高校學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)策略

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摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新檔案法的頒布實(shí)施，檔案信息化已是大勢(shì)所趨。高校學(xué)生檔案管理部門要積極轉(zhuǎn)變觀念，求實(shí)創(chuàng)新，緊跟高校信息化校園、智慧校園的發(fā)展步伐。整合高校學(xué)生檔案電子化資源，推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化進(jìn)程，搭建學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案由“單套”制向“雙套”制轉(zhuǎn)變，提高高校學(xué)生檔案工作的效率和服務(wù)能力，是高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)實(shí)選擇。針對(duì)學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀與現(xiàn)實(shí)需求的矛盾，提出學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；信息化平臺(tái)；建設(shè)策略

高校學(xué)生檔案是人事檔案的前身和重要組成部分，它是大學(xué)生在校期間思想政治、學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、身體狀況、社會(huì)實(shí)踐等的真實(shí)寫照和原始記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、錄用、考核的主要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校信息化校園、智慧校園建設(shè)如火如荼，檔案電子化、信息化已成大勢(shì)所趨，學(xué)生檔案作為高校檔案的重要組成部分，同樣面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。信息化帶來(lái)了有利條件，高校學(xué)生檔案管理部門要抓住機(jī)遇、轉(zhuǎn)變觀念、迎接挑戰(zhàn)，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理和服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新改革，才能滿足時(shí)代和社會(huì)的需求。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

檔案信息化是大勢(shì)所趨，但是學(xué)生檔案因其特殊性，信息化程度還相對(duì)較低。目前，大部分高校開(kāi)發(fā)了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，但主要使用學(xué)生檔案日常管理、查詢、轉(zhuǎn)遞等簡(jiǎn)單層面的功能。與學(xué)生檔案相關(guān)的高校各部門開(kāi)發(fā)使用各自的管理系統(tǒng)，各系統(tǒng)因兼容性等問(wèn)題還未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。高校學(xué)生檔案的基本信息主要靠高校的學(xué)工、招生及就業(yè)等部門提供，檔案館將部門提供的信息導(dǎo)入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，作為日常管理和查詢基礎(chǔ)，這些信息不能動(dòng)態(tài)反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、思想等情況。學(xué)生的新生檔案、學(xué)籍異動(dòng)材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生材料等各類檔案材料由各院（系）、學(xué)工等相應(yīng)部門按照歸檔要求向檔案館移交歸檔，歸檔情況只能通過(guò)雙方簽收的紙質(zhì)移交目錄和學(xué)生檔案實(shí)體查詢，海量的歸檔文件材料情況沒(méi)有和學(xué)生檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)。學(xué)生檔案的齊全性、完整性把控和轉(zhuǎn)遞前的審核只能通過(guò)人工完成，不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大、效率低，還容易出錯(cuò)，在人手緊缺，大批量集中歸檔、轉(zhuǎn)遞時(shí)問(wèn)題集中凸顯出來(lái)。畢業(yè)生離校后辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，需要提交報(bào)到證或調(diào)檔函等轉(zhuǎn)遞依據(jù)，一般通過(guò)學(xué)生交到或寄到檔案館的方式，這不僅增加了學(xué)生的負(fù)擔(dān)，而且處理大量郵件也給學(xué)生檔案工作人員帶來(lái)了不小壓力。特別在2020年新冠疫情來(lái)襲期間，因疫情防控的需要提倡減少外出，居家辦公，大學(xué)校園實(shí)行嚴(yán)格防控，校外人員不能進(jìn)出校園，給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞帶來(lái)了不小的難題。

二、建設(shè)高校學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)是高校學(xué)生檔案工作發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求

1.高校檔案信息化發(fā)展的必然要求。2008年，教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部“27號(hào)令”），將學(xué)生檔案納入高校歸檔范圍，并且單獨(dú)設(shè)類。2020年6月20日，第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)了最新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（簡(jiǎn)稱《檔案法》），新增了第五章“檔案信息化建設(shè)”，條文中明確規(guī)定：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全?！薄皺C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！盵1]新《檔案法》不僅提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)以及推進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的要求，而且明確了電子檔案的法律效力，為高校檔案信息化建設(shè)指明了方向，提供了法律依據(jù)和保障。學(xué)生檔案作為高校檔案的一個(gè)門類，面臨同樣的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，借助信息時(shí)代和新《檔案法》頒布實(shí)施的東風(fēng)，解放思想，轉(zhuǎn)變“保守”觀念，對(duì)傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理和服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革勢(shì)在必行。

