化操作，為高校的整體發(fā)展和專(zhuān)項(xiàng)建設(shè)提供了樣本案例，成為高校各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。不僅能夠充分發(fā)揮人力資源的潛在價(jià)值，提高高校人事檔案管理工作的效率，而且能夠促進(jìn)高校的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等，與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)相契合。目前，許多高校在信息化建設(shè)上已經(jīng)取得良好的成績(jī)和一定的研究成果，但是也暴露出潛藏的問(wèn)題與不足。本文在探討高校人事檔案信息化建設(shè)落后產(chǎn)生的不利影響與缺陷的基礎(chǔ)上，提出優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的策略，以幫助當(dāng)前高校展現(xiàn)出其在人力資源、各項(xiàng)科研成果、管理職能等方面的優(yōu)勢(shì)。

1當(dāng)前高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與缺陷

1.1人事管理思想滯后

傳統(tǒng)形式上的人事檔案內(nèi)容主要包括高校職工的政治面貌、家庭情況、社會(huì)工作經(jīng)驗(yàn)以及獎(jiǎng)懲情況等，信息不定期更新，幾乎無(wú)法反映出教職工的近期工作情況。除此之外，缺少對(duì)教職工個(gè)人能力的客觀(guān)評(píng)價(jià)，即使是有，其評(píng)價(jià)內(nèi)容大同小異，甚至還存在缺漏、填錯(cuò)的情況；同時(shí)還存在監(jiān)管力度不足的問(wèn)題，給一些為了晉升或提高薪資的教職工在填制檔案時(shí)造假提供可乘之機(jī)[1]。這些現(xiàn)象導(dǎo)致人事檔案難以真正發(fā)揮其人力資源管理的作用。主要原因在于高校人事管理觀(guān)念落后，不夠重視人事檔案管理。一些高校在這方面投入力度小，仍然停留在紙質(zhì)檔案管理階段，信息化程度偏低。另外，一些高校雖然建立了信息化人事檔案管理系統(tǒng)，但僅限于查詢(xún)基本人事信息，并未完全發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法分析及整合數(shù)據(jù)，難以為高校人力資源管理提供決策上的數(shù)據(jù)支持。

1.2數(shù)據(jù)來(lái)源單一，外延有限

高校人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源比較單一，覆蓋率較窄，難以全面、客觀(guān)地體現(xiàn)出教職工的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平。檔案中對(duì)教職工的評(píng)價(jià)缺少準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)等，大多是大同小異的敘述性文字，難以準(zhǔn)確地反映出教職工在不同階段或不同職位的工作能力和績(jī)效[2]。外延有限導(dǎo)致信息化建設(shè)程度不足，在統(tǒng)計(jì)和處理數(shù)據(jù)時(shí)不僅無(wú)法做到客觀(guān)全面，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力、事倍功半。

1.3基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員

高校人事檔案信息化建設(shè)的成本較高，需要大量資金和人才，因此相關(guān)配套設(shè)施不健全也是阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程的一大重要因素。相關(guān)配套設(shè)施除了購(gòu)置硬件設(shè)備以外，還有軟件開(kāi)發(fā)、局域網(wǎng)建設(shè)、各部門(mén)數(shù)據(jù)對(duì)接等，建設(shè)過(guò)程前期比較復(fù)雜、操作難度較大，因此需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的支持。出現(xiàn)這種問(wèn)題的原因主要有兩個(gè)方面：一方面缺少資金支持，設(shè)備更新緩慢，信息化建設(shè)無(wú)法有效推進(jìn)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理進(jìn)展緩慢，推進(jìn)過(guò)程中也極易遇到問(wèn)題而中斷；另一方面缺少技術(shù)人才的建設(shè)和維護(hù)。當(dāng)前很多高校的人事檔案APP或網(wǎng)站都是高校技術(shù)部進(jìn)行自主研發(fā)的，版面內(nèi)容較少，功能相對(duì)簡(jiǎn)單，基本上只能完成信息登記和數(shù)據(jù)查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、檔案目錄編輯等，信息存儲(chǔ)容量小、功能少、操作空間小，難以滿(mǎn)足多元化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理需求[3]。

