流動人員人事檔案管理探究

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我國人事檔案管理工作歷經了長久發展，流動人員人事檔案管理是改革開放后，配套于勞動用人制度改革的重要工作，是對發揮市場機制下人力資源配置的重要安排。在社會經濟發展及轉型下，對調動勞動者主觀積極性、發揮創造性有極大的促進作用。隨著市場經濟體制的完善，市場機制對人力資源配置作用日漸突出。怎樣更好地適應社會經濟發展內在需求、調動就業者積極性及其自由有序流動，實現資源高效率配置，對流動人員人事檔案管理提出了新的挑戰。

一、流動人員人事檔案概述

1.流動人員。流動人員是指各組織間流動、不包括農村剩余勞動力的人員。主要指高校畢業生的待業、組織企業間的再就業流動。其中大量的高校畢業生形成了主要的就業人員流動，流向方向為企業、機關單位或其他組織。隨著近年高校畢業生數量劇增、就業體制不完善、就業渠道受阻等，使畢業生的有序合理流動受到影響。我國不斷探索改進就業體制及出臺相關的幫扶政策，但仍不能滿足當下大量高校因擴招產生的大規模就業需求。高校畢業生是推動社會進步的重要力量，做好其就業工作意義重大。2.流動人員人事檔案。我國對流動人員人事檔案的定義為：待崗流動人員，在組織、團體中形成的此類人員的人事管理，以每個人為主體單位，記錄其工作經歷，反映其工作表現和工作績效，用于備查的記錄集合。其含義主要包括三點：一是流動人員人事檔案來源于組織或團體人事管理活動，是組織用人、處理人事中形成的文件材料。包括基本情況、考核鑒定評議、就業合同、升遷任免、獎懲等書面的材料。二是指流動人員人事檔案是經過處理的，可保存的材料，且具有一定使用價值。在人事檔案管理中，其形成的材料內容齊全，有完備的手續，且是完成了相應的審批材料。三是指流動人員人事檔案是以個人為單位的姓名特征專卷，內容為一個人的相關材料，可便于查找利用，也可反映其全貌。

二、流動人員人事檔案管理與促進就業的特點

1.流動人員人事檔案管理機構。《流動人員人事檔案管理暫行規定》中有明確規定，針對流動人員人事檔案管理的對應機構是縣及以上黨委組織及政府人事行政部門下屬的人才流動服務機構，此外的個人或任何單位不得擅自管理。而人才流動頻繁促使了各地人才市場建立，出現了各種中介服務機構。例如，人才交易所、技能測試中心、職介所都保留了部分流動人員人事檔案。部分外資或民營企業也仍保管著辭退人員人事檔案，甚至部分院校還保管著畢業生的人事檔案。諸多原因使流動人員人事檔案管理局面較混亂，制約了其發揮促進就業的優勢。2.流動人員人事檔案管理范圍。（1）待業畢業生、退役軍人的人事檔案；（2）公務員及國有企業單位專業技術、管理人員辭退、辭職人員人事檔案；（3）外資企業中的管理和技術人員人事檔案；（4）私營及混合制企業中的管理和科技人員人事檔案；（5）其他具有專業技術職務、職業資格等各類管理人員的人事檔案；（6）企業出現兼并、破產后的各類管理和科技人員的人事檔案；（7）人才流動服務機構簽訂了人事代理合同的人事檔案。3.流動人員人事檔案管理對促進就業的重要性。首先，做好人員的人事檔案管理服務能促進人員的就業，使就業服務順利進行。有學者研究指出，進行流動人員人事檔案的相關管理目標是對人員人事檔案進行管理，提供各項服務，以促進和保障就業率。同時，可根據人員的人事檔案信息，進行對應、良好的職業介紹，以實現科學、合理的人力資源管理配置目的。因此，對人員的檔案管理是重要的工作，能對人員的檔案信息內容進行分析，以更好地為其提供就業服務。管理中對其檔案信息進行有效分析，能了解人員的能力，掌握其求職意向，以其未來就業需求為基礎，結合需求人才企業的崗位要求，進行合理的人才配送。對就業困難的人員進行檔案管理，分析其檔案信息，根據區域內失業人員情況制訂相應的培訓計劃，提升其就業能力，強化就業服務水平，促進其就業。其次，流動人員人事檔案管理可為需要招聘的企業和事業單位等提供便利。隨著我國社會經濟體制改革使人才市場需求呈現多元化，人員因自身能力、企業需求、發展方向，出現失業和再就業現象。企業失去人才的同時，也會需要招入人才，會對不同崗位制定人才需求招聘，所以離不開人力資源的支持。大多招聘企業及事業機關都是通過網絡或人才就業中心實現人才招聘。招聘人才時對應聘者的信息、經歷的初步了解就是通過人才的檔案信息進行分析，掌握其學歷、技能、工作經歷、工作績效、社會關系等。就業服務機構可根據招聘企業的崗位需求分析人事檔案信息，將適宜的人員推薦給企業，為招聘企業提供便利。最后，開展檔案管理可強化人員的再就業。檔案管理的最終目的就是為就業服務，人事檔案管理中要做好檔案管理工作。很多流動人員失業后因自身綜合能力不高而出現就業難的情況，難以找到合適的工作，其就業壓力較大，不利于社會穩定發展。人事檔案管理中心可對人員檔案進行全面了解，針對市場需求判別其就業需提升的問題，為其指明就業方向。同時，也可根據人員檔案信息分析其就業要求，向其推薦符合適的崗位，促進再就業工作的順利開展。