2.高校學(xué)生檔案發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求。隨著高校的擴(kuò)招，學(xué)生檔案數(shù)量的增加，學(xué)生檔案各環(huán)節(jié)工作量與日俱增，在學(xué)生檔案管理人員數(shù)量有限的情況下，傳統(tǒng)的管理與服務(wù)方式已經(jīng)難以適應(yīng)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛運(yùn)用，學(xué)生、用人單位等對(duì)學(xué)生檔案的利用需求呈多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)，提出了遠(yuǎn)程辦理、在線閱檔、在線傳遞等需求。充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)在原有的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，拓展系統(tǒng)功能，整合高校招生與就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)、研究生院等相關(guān)部門的信息系統(tǒng)，逐步推進(jìn)紙質(zhì)學(xué)生檔案數(shù)字化，建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案“收”“管”“用”“轉(zhuǎn)”各環(huán)節(jié)工作的信息化管理，為師生、為社會(huì)提供高效、快捷的服務(wù)，是高校學(xué)生檔案發(fā)展的現(xiàn)實(shí)選擇。

三、高校學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)策略

高校學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建立在高校校園網(wǎng)環(huán)境下，基于OA系統(tǒng)的信息管理和服務(wù)平臺(tái)，主要包含學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模塊、歸檔模塊、檔案管理模塊、利用登記模塊、遠(yuǎn)程查詢和轉(zhuǎn)遞登記模塊、轉(zhuǎn)遞模塊、安全管理模塊等7個(gè)主要功能模塊，用于學(xué)生檔案“收”“管”“用”“轉(zhuǎn)”，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案各環(huán)節(jié)工作的信息化管理，提升學(xué)生檔案工作效能。

1.學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)模塊。目前，人事檔案的信息化建設(shè)尚在探索階段，信息化水平明顯落后于其他類別檔案。高校學(xué)生檔案作為人事檔案的基礎(chǔ)和重要組成部分，管理模式不能過(guò)分保守，要突破管理困境，實(shí)現(xiàn)提速增效，必須利用既有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子檔案直接歸檔、檔案數(shù)字資源安全存儲(chǔ)、檔案信息合理共享等信息化技術(shù)和手段，將檔案管理者從紙堆中解放出來(lái)[2]2。建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面整合高校招生與畢業(yè)、學(xué)工、教務(wù)、研究生院等部門信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生在校期間學(xué)籍、成績(jī)、獎(jiǎng)懲、健康等信息的實(shí)時(shí)共享，并對(duì)這些學(xué)生檔案電子信息進(jìn)行網(wǎng)上收集歸檔，以保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性[3]77；另一方面通過(guò)掃描，逐步將紙質(zhì)學(xué)生檔案數(shù)字化，形成紙質(zhì)和電子“雙套制”管理。學(xué)生檔案中部分材料具有孤本性，遺失后無(wú)法彌補(bǔ)，比如高考報(bào)名登記表及體檢表、學(xué)生登記表等，學(xué)生檔案電子化、數(shù)字化管理是解決這個(gè)難題的有效途徑。學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，拓展了學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容，豐富、完善了學(xué)生檔案館藏，極大提升了學(xué)生檔案日常管理、利用的效能，減少了人工調(diào)閱紙質(zhì)學(xué)生檔案的頻次，降低了學(xué)生檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)，是對(duì)紙質(zhì)學(xué)生檔案的有效保護(hù)；為實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的遠(yuǎn)程利用、遠(yuǎn)程服務(wù)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.歸檔模塊。高校各部門兼職檔案員使用該模塊進(jìn)行學(xué)生檔案材料歸檔。高校檔案部門根據(jù)每個(gè)兼職檔案員的職責(zé)配置相應(yīng)權(quán)限。兼職檔案員登錄后可以查詢自己所負(fù)責(zé)的每位學(xué)生的檔案信息及歸檔情況，但不能修改，可以根據(jù)歸檔類型勾選相應(yīng)歸檔文件名稱形成歸檔文件目錄，也可以上傳歸檔目錄。兼職檔案人員檢查、核對(duì)完畢，打印歸檔文件目錄和案卷移交目錄并簽名，通過(guò)系統(tǒng)向檔案部門申請(qǐng)移交歸檔。檔案管理人員收到申請(qǐng)和歸檔材料，檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊接收歸檔，完成歸檔。對(duì)已經(jīng)歸檔的目錄，兼職檔案員不能做修改。歸檔后，兼職檔案員可在線自助查詢學(xué)生檔案歸檔情況及在校情況，檔案管理部門通過(guò)系統(tǒng)也能查詢、掌握每位學(xué)生的檔案材料歸檔情況，不用再去翻閱紙質(zhì)的移交目錄或去庫(kù)房查閱檔案袋。歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔人員、接收人員信息系統(tǒng)都有記錄，責(zé)任明晰。而且歸檔情況信息將作為學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)系統(tǒng)審核該生檔案是否符合轉(zhuǎn)遞要求的重要條件。歸檔功能大大提高了學(xué)生檔案歸檔工作效率，真正落實(shí)責(zé)任到人，實(shí)現(xiàn)了便捷查詢，為學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.學(xué)生檔案管理模塊。該模塊是學(xué)生檔案管理人員開(kāi)展學(xué)生檔案查詢、修改、打印、統(tǒng)計(jì)、編研等業(yè)務(wù)工作，進(jìn)行學(xué)生檔案日常管理的主要模塊?？梢酝ㄟ^(guò)學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、身份證號(hào)等字段查詢學(xué)生的基本信息、在校期間的學(xué)習(xí)情況、紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息、檔案歸檔情況、利用情況、轉(zhuǎn)出情況等數(shù)據(jù)信息；出具相應(yīng)證明；查詢、打印學(xué)生檔案的標(biāo)簽、歸檔目錄、庫(kù)房檔案清點(diǎn)名單、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞名單等；統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)總量、庫(kù)存量、轉(zhuǎn)出量等數(shù)據(jù)，也可以根據(jù)字段統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案及個(gè)人的各類工作量；模塊下設(shè)編研功能，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置，比如學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞匯編。學(xué)生檔案日常管理的主要工作都能通過(guò)該模塊完成，大大提高了學(xué)生檔案管理的效率和質(zhì)量。