2高校人事檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1有利于信息集成

利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行高校人事檔案信息化建設(shè)，為人力資源管理邁向科學(xué)管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了與時(shí)代發(fā)展同步，減少人力、物力的基本目標(biāo)。傳統(tǒng)的人事檔案管理信息在收集初期，要進(jìn)行篩選采集，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)由于管理人員的主觀(guān)判斷而干擾信息真實(shí)度的現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案信息化建設(shè)避免了人力收集信息時(shí)的主觀(guān)性，對(duì)數(shù)據(jù)形式、數(shù)據(jù)來(lái)源基本沒(méi)有要求，能夠自動(dòng)將與高校人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)都收集起來(lái)，保證數(shù)據(jù)的全面和客觀(guān)，方便后期對(duì)信息進(jìn)行分析和資源共享等。

2.2有利于資源調(diào)配

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的高校人事信息資源，可以通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行量化分析，分析結(jié)果還可作為人力資源發(fā)展的數(shù)據(jù)支撐。首先，信息化管理系統(tǒng)收集了大量客觀(guān)的數(shù)據(jù)，包括教職工個(gè)人基本信息、績(jī)效薪酬信息等多方數(shù)據(jù)，可進(jìn)行數(shù)字化定量分析。通過(guò)詳細(xì)的對(duì)比和分析，大數(shù)據(jù)就可以為人才招聘、師資培訓(xùn)、績(jī)效考核等人力資源管理工作提供參考，有利于根據(jù)崗位匹配人才，確保績(jī)效考核結(jié)果客觀(guān)公正[4]。其次，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、相關(guān)性分析，有助于高校做好人力資源規(guī)劃，預(yù)測(cè)人力資源的發(fā)展趨勢(shì)，引進(jìn)高層次人才，知人善用、崗位適配，充分發(fā)揮人力資源的價(jià)值。

3優(yōu)化高校人事檔案信息化建設(shè)的策略

大數(shù)據(jù)的“大”并不僅僅只是容量大，它的意義在于通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的整合分析發(fā)現(xiàn)新的價(jià)值，進(jìn)而為各行各業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)、發(fā)展空間和資源共享空間。因此，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)并不能完全擁有核心競(jìng)爭(zhēng)力，而是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些海量的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、處理、應(yīng)用[5]。

3.1加強(qiáng)人事檔案信息化管理意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代使得許多傳統(tǒng)的工作模式、管理思維悄然發(fā)生了轉(zhuǎn)變，面對(duì)這種思維的沖擊，首先需要對(duì)傳統(tǒng)觀(guān)念進(jìn)行顛覆和扭轉(zhuǎn)。高校的人事檔案管理應(yīng)當(dāng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息資源，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，挖掘并利用數(shù)據(jù)背后的潛在價(jià)值，在資源共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源的合理調(diào)配,實(shí)現(xiàn)人事信息資源最大限度的利用[6]。另外，還要加大宣傳力度，提高高校各層對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的注意力以及管理層的資金投入，切實(shí)保障信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)、技術(shù)人員培訓(xùn)等環(huán)節(jié)積極開(kāi)展。

