數字轉型下船舶電子檔案單軌制管理

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[摘要]隨著電子檔案單軌制管理理念的日趨完善，不同行業的檔案工作者都在積極探索單軌制檔案管理的實踐經驗。本文以數字轉型背景下船舶行業電子檔案單軌制管理為切入點，分析船舶行業檔案管理存在的問題，并進一步闡述實現船舶行業電子檔案單軌制管理的有效途徑。數字轉型背景下，隨著“智慧船舶”“數字船舶”概念的提出和各類項目的實施，船舶科研院所檔案管理部門積極求變，開始探索電子檔案單軌制管理的有效途徑，著力于推進檔案信息化工作，不斷提高整個行業的檔案管理水平。

一、船舶檔案管理工作中存在的問題

(一)缺乏統一的管理規范

船舶科研院所具有相對的獨立性和業務的專業性，彼此間既有明確的業務分工又具有較強的關聯性和整體性。由于各單位所承研項目的來源不同，且各自對項目歸檔的要求也各不相同；同時隨著船舶研究領域的不斷擴展，產、學、研一體化研究項目增多，導致多家單位聯合承研的船舶項目越來越多，歸檔單位不僅僅局限于一家。[1]由此，缺乏統一的行業檔案管理規范或規章制度的滯后就極易造成檔案文件材料收集階段組卷不合理、歸檔過程原件和復印件比例失衡、文件材料之間缺乏有機聯系、非公開文件材料移交過程存在泄密風險等問題。

(二)新型項目檔案管理經驗不足

船舶行業科研院所在國防科技工業固定資產投資項目檔案管理和型號檔案管理方面目前還處于探索和完善階段。固定資產投資項目檔案是項目驗收的必要條件,也是項目過程監控、后續維護的有效憑證。然而在固定資產投資項目檔案管理實際工作中，由于船舶行業項目本身的復雜性和竣工驗收的日趨高標準化，導致項目文件材料收集的完整性、系統性、準確性和有效性都經受著考驗。其次，船舶行業軍工型號檔案眾多且以項目為體系，核心檔案資源要求集中統一保管，但是型號檔案移交過程存在不規范現象：有些單位在檔案整理時用復印件代替原件，導致原件率不達標；接收單位與移交單位溝通、協調不暢導致接收和保管條件與方案有偏差，檔案進館存在安全風險；項目驗收評審隊伍建設的滯后也直接影響對歸檔結果的后期評價等。

(三)檔案資源信息化程度不高及面臨的安全風險

首先，由于目前檔案資源信息管理系統在船舶行業各單位的應用程度不同，有些單位在檔案收集整理階段仍在權衡單套制和雙套制的利弊，為了保險起見將紙質檔案和電子檔案同時保留；某些數字化程度不高的單位使用的館藏檢索工具還停留在卡片和紙質目錄階段；已引入檔案管理系統的單位，也存在未及時將館藏文件級目錄電子化、建立相應數據庫的情況。其次，因科研性較強，船舶檔案文件材料多涉密，在推進紙質文件數字化的過程中，掃描和復印操作如未嚴格按照涉密檔案相關保密要求進行，或聘用的外包檔案數字化工作人員未經過保密審查培訓或崗位不穩定，以及在后續的線上資源整合與共享時，信息管理平臺的安全保密措施實施不到位，都會面臨巨大的失泄密風險。

(四)檔案資源共享機制不健全

隨著計算機技術和信息化設備的不斷發展，船舶科研院所也在積極轉型。但某些單位仍因技術壁壘導致內部電子檔案的全過程數字化進程受阻，智能化數字資源檢索平臺建設還停留在理論階段；單位之間由于差異化的資源管理系統形成“數據孤島”，更加不利于整個行業信息資源的整合與共享機制的建立；對于檔案資源的可公開性和非公開性權限的界定及管理上的操作方式還不夠完善，影響了數字資源的安全共享及利用效率；僅有部分單位率先實現了電子檔案資源的在線應用，為本單位知識管理系統或其他系統應用提供支撐，但尚未形成適用于整個行業的標準化的檔案信息資源共享平臺建設樣本。

二、電子檔案單軌制管理的可行性與優勢

(一)單軌制實施的制度保障

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提到了要加強電子文件管理，在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。[2]為保證單軌制檔案管理的有效實施，國家發布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范GB/T18894-2016》《DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求》等標準，為電子檔案管理提供了明確的依據。為健全電子簽名法律體系，國家也制定了相應的政策法規，保證電子文件的合法性和安全性。

(二)信息技術的發展和應用

隨著計算機技術的發展，檔案管理主體開始由實體管理向數據管理轉變。各單位在引進電子文件管理系統的同時也開始考慮如何與各類業務系統相結合，選擇符合本單位業務流程需求的文檔管理系統，并制定個性化設置，利用數據庫支撐實現文件管理系統的數字化、歸檔、線上利用等功能，同時實現多平臺的資源共享。