三、流動人員人事檔案管理與促進就業的現狀

1.流動人員約束性較差。因流動人員缺乏約束性，其人事檔案常出現棄檔、死檔、重建的問題。我國對檔案重建提出了相關規定，流動人員可提供較完善的資料即可于新企業重建檔案。但大多流動人員約束性差，導致重建檔案數量多，大大增加了檔案管理難度。棄檔多是受經濟環境影響，人才因高薪誘惑等原因棄檔走人，加大了人事檔案管理工作的難度。且部分流動人員不愿繳納每年的檔案管理費，導致出現死檔或棄檔情況。諸多問題均為流動人員人事檔案管理工作帶來了一定阻礙。2.流動人員人事檔案管理程序合理性差。大多企業受經濟利益影響，只注重人才的招聘，對人事檔案管理工作不太重視，沒有意識到其重要性。導致人員檔案的有效性和真實性較低。部分企業還出現擅自管理流動人員檔案現象，導致流動人員人事檔案管理混亂。另外，因學校對學生檔案不重視，學生自身也不了解檔案的重要性，出現學生私自攜帶檔案，甚至出現遺棄檔案的現象。且有部分企業對檔案交接的意識薄弱，直接將檔案交予本人或進行郵寄，未走專門的檔案機構傳遞，造成遺失、損毀等現象。3.檔案的利用價值無法發揮。對流動人員來說，其檔案原始資料多有不全、丟失情況，不利于檔案的具體利用。缺失的檔案內容要想填補，會因材料不足或無追溯性而無法續寫，不能客觀、準確地反映人員情況，導致檔案的可信度不足，利用價值較低。人事檔案記載了人員學習經歷、工作經歷、政治素質信息，但大多企業人員招聘時，僅需應聘人員提供學歷證明，并填寫基本情況及崗位申請書，完全不關心人事檔案的內容，使人事檔案作用無法發揮。4.檔案管理工作人員能力不足。因城市中人力資源市場較為活躍，流動人員規模逐年增大，檔案管理工作量相應增加。公共職業場所及機構的編制人員出現嚴重不足，無法在短時間內進行增編，為滿足檔案管理需求，對外聘用勞務人員，其業務素質不高，且給予其薪酬也較低，工作量大、枯燥乏味，導致人員流動性較大，頻繁變動人員。檔案在此流動及保管中，不僅易出現歸檔不當、交接不及時、遺失的情況，還會使檔案管理服務不到位，影響流動人員的就業。