3.2注重利用人事檔案信息挖掘潛在價(jià)值

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人力資源管理并不僅僅是信息的簡(jiǎn)單收集和存儲(chǔ)，最重要的是要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入采集、篩選、分析，并且要充分利用這些信息的有效價(jià)值，對(duì)比數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握隱藏的規(guī)律，高校的人事檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是要利用這些規(guī)律和價(jià)值預(yù)測(cè)人力資源的發(fā)展趨勢(shì)[7]。高校的人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)具有信息明確、查詢(xún)方便的特點(diǎn)，為了滿(mǎn)足該需求特點(diǎn)，數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立應(yīng)當(dāng)做到層次分明。前期，收集海量信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)不同的主題（工作經(jīng)驗(yàn)或獎(jiǎng)懲情況等）、來(lái)源（網(wǎng)絡(luò)或他人轉(zhuǎn)述等）、形式（圖片、文字或音視頻等）分類(lèi)存放到人事檔案信息化系統(tǒng)中；中期，利用算法對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析，主要是滿(mǎn)足使用者快速檢索的需求；后期，可以利用信息化技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整合和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的資源共享，形成對(duì)教職工的綜合評(píng)價(jià)，并且能與校內(nèi)各職能部門(mén)進(jìn)行信息對(duì)接。該平臺(tái)致力于將人事檔案信息化體系發(fā)揮出最大的作用。

3.3推送個(gè)性化的信息服務(wù)

傳統(tǒng)行業(yè)要想轉(zhuǎn)型發(fā)展、更好地滿(mǎn)足客戶(hù)需求，為客戶(hù)提供個(gè)性化服務(wù)，其支撐和依據(jù)就是“數(shù)據(jù)”。海量的數(shù)據(jù)信息能夠?qū)⒖蛻?hù)的需求和喜好反饋給管理方。在這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校人事檔案的被動(dòng)服務(wù)方式已經(jīng)悄然發(fā)生了改變[8]。人事檔案信息不僅包括教職工個(gè)人基本信息，而且還包括其需求信息。將這些信息融合分析，從而改變?cè)瓉?lái)“你來(lái)我找”的被動(dòng)工作模式，以主動(dòng)推送個(gè)性化服務(wù)的方式取而代之。

3.4保障網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全

網(wǎng)絡(luò)安全是信息安全的保障，隊(duì)伍建設(shè)是信息化技術(shù)落實(shí)到檔案管理工作中的關(guān)鍵因素，因此要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)機(jī)制，增強(qiáng)技術(shù)人員的安全意識(shí)，進(jìn)而達(dá)到保護(hù)信息安全的目的。高校人事檔案信息化建設(shè)完成以后，檔案信息可以在局域網(wǎng)中被申請(qǐng)檢索和利用，高校職工的信息查詢(xún)方式步入現(xiàn)代化。同時(shí)，信息開(kāi)放程度較高意味著數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)相應(yīng)增大，所以網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題已經(jīng)成為高校人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須要防范和解決的障礙。基于此，高校應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立安全體系和防御機(jī)制，培養(yǎng)綜合實(shí)力較強(qiáng)的復(fù)合型人才，時(shí)刻注意網(wǎng)絡(luò)安全和信息維護(hù)，這樣才能夠?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案信息化建設(shè)的信息安全保駕護(hù)航，實(shí)現(xiàn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)[9]。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校人事檔案信息化建設(shè)既是順應(yīng)大數(shù)據(jù)實(shí)際發(fā)展、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園的必然需求，也是高校培養(yǎng)人才、搞科學(xué)研究、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的必然需求。因此，高校應(yīng)該拓寬數(shù)據(jù)信息采集渠道，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段對(duì)這些信息進(jìn)行分析和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)上將被動(dòng)的信息查詢(xún)模式轉(zhuǎn)變成個(gè)性化推送服務(wù)模式，利用信息的分析預(yù)測(cè)成果進(jìn)行資源調(diào)配，充分優(yōu)化師資力量和教學(xué)環(huán)境。實(shí)行信息化管理的宗旨是幫助高校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。信息化管理具有自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，能夠在采集信息的基礎(chǔ)上利用信息實(shí)現(xiàn)資源共享，提高信息的利用率，拓展服務(wù)功能。所以，加強(qiáng)信息化管理已經(jīng)成為高校人力資源管理模式創(chuàng)新的必然選擇。

參考文獻(xiàn)

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作者：吳卓陽(yáng) 單位：黑龍江科技大學(xué)