4.學(xué)生檔案利用模塊。該模塊主要是供高校各歸檔部門、學(xué)生、用人單位等線上或線下利用學(xué)生檔案時(shí)申請(qǐng)權(quán)限、登記相關(guān)信息?，F(xiàn)場(chǎng)利用的，需根據(jù)規(guī)定出示工作證、身份證、介紹信等材料，檔案工作人員審核后提供利用；遠(yuǎn)程利用的，需向高校檔案部門提出申請(qǐng)，上傳身份證、單位介紹信等審核依據(jù)，檔案工作人員審核并根據(jù)實(shí)際情況授權(quán)。登記的信息包含利用者姓名、身份證號(hào)碼、單位、聯(lián)系電話、利用內(nèi)容、利用目的等。學(xué)生檔案利用登記信息不僅是學(xué)生檔案利用情況的記錄，而且可用作工作量統(tǒng)計(jì)、利用者需求分析、學(xué)生檔案編研等。通過(guò)該模塊，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，大大節(jié)約了利用者時(shí)間和來(lái)回路程費(fèi)用的成本。學(xué)生檔案是事關(guān)學(xué)生切身利益的重要的民生檔案，涉及學(xué)生的隱私，必須嚴(yán)格規(guī)范利用制度和程序，堅(jiān)持以人為本，在保護(hù)好學(xué)生隱私的同時(shí)服務(wù)好學(xué)生、服務(wù)好學(xué)校、服務(wù)好社會(huì)，充分發(fā)揮學(xué)生檔案的作用。

5.學(xué)生檔案遠(yuǎn)程查詢、轉(zhuǎn)遞登記模塊。該模塊下設(shè)兩個(gè)子模塊：學(xué)生檔案查詢模塊、遠(yuǎn)程登記模塊。查詢模塊供學(xué)生查詢本人檔案是否在校、材料是否齊全及檔案轉(zhuǎn)出信息，不能查看檔案內(nèi)容。遠(yuǎn)程登記模塊是畢業(yè)生登記檔案接收單位信息，上傳報(bào)到證、調(diào)檔函等轉(zhuǎn)遞依據(jù)的入口。學(xué)生通過(guò)高校相關(guān)部門主頁(yè)或檔案館微信公眾號(hào)等，多渠道隨時(shí)隨地查詢或登記轉(zhuǎn)遞信息。學(xué)生登記完畢，上傳相應(yīng)調(diào)檔函或報(bào)到證等轉(zhuǎn)遞依據(jù)掃描件，確認(rèn)并提交登記信息，等檔案部門審核、轉(zhuǎn)出后，查詢跟蹤EMS單號(hào)，落實(shí)檔案簽收情況。學(xué)生登記、提交轉(zhuǎn)遞信息后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)設(shè)定的轉(zhuǎn)遞條件，自動(dòng)審核。轉(zhuǎn)遞條件一般包括：登記提交轉(zhuǎn)遞信息、上傳轉(zhuǎn)遞依據(jù)、歸檔齊全（根據(jù)本科生、碩士研究生、博士研究生等不同類別設(shè)定必要的歸檔內(nèi)容）。系統(tǒng)審核后，對(duì)符合或不符合轉(zhuǎn)遞條件的學(xué)生檔案信息用不同顏色字體顯示，以示區(qū)別，方便檔案管理人員審核處理。學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行復(fù)審，勾選符合轉(zhuǎn)遞條件的學(xué)生檔案信息，點(diǎn)擊通過(guò)審核，這些學(xué)生檔案信息便進(jìn)入學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞界面，可隨時(shí)開(kāi)啟轉(zhuǎn)遞流程；不符合條件的，通過(guò)系統(tǒng)發(fā)郵件或短信反饋給學(xué)生。學(xué)生查詢、登記不受時(shí)空限制，方便、快捷、高效；不必專程跑到學(xué)校辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，或郵寄調(diào)檔函到學(xué)校，真正做到“讓信息多跑路、讓學(xué)生少跑腿”。檔案工作人員審核也不必跑庫(kù)房查看檔案實(shí)體，大大縮短了審核時(shí)間，提高了工作效率。