四、流動人員人事檔案管理與促進就業的有效措施

1.構建流動人員人事檔案開放式管理模式。隨著社會發展需求，應構建流動人員人事檔案開放式管理模式。人事檔案管理機構對檔案管理不僅在管理上，還應注重為社會提供人事檔案服務功能上。因此，人事檔案管理機構應建立及完善相應的管理制度和規定，合理調整人事檔案管理流程，提高檔案管理人員思想意識，保證檔案資料的真實有效性。2.實施人事檔案規范性管理。首先，應適當擴充檔案管理人員，使其配置合理，加強培訓，提升其業務素質。對流動人員人事檔案資料接收、審核時，管理人員要嚴格按規定程序開展工作。對新接收的人事檔案材料，做好細致檢查，注意檔案的真實、合理、全面性，確保檔案信息可全面反映流動人員情況，可適量增加流動人員的學習培訓情況、思政情況、業務考核測評內容，以促進流動人員人事檔案價值作用的發揮，提高對人員后期就業的幫助及服務。其次，檔案歸檔時，信息錄入、分類要規范。管理人員應按照類別對檔案歸類，做好標注，便于后續查找檔案資料。最后，對流動人員人事檔案管理過程中，要嚴格按照管理制度操作，按審批流程進行人事檔案的交接或借閱。對流動人員檔案管理要深入執行管理制度，不得未經審批程序擅自處理人事檔案材料，且對涉密檔案資料須進行嚴格管控。3.創新檔案管理模式，降低其物理流轉速率。隨著流動人員流轉速率的加快，傳統的紙質人事檔案已不能適應其多次的流轉頻次。因紙質關系，流動次數越多，損毀、丟失概率越高，導致檔案管理的不規范行為及操作就越多。因此，應盡量降低流動人員紙質檔案的流轉頻率。根據檔案管理現行制度，可自行選擇戶籍或居住地的公共職業機構進行人事檔案的委托存檔，以便于流動人員便利辦理相關業務。隨著信息化水平的提高，人力資源市場信息系統有了新的部署，市、區、縣大部分的公共職介機構都實現了互聯互通，信息共享，勞動保障業務促進了人員的數據集中，使其業務實現了統一，通過一鍵登錄就能了解掌握全市的相關檔案服務。人力資源市場的信息系統可使流動人員檔案實現數字化，即便其紙質檔案相對固定時，仍可為其提供相關的各種服務。因此，流動人員可把人事檔案在戶籍地區公共職介機構實現集中管理，需要服務時，可依據存檔證明，在居住地的職介機構辦理業務。經居住地和戶籍地兩地的公共職介機構協助完成相關的就業服務，既能有效降低流動人員人事檔案的流轉程序及次數，還能避免流轉中出現的各種管理風險，有效促進了就業。4.優化流動人員人事檔案管理服務。首先，可對人事檔案服務范圍進行大力拓展。我國對流動人員人事檔案管理主要是依據《流動人員人事檔案管理暫行規定》《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》兩個文件，并對流動人員人事檔案管理范圍進行了界定。同時，進行了相應的修訂，拓展了流動人員人事檔案管理服務范圍，對各級地方政府和人事檔案管理機構提出了新的要求。其次，開啟了新的公共就業及人才服務模式。我國人才流動服務機構已調為公共就業和人才服務機構，顯示其過去的服務目的是服務于人才流動，主要針對體制內向體制外的技術和管理人員及畢業生的流動。而《進一步的通知》中指出，主要針對非公企業和組織人員進行公共就業、人才服務的提供，定位了新的流動人員人事檔案管理服務工作，體現了在社會經濟發展下，需轉換動力、深入推進供給結構，實現國家對非公有制企業及組織的流動人員管理，以集聚人才戰略，對人才服務開啟新的就業服務模式。5.提高流動人員人事檔案利用價值。第一，可創新相關管理制度，制定適應新時代的流動人員人事檔案管理辦法。隨著《進一步的通知》中轉向非公有制企業及組織間人才流動，要求人事檔案管理應適應頻率較高的人才流動服務，同時要體現人事檔案管理的完整性、規范性，并具有公信力。其服務不僅要符合公共就業和人才服務機構的人事檔案管理要求，還要簡政放權，適量增加非公有制單位管理負擔。各地方應根據情況設立相應的法律、法規，對公共就業和人才服務機構進行政策上的保護，制定地方性實施細則和辦法，明確公共就業及人才服務機構與非公有制單位的關系，落實單位對流動人員人事檔案管理的責任、義務，允許人才服務機構適量授權于非公有制單位，同時強化人才服務機構的監管，共享政府部門間的信息，以落實流動人員人事檔案管理的有效性。第二，可創新機制，使多部門協作搭建誠信服務平臺。目前，人事檔案管理中人才服務效率不高的重要原因是非公有制用人單位和就業人員信息不一致，招、應聘兩方對信息的真實性缺少具有公信力渠道的甄別，只能經雙方主觀意愿進行面試或試用進行甄別，浪費人力、物力及時間。因此，急需進行多部門間協作，搭建起誠信、具有公信力的服務平臺，建立動態管理流動人員人事檔案信息的大數據服務中心，同時建立授權、檔案信息采集、甄選、反饋等機制，以保證信息真實性，為招聘企業等提供具有公信力的人才信息服務。第三，優化人才服務能力，促進人事檔案的利用價值，對解決企業和社會服務機構人員檔案管理問題有較好效果，可推動人才服務進一步發展，為企業招聘挑選更符合其崗位需求的專業人才。提高人事檔案利用價值可解決用人單位與人才服務機構收集檔案材料的本質問題，促進流動人員人事檔案價值的開發和利用，不僅充分滿足了用人單位人才管理需求，同時也強化了流動人員對檔案的管理意識。隨著社會經濟及信息技術的發展，要充分發揮信息的作用，優化流動人員人事檔案，實現數字化管理。相應地，應加大人事檔案管理相關人員及其管理隊伍能力提升，才能有效促進人事檔案價值的開發和利用。大數據背景下，通過人才服務機構多部門協作的信息共享，提升人才機構服務能力，推動人才誠信服務平臺為流動人員提供相應服務，為企業和社會組織提供人力資源的咨詢服務，促進人員就業。

五、總結

通過綜述可知，完善的流動人員人事管理體制、不斷提升的流動人員人事檔案管理服務水平，是降低人事檔案管理問題及難度的關鍵措施，也是人事檔案管理改革的關鍵途徑。只有不斷優化及完善流動人員人事檔案管理，才能滿足用人單位的人才實際需求，才能進一步促進就業，提升人才服務水平。

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作者:孫遠明 單位:山東省肥城市公共就業和人才服務中心