(三)電子文件可以更好地保留

一些元數據信息當文件的格式、責任人、編寫時間、流程修訂記錄等信息通過紙質載體輸出時，上述要素無法被完整地表達和保存，現階段隨著元數據結構和數據標準化研究的日漸成熟，已經可以利用元數據對電子文件的背景信息進行非常準確的描述，從而保證電子文件的真實、完整、安全和可利用性。

(四)提升單位知識管理水平

電子檔案單軌制管理進一步加快了各單位文件管理系統的引入進度，為了滿足文件數字化要求，各單位積極開展數字檔案室建設以及存量檔案的數字化工作；其次在數據庫建設、信息共享等方面與知識管理歸口部門合作搭建統一的知識共享平臺，互為支撐，實現資源的共建共享，進而提升整個單位的知識管理水平。

三、船舶檔案單軌制管理的有效途徑

隨著數字技術對社會各方面影響的日益加強，船舶科研院所在單軌制檔案管理實施的基礎上探索出多種提高檔案利用率和服務質量的有效途徑。

(一)推進依法管理

作為船舶工業發展的國家隊，中國船舶集團有限公司在著力發展船舶事業的同時，也十分重視檔案管理對業務工作的支撐作用。為與國家政策同步發展，編制了《中國船舶集團有限公司檔案工作“十四五”規劃》；為不斷提高各單位的檔案管理水平，制定了《中國船舶集團有限公司檔案工作管理辦法》；為推進電子檔案單軌制的實施，結合工作實際編制了《中國船舶重工集團有限公司紙質檔案數字化管理規定》《中國船舶重工集團有限公司錄音錄像檔案數字化管理規定》，發布了《中國船舶集團有限公司數字檔案館(室)建設管理辦法》等規章制度，使電子檔案單軌制管理在行業內的實施有法可依、有章可循。

(二)建設數字檔案館

中國船舶集團有限公司組織具有一定檔案信息化基礎的成員單位率先開展數字檔案館建設試點建設，按照“試點先行、分批建設、重點建成、全面鋪開”的思路，以《中國船舶重工集團公司數字檔案館(室)建設指南》和《中國船舶重工集團公司數字檔案館(室)建設評價辦法》為基本依據，逐步形成可推廣易操作的行業數字檔案館建設模范標本。

(三)加強檔案資源的整合與共享

隨著無紙化辦公、知識管理系統、協同設計平臺、檔案管理系統等應用的不斷推廣，船舶科研院所大力推進“智慧院所”與科研實力提升密切相關的能力建設。通過載體形式、內容及接口的整合，建立互相兼容的數據池，從源頭上解決數據流問題；建立強大的搜索門戶，為用戶提供“一站式”數據檢索平臺；建立安全可控的數據調用規則和權限控制措施，并通過兩大平臺的建設推進實施。

1.搭建數字化工作站

在單位各類應用系統前端建立“基礎數據池”，除了系統自動生成和辦結后被抓取的文件外，其他紙介質載體行程的文件均需通過數字化工作站完成“模數轉換”，將數字化工作站作為單位數字資源的統一入口，各類數據流通過應用系統進行流轉，最終經接口統一向數字檔案資源的長期保存平臺歸檔，以“存量檔案數字化、增量檔案電子化”為建設目標，完成檔案資源載體形式的有效整合。

2.協同構建知識共享平臺

檔案管理部門與知識管理歸口部門建立有效的溝通，借助計算機互聯網、數字化等信息技術的支撐，建立檔案目錄中心和檔案信息區域共享平臺。在無需改變實體檔案物理存儲位置的情況下，將不同部門、不同業務領域、不同區域的檔案資源集中整合到統一的平臺，在計算機技術的輔助下實現檔案資源的跨區域、跨業務、跨單位共享。

(四)保障數字化工作的安全性

數字化加工是實現電子檔案單軌制管理的必要手段。要加強對紙質檔案數字化的管理和監督，尤其對于涉密檔案，需保持數字化工作人員隊伍的相對穩定，上崗前要進行政治審查，開展安全保密培訓。涉密紙質檔案數字化加工場所，須按照保密要害部門要求進行管理。詳細記錄檔案數字化成果的管理和使用情況，定期對數據內容進行檢驗，確保數據的完整、可用。對存在問題的數據存儲載體及其同批次載體應及時進行數據遷移、載體更替等。船舶科研院所檔案管理與科研院所業務工作之間是深度融合的有機整體，電子檔案單軌制管理要堅持從單位自身出發，在探索電子檔案資源配置方式的同時在新技術平臺上進行有效的整合，最大限度發揮檔案資源的利用價值并提高利用效率。

參考文獻：

[1]戴曉嵐.船舶科研項目檔案管理面臨的問題及對策[J].造船技術，2017(10)

[2]張軍帥，張圣敏.芻議企業電子文件單軌制歸檔管理[J].辦公室業，2020(5)

作者：楊慧鈉 單位：中國艦船研究院