6.學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞模塊。檔案管理人員通過(guò)該模塊開(kāi)展學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。平臺(tái)對(duì)接郵局的EMS系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)獲取EMS快遞單號(hào)、打印EMS快遞面單、保存具體物流信息的需求。系統(tǒng)判斷符合轉(zhuǎn)遞條件的學(xué)生檔案，檔案管理人員在登記管理模塊審核通過(guò)后就進(jìn)入檔案轉(zhuǎn)遞模塊，選擇要轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案依次點(diǎn)擊獲取轉(zhuǎn)遞編號(hào)、獲取快遞單號(hào)、打印交寄單、打印轉(zhuǎn)遞通知、打印EMS面單，生成轉(zhuǎn)遞編號(hào)、快遞單號(hào)，打印出相應(yīng)單據(jù)加蓋公章，封裝好相應(yīng)檔案，即完成了轉(zhuǎn)遞流程，檔案與郵局交接完畢，轉(zhuǎn)遞工作結(jié)束。學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后，通過(guò)檔案系統(tǒng)可以隨時(shí)查詢EMS單號(hào)、物流信息，有效避免了將轉(zhuǎn)遞信息發(fā)送郵局打印面單，郵局打印完面單又送回高校，高校將郵局發(fā)來(lái)的單號(hào)信息導(dǎo)入系統(tǒng)，學(xué)生查到單號(hào)后再打開(kāi)EMS單號(hào)查詢界面查詢物流信息，并且查詢期限有限制等一系列的問(wèn)題，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞和轉(zhuǎn)遞信息查詢更加直接、便捷、高效。

7.安全管理模塊。安全問(wèn)題是檔案工作的紅線。學(xué)生檔案涉及學(xué)生的個(gè)人隱私，保障系統(tǒng)和學(xué)生檔案信息的安全尤為重要。安全管理模塊是檔案管理部門系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和管理的界面。設(shè)置該模塊是為了實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、及時(shí)處理計(jì)算機(jī)安全漏洞、黑客攻擊等安全隱患，嚴(yán)格管理系統(tǒng)各類角色權(quán)限，記錄任何角色進(jìn)行的系統(tǒng)操作，保障學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的安全、可靠，確保學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)正常運(yùn)行。高校學(xué)生檔案管理部門根據(jù)高校學(xué)生檔案管理人員、院（系）及部門歸檔人員、學(xué)生及用人單位等不同角色，設(shè)置不同的系統(tǒng)使用權(quán)限。高校學(xué)生檔案管理人員、院（系）及部門歸檔人員憑工號(hào)和校園一卡通密碼登錄平臺(tái)相應(yīng)模塊開(kāi)展相應(yīng)工作；學(xué)生憑學(xué)號(hào)、姓名或身份證號(hào)登錄學(xué)生檔案遠(yuǎn)程查詢、轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)；用人單位利用學(xué)生檔案，需要向高校檔案管理部門提出申請(qǐng)，注冊(cè)并上傳身份證、介紹信等材料信息，檔案管理部門審核通過(guò)后，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行授權(quán)。在信息時(shí)代的大背景下，利用新的信息技術(shù)，在保障學(xué)生檔案信息及系統(tǒng)安全的前提下，整合高校學(xué)生檔案電子化資源，穩(wěn)步推進(jìn)學(xué)生檔案數(shù)字化進(jìn)程，建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)，助力高校數(shù)字校園、智慧校園建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，充分發(fā)揮學(xué)生檔案價(jià)值，將是高校學(xué)生檔案發(fā)展的方向。

作者:張友菊 單位:上海大學(xué)檔案館副